Efter att ha analyserat dina affärskrav och slutfört din leverantörssökning, är du redo att börja kött-och-potatisen i leverantörsvalsprocessen. En välskriven begäran om förslag (RFP) eller offertförfrågan (RFQ) är nyckeln till att välja den bästa leverantören till det bästa värdet för ditt företag. Att skriva endera typen av begäran är inte svårt om du förstår dokumentets mål och funktion.
Bestäm vilken du ska skriva
En RFP används om kvalitet, service eller slutprodukt kommer att skilja sig från varje leverantör som svarar.
En RFQ används för varor, enkla tjänster eller enkla/okomplicerade delar med lite eller inget utrymme för produkt- eller tjänstskillnad mellan svarande leverantörer. Förhandlingspunkter är snäva inklusive artiklar som leveransscheman eller förpackningsalternativ.
Målen för båda dokumenten bör inkludera:
- Få detaljerade förslag för att utvärdera varje leverantörs svar så att ditt företags bästa tillgodoses på alla fronter.
- Utnyttja den konkurrenskraftiga karaktären hos leverantörsvalsprocessen för att förhandla fram bästa möjliga affär.
- Se till att alla intressenters intressen inom ditt företag kommer att tillgodoses och en samsyn uppnås.
- Att ge ditt företag kontroll över hela leverantörsvalsprocessen och sätta urvalsreglerna i förväg.
- Bygg upp partnerskapet mellan dig och leverantören redan från början.
Strukturera anbudsförfrågan eller anbudsförfrågan
Anbudsförfrågan eller anbudsförfrågan bör struktureras på ett sätt som tydligt och kortfattat presenterar dina behov för leverantören. Varje dokument kommer att vara olika beroende på vilken typ av företag och produkt du söker efter, men det finns några standardavsnitt som bör inkluderas i en typisk offertförfrågan eller offertförfrågan. Skräddarsy varje sektion för dina individuella behov:
- Inlämningsuppgifter tillhandahålla viktig information för leverantörer att känna till såsom deadlines, ditt företags postadress och en kontaktperson för frågor och förtydliganden.
- En inledning och sammanfattning ger potentiella leverantörer en kort översikt över ditt företag och kraven på din produkt eller tjänst. Det bör skrivas efter att hela dokumentet är klart för att göra det enkelt för dig att sammanfatta de viktigaste punkterna.
- A affärsöversikt och bakgrund beskriver ditt företag, dina produkter och din marknadssektor. Detta kommer att hjälpa potentiella leverantörer att förstå de behov du försöker fylla.
- De detaljerade specifikationer bör vara den längsta delen av dokumentet. För en RFP kommer den att innehålla de kvalitativa mått och krav som kommer att driva urvalsbeslutet. För en offertförfrågan bör detta avsnitt tillhandahålla de kvantitativa mått som du söker i leverantörens svar. Exempel på kriterium kan vara produktritningar, tekniska toleranser, servicenivåer, milstolpar, leveranser och tidslinjer, tekniska eller affärsmässiga krav, mjukvarufunktionalitet och hårdvara krav.
- Antaganden och begränsningar leverantörer måste göras medvetna om är listade i detta avsnitt. Underlåtenhet att vara rak och uppriktig med säljaren kommer att öppna dörren till omförhandling av avtalet vid ett senare tillfälle och möjligheten att anstränga relationen du har med din säljare. Möjliga ämnen inkluderar resekostnader, uppgraderings-/ändringskostnader och licensrättigheter.
- Några Villkor i avtalet måste anges för att säljaren ska kunna ge ett rättvist och ärligt svar. Dessa kan innefatta finansieringsalternativ, kontraktslängd, förnyelsealternativ, garantier, leveransavgifter, servicenivåer, etc.
- Urvalskriterier om hur du ska fatta ditt beslut är det sista avsnittet. Vissa företag föredrar att hålla denna information helt konfidentiell, medan andra företag tror att detta kommer att hjälpa potentiella leverantörer att fokusera på det som är viktigt för ditt företag.
Distribuera till leverantörer
Till sist, skriva ett följebrev och skicka kopior av din offertförfrågan eller offertförfrågan till var och en av de leverantörer du valde under din sökprocess. Se till att lämplig kontaktinformation ingår för att ge hjälp till alla leverantörer som behöver det.
