När du planerar ett affärsmöte, konferens eller annan professionell händelse, är närvaro ett viktigt riktmärke för framgång. Du vill locka tillräckligt många gäster för att fylla platser, tillfredsställa förväntningarna och göra evenemanget till en ekonomisk framgång. Deltagarna vill lära sig ny information och interagera med kamrater och ledare inom sitt område.
Att öka närvaron och attrahera rätt personer till ett evenemang sker inte av en slump. De mest framgångsrika mötena går utöver stjärnspäckade keynotes och inspirerande presentationer för att skapa en professionell, värdefull och vänlig miljö för alla. Denna process börjar i de inledande stadierna av planeringen.
Skapa en stark agenda
De dagordning av ditt evenemang är det första som deltagarna kommer att titta på när de bestämmer sig för att delta eller inte. Välj ett starkt centralt tema för att förankra ditt evenemang, strukturera sedan workshops, paneler, keynotes och andra delar av agendan för att ge värdefullt och varierat innehåll inom det temat.
När du sätter din agenda, överväg behoven hos både deltagare och presentatörer. Lämna gott om tid för raster och måltider, och organisera dagen runt de stora evenemang som du vill att alla ska delta i.
Om du kommer att ha flera workshops eller paneldiskussioner samtidigt, placera ut evenemang som leds av dina huvudtalare så att alla har en chans att höra dem.
Tänk på logistik
Även med den bästa agendan och de mest intressanta huvudtalarna kommer logistiken att påverka din närvaro. Tänk på behoven hos både dina deltagare och din bransch när du planerar datum, tider och platser för ditt evenemang.
- Hur länge är ditt evenemang och hur lokala är deltagarna? Korta händelser kan inträffa under arbetsdagen eller direkt efter. Flerdagarsevenemang kan behöva planeras under en helg.
- Finns det hektiska säsonger i din bransch eller populära evenemang som redan har etablerats? Planera ditt evenemang under en tid som kommer att ha mindre konkurrens om närvaro.
- Kommer deltagarna behöva resa eller stanna över natten? Välj en plats som är lämplig för boende, flygplatser eller andra resor. Fundera på att förhandla fram ett reducerat hotellpris för deltagare, antingen där evenemanget är värd eller i närheten.
- Var håller du evenemanget? Om det är på ditt företag måste du planera för sittplatser, mat och parkering. Om det är på ett hotell eller ett kongresscenter, välj ett plats med erfarenhet av att planera liknande evenemang.
Om du hoppas kunna etablera ett årligt eller upprepat evenemang, var lyhörd för deltagarnas behov när du planerar din logistik. Att göra evenemanget lätt att delta och skapa ett rykte om att både starta och avsluta i tid.
Använd marknadsföringstekniker
Behandla ditt evenemang som alla andra delar av ditt företag och utveckla en marknadsföringsmix att använda för reklam och marknadsföring.
- Identifiera din målgrupp. Vilka är de idealiska deltagarna för ditt event? Vad bryr de sig om? Kan vem som helst i branschen delta, eller bara de du bjuder in personligen? Försöker du koppla samman personer med liknande rang och erfarenhet, eller locka deltagare vid olika tillfällen i karriären?
- Upprätta konkreta riktmärken. Hur stort blir ditt event? Hur många deltagare vill du ha? Vilka mål försöker du uppnå?
- Utveckla en marknadsföringsmix. Skapa en plan för att marknadsföra ditt evenemang baserat på din målgrupp och evenemangsmål. Kommer du att annonsera öppet, antingen online eller i facktidningar? Använd sökmotoroptimering för att driva människor till evenemangets webbplats? Skicka bara ut personliga inbjudningar till en utvald lista med gäster?
Hur du skapar intresse beror på storleken och omfattningen av ditt evenemang. Men oavsett hur stor den är eller vem din målgrupp, med hjälp av traditionell marknadsföring och försäljningstekniker kan hjälpa dig att öka närvaron.
Bjud in tidigt
En av nycklarna för att uppnå stor uppslutning på ditt evenemang är att bjuda in folk tidigt och följa upp. Ett inbjudningsschema kan innehålla:
- Bjud in och bekräfta eventuella keynote-presentatörer eller paneltalare så tidigt som möjligt i planeringen.
- Nämn evenemanget för gäster som du (eller ditt team) känner personligen innan du skickar inbjudningar.
- Skicka ett papper eller elektroniskt spara-datum till personer eller organisationer som du hoppas kommer att delta.
- Skicka pappers- eller elektroniska inbjudningar, inklusive höjdpunkter på dagordningen och särskilda gäster, med en OSA-förfrågan.
- Vidarebefordra den detaljerade inbjudan igen med ett personligt meddelande till kollegor eller bekanta som du känner.
- Följ upp med inbjudna som ännu inte har skickat in en OSA en månad före evenemanget.
- Skicka en evenemangsbekräftelse till deltagarna en vecka före det planerade evenemanget (elektroniskt eller via telefon, beroende på antalet deltagare).
- Följ upp efter evenemanget via e-post för att bjuda in feedback eller meddela kommande evenemang som deltagarna också kan vara intresserade av.
Skicka ut personliga inbjudningar
Oavsett vem din målgrupp är, kan personliga inbjudningar vara ett värdefullt sätt att säkra deltagare och skapa spänning kring ditt evenemang. Gäster som får personliga inbjudningar är mer benägna att svara ja, även om de ännu inte känner dig eller din organisation.
Skicka en fysisk inbjudan åtföljs av antingen ett personligt meddelande eller telefonsamtal till vänner, kollegor och bekanta, samt högprofilerade gäster som du inte vet men hoppas kommer att delta.
För vissa evenemang kan det hjälpa att dela detta ansvar. Gästlistan för ett evenemang sammanställs ofta från kontaktlistor som underhålls av en mängd olika individer, och de personer som har de närmaste relationerna till de inbjudna bör ge en direkt inbjudan till sina egna gäster.
Om du planerar ett stort symposium eller konvent med hundratals deltagare, kommer det inte att vara möjligt att bjuda in alla personligen. Men när man planerar större evenemang kan även några få personliga inbjudningar räcka långt. Identifiera stora aktörer i din bransch som du vill nätverka med eller som kan höja profilen för ditt evenemang, och kontakta sedan via telefon eller e-post.
Följ upp och tacka deltagare
Många deltagare uppskattar att få ytterligare åhörarkopior, presentationsbilder, rekommenderad läsning eller annat material som kan ha refererats av presentatörer. Uppföljningen är ett utmärkt tillfälle att dela den informationen, skicka tackmeddelanden till de som deltog och börja publicera ytterligare evenemang som du har planerat för framtiden.
Uppföljande e-postmeddelanden och utskick är också ett utmärkt tillfälle att be om feedback om ditt evenemang genom en onlineenkät, e-postformulär eller e-postkommentarer. Till exempel:
- Upplevde deltagarna att materialet som behandlades i presentationerna och keynotes motsvarade deras förväntningar?
- Gav evenemanget värdefulla möjligheter till nätverkande eller lärande?
- Motsvarade evenemanget gästernas förväntningar?
- Var fanns det utrymme för förbättringar?
- Vad tyckte deltagarna var det viktigaste att ta med sig från evenemanget?
- Skulle de delta i ett liknande evenemang i framtiden?
Den här typen av feedback kan hjälpa dig att förstå var ditt evenemang lyckades och var det misslyckades, vilket gör att du kan förbättra din planeringsprocess för eventuella framtida möten eller konferenser.
