Att svara på en begäran om referenskontroll är en knepig affär. Rädsla för repressalier och stämningar hindrar många arbetsgivare från att svara alls. Dessa rekommendationer hjälper dig att svara rimligt på begäranden om referenskontroll samtidigt som du skyddar ditt företags och dina nuvarande anställdas legitima intressen. Se vad du ska göra.
Följ ditt företags etablerade policy för referenskontroll
För det första begär många företag att chefer skickar skriftliga referensförfrågningar till Human Resources. Om chefens referensen är positiv, men du kan gå med på att chefen ska ge en muntlig referens direkt till en arbetsgivare.
Allt som skickas i ett skriftligt format bör komma från Human Resources, eller så bör HR-personal granska svaret för konsekvens och för att skydda företagets bästa. Ett vanligt referenskontrollformat ber dig att tillhandahålla denna information om den tidigare anställde.
- Befattning, och ibland, arbetsuppgifter,
- Slutlön,
- Datum för anställning,
- Tillhandahåller en checklista som ber den tidigare arbetsgivaren att rangordna sådana egenskaper som "lagarbete" och "pålitlighet" och
- Frågar om den tidigare anställde är berättigad till återanställning av din organisation.
Det här pappersarbetet överlåts bäst till Human Resources – åtminstone be HR-personalen att granska alla skriftliga svar du kan tänkas skicka. Svara inte på frågor som ber dig att numeriskt betygsätta en före detta anställd i någon aspekt av deras arbete eller arbetsegenskaper.
Numeriska betyg är inte jämförbara baserat på någon gemensam betydelse av definitionen av termen, inte heller är betydelsen av siffrorna på en numerisk skala definierad på dessa former. Därför är det i bästa fall bristfällig kommunikation. I värsta fall kan det skada din tidigare anställdes anställningsmöjligheter.
Se till att den anställde har en undertecknad auktorisation
För det andra, kontrollera att den tidigare anställdes underskrift, som godkänner referenskontrollen, finns på pappersarbetet som skickats av det begärande företaget. Utan att den tidigare anställdes underskrift ger tillstånd bör du inte lämna någon information om den anställde.
Ibland lämnar en avgående anställd ett undertecknat tillståndsformulär för referenskontroll i sin anställningsfil. Detta kommer bara att inträffa om den anställde inte har hittat ett nytt jobb – ovanligt för de flesta anställda som lämnar sin nuvarande anställning.
Svara på en begäran om referenskontroll med en positiv referens
Om chefen med få reservationer kan rekommendera den tidigare medarbetaren, i samråd med HR-personalen, får chefen återkomma till den frågande arbetsgivaren. När chefen svarar på ett telefonsamtal bör chefen försäkra sig om att den anställdes signatur som godkänner referenskontrollen finns hos Human Resources innan han återupptar telefonsamtalet.
När en tidigare anställd var en bra anställd och lämnade ditt företag på goda villkor (kanske en make flyttade och avståndet inte var pendlingsbart) vill ge den tidigare anställde assistans att hitta en ny position.
Eller så kanske du har använts som referens av en anställd som rapporterade till dig vid ett tillfälle, men inte senast. Om du har positiva kommentarer att göra om den anställde kan du svara den potentiella arbetsgivaren med de positiva kommentarer du kan bidra med.
Referenskontrollfrågor du inte vill beröra
Svara endast på de frågor som du är bekväm med att svara på om du får ett telefonsamtal eller dokument med referensförfrågan. En chef bör endast tala om de områden av medarbetarens kompetens och erfarenhet som han eller hon har direkt kunskap om. Det finns flera frågor som en chef inte bör svara på:
Exempelfråga:
Förutse om din tidigare medarbetare kommer att lyckas i den position som de övervägs för. (Har du en kristallkula, någon?) Du kan omöjligt svara på den här frågan. Även om positionen låter liknande, kan du inte förutse arbetskamraterna, arbetsgivarens kultur, deras relation till kunder, eller de otaliga faktorer som hjälper en anställd att lyckas – eller inte.
Bra svar:
När medarbetaren arbetade för mig, i sin position hos mitt företag, var han eller hon en stark bidragsgivare vars arbete uppskattades.
Exempelfråga:
Vilka var den anställdes svagheter?
Bra svar:
Han eller hon hade inga nämnvärda svagheter som påverkade deras förmåga att utföra jobbet skickligt när han eller hon arbetade för mig.
Exempelfråga:
Varför lämnade den anställde den position han eller hon rapporterade till dig i?
