Att besluta om det bästa evenemangsutrymmet eller platsen är avgörande för ditt evenemangs övergripande framgång. Även om platsplanering tar tid behöver det inte kännas överväldigande. För många, professionell evenemangsplanerare och för amatörer kan det vara en rolig utmaning.
Förutsatt att du redan har identifierat vilken typ av evenemang du planerar och dess syfte, finns det många andra faktorer som måste beaktas när du börjar processen med att välja själva lokalen. Följande färdplan hjälper dig att vägleda dig genom stegen för att välja det perfekta evenemangsutrymmet.
Din målgrupp
När du planerar en plats för ett evenemang är en av de viktigaste uppgifterna du måste veta vilka dina gäster kommer att vara och hur många du förväntar dig att delta. Även om typen av evenemang säkert kommer att informera valet av plats, är en av de största begränsande faktorerna för evenemangsutrymme dess kapacitet. Se till att du åtminstone känner till en korrekt uppskattning (det kan vara ett intervall) av
Evenemangsdatum
Kontrollera din kalender eftersom timing kommer att påverka många beslut, inklusive din valplats. Efter din gästlista kommer datumet för ditt evenemang att vara nästa begränsande faktor. Beroende på vilken typ av evenemang du planerar kan du upptäcka att du antingen måste vara flexibel med ditt evenemang datum för att få den plats du vill ha eller så måste du vara flexibel med ditt val av plats för att få det datum du vilja. Du bör börja planera plats och veta var du eller kunden är flexibla. Här är några frågor att överväga:
- När är dina gäster mest sannolikt tillgängliga att delta baserat på deras scheman?
- Vilka lokaler har lämpliga och tillgängliga utrymmen för dessa tider?
- När är den bästa tiden för din ledningsgrupp att hålla evenemanget?
Beräkna din budget
Med en oändlig budget kan vem som helst planera ett fantastiskt evenemang och ha ett oändligt urval av platsval. Men mer än troligt, din finansiella resurser är begränsade, och du bör från början vara medveten om vilka dina ekonomiska begränsningar är - även om din evenemangsbudget är helt enkelt en uppskattning eller räckvidd. En evenemangsplanerare kan alltid planera ett bra evenemang inom en rimlig budget.
- Faller lokalerna inom dina budgetparametrar för utrymme, teknik och cateringkostnader?
- Har du förhandlat fram ett förmånligt pris för tjänster och visat värdet av din roll?
- Har du tillåtit flexibilitet i din budget om radkostnader överstiger planen?
Omfattning av olika platser
När gästlistans siffror och möjliga datum för evenemang har minskat är det viktigt att identifiera platserna där evenemanget kan hållas. Hotell och evenemangs- eller konferenscenter är några av de mest populära evenemangsutrymmena för företagsevenemang och bröllopsmottagningar, men de är inte de enda alternativen. Det här är en tid att vara kreativ i ditt tänkande. Tänk på följande:
- Baserat på temat för ditt möte, vilka tre bästa platser kommer du att tänka på?
- Var skulle dina gäster föredra att delta i detta möte?
- Vad är mest bekvämt för dina gäster?
- Andra än ett hotell, vilka oväntade platser kan öka OSA-frekvensen?
Hitta rätt typ av utrymme
Lokalen du väljer måste ha ett lämpligt utrymme för den typ av evenemang du planerar. Kommer ditt evenemang att kräva ett dansgolv? Behöver du ett PA-system? Vad sägs om en talarstol eller en projektorduk? Vilken typ av bordsuppsättning behöver du? Förutom att överväga dessa typer av frågor, här är några av de bästa frågorna om platsplanering att ställa dig själv:
- Uppfyller evenemangsplatsen de särskilda kriterierna för ditt program eller evenemang?
- Kan lokalen tillgodose din produktion, underhållning, A/V, ljud och andra tekniska behov?
- Speglar anläggningens skick den höga standarden i din organisation?
Tänk på platstjänster och begränsningar
Förutom att hitta rätt typ av evenemangsutrymme, kommer du att vilja undersöka vilka typer av andra tjänster som erbjuds av platsen och bestämma deras värde för ditt evenemang. Vissa arenor kommer också att ha en lista över föredragna leverantörer från vilken du måste arbeta för att hitta leverantörer eller leverantörer för andra tjänster. Andra platser har restriktioner för inredning eller andra aspekter av själva evenemanget. Några frågor att ställa inkluderar:
- Erbjuder den här platsen bra parkeringsmöjligheter eller betjänad?
- Erbjuder denna lokal säkerhet?
- Erbjuder denna lokal ytterligare tjänster som catering, blomsterarrangemang, uthyrning av linne och bord, etc.?
- Har den här lokalen en anläggning och städpersonal?
- Begränsar den här lokalen vilka andra leverantörer du arbetar med?
- Har den här lokalen minimikrav på mat och dryck?
Tänk på rykte
En lokals rykte för service är avgörande. Detta är ofta skillnaden mellan att hålla ett bra event och att producera ett bra event. Det sätt på vilket en plats sköter sina faciliteter, personal och kunder kommer alltid att komma ihåg. För att få en känsla för en lokals ryktevärde, överväg dessa frågor:
- Vad är konferenschefens anställning, cateringchef, eller köksmästare?
- Kommer ledningen att behandla dig som en VIP-klient eller bara som ett av de många programmen?
- Hur mycket flexibilitet är platsen villig att ge dig?
- Har de vittnesmål eller recensioner tillgängliga?
- Erbjuder lokalen fotografier från evenemang som liknar dina?
Boka ett besök
Såvida inte logistik och tid förhindrar det, bör varje evenemangsplanerare genomföra en platsinspektion innan någon avtalsställs. Bilder kan vara oerhört hjälpsamma, men det finns många aspekter som bara kan utvärderas personligen. Be om en rundtur i lokalen inklusive allt från parkeringen till entrén och evenemangsutrymmet till badrummen. Du kommer att vara glad att du gjorde det.
Inkludera klientinställningar
Evenemangsplanerare måste presentera sina rekommendationer om plats för sin kund (oavsett om det är en intern kund som företagsledare eller ledning eller en extern kund) och erhålla godkännanden. Den enda frågan att ställa dig själv när det gäller kunden under planeringsfasen är kommer kunden att godkänna rekommendationen/rekommendationerna? För att kunna svara på den frågan med viss tillförsikt måste du se till att du förstår kundens förväntningar och preferenser från början.