Bra svar:
- Han eller hon sökte ökat ansvar och för att komplettera sin kunskap om vårt företag och våra produkter, eller
- Han eller hon lämnade vår organisation på grund av personliga skäl som var viktiga för dem.
Dessa är typerna av referenskontrollfrågor en potentiell arbetsgivare kommer att fråga om du returnerar ett referenssamtal som kontrollerar telefonsamtal.
Svara på en begäran om referenskontroll: Inte positivt
Om den anställde lämnade ditt företag under ett moln, om den anställde passade dåligt för deras jobb, en icke-bidragande anställd av andra skäl, eller ohanterlig, hänvisa samtalet eller formuläret till personalen på personalavdelningen för ett standardsvar.
Ibland finns det ovanliga omständigheter kring att en anställd lämnar ditt företag. Kanske tittade en anställd på pornografi på sin dator – ja, han bad sin personaldirektör att fungera som en av hans referenser. En annan tidigare anställd kan ha hotat med våld eller begått en våldsam handling när han var anställd på ditt företag.
Även om dessa tidigare anställda sällan kommer att lista ditt företag som referens, var förberedd. Dessa samtal ska skickas till HR-personal för standardsvar.
Det finns dock en varning här. Prata med din advokat innan du svarar till någon referenskontroll om en potentiellt våldsam anställd. Om du misslyckas med att avslöja våldsamt beteende för en potentiell arbetsgivare, och den tidigare anställde begår ett våldsamt beteende agera medan du är anställd hos den nya arbetsgivaren kan ditt företag bli ansvarigt för att inte avslöja detta information. Så, kontrollera med din advokat under några ovanliga omständigheter där du skildes med en anställd.
När en tidigare anställd ber om ett allmänt referensbrev
Att ge tidigare anställda ett generiskt referensbrev rekommenderas inte som en bra policy. När ett dokument väl finns, lever det för evigt. Blivande anställda har tillhandahållit HR-kontor kopior av brev som var 10 och 20 år inaktuella, ibland knappt läsbara från flera fotokopieringssessioner.
Efter en viss tidsperiod har du ingen aning om vilken typ av anställd din tidigare medarbetare har blivit – om inte han eller hon är det sällsynta undantaget som håller kontakten med dig. Och du vet aldrig hur den anställde kommer att använda ditt brev eller hur dina ord kommer att tolkas av potentiella arbetsgivare. Anta en policy som säger att chefer aldrig får ge skrivna, allmänna referensbrev.
Informera den tidigare anställde att ditt företag gärna ger anställningsbekräftelse från Human Resources till specifika arbetsgivare som frågar direkt.
Sista tankar om att svara på en begäran om referenskontroll
Få anställda har som mål att misslyckas på jobbet. Ändå misslyckas anställda och företag och anställda skiljer sig åt. Tänk på när du blir tillfrågad om en referens att varje tidigare anställd förtjänar möjligheten att börja om – oavsett på vilka villkor de skilde sig från din organisation.
Kanske var den tidigare anställde dåligt lämpad för den tjänst han hade på ditt företag. Din företagskultur kan ha varit en fullständig oöverensstämmelse med den anställdes behov. Arbetstagaren kan ha haft en annan syn på kraven i hans jobb från sin chefs. Kanske hans personliga liv och äktenskap höll på att upplösas under hans tjänstgöring hos ditt företag.
Du vet aldrig alla detaljer och skäl varför en anställd misslyckas eller går vidare. Det är lätt med den högpresterande medarbetaren att du ångrar att du förlorade till ett bättre jobb, en familjeflyttning över landet eller en drömmöjlighet. Det är svårare med den marginella artisten.
Var ärlig eller ge minimal information. Gör inte kristallkula förutsägelser om framgång och ge inte heller numeriska betyg och rankningar för odefinierade termer. Om det behövs, ge minimal information som beskriver den tidigare anställdes prestation. När det är möjligt, ge den anställde en paus och prata med den presumtiva arbetsgivaren.
Poängen
Färska siffror om referenskontroll visade att arbetsgivare tar referenskontroll på största allvar. Som refereras på Society for Human Resources Management (SHRM) webbplats, tillgänglig 6-26-19, "I en HR.com-rapport från 2018 sponsrad av National Association of Background Screeners (NABS) angav 95 % av de tillfrågade arbetsgivarna att de använder en eller flera typer av anställningsbakgrundsscreening." När det är möjligt, ge dina tidigare anställda en paus - när du kan göra det med en bra samvete.
