Presskonferenser kräver mycket förberedelser och personalarbete. Den tiden är väl använd eftersom en bra presskonferens kan innebära allmän bevakning i tidningar, radio, TV och bloggar – men en hemsk presskonferens kan förfölja dig.
Här är en bra checklista för en bra presskonferens:
Timing
Du måste välja en tid som fungerar för TV, tidningar och radio.
Om det är för tidigt på dagen kommer reportrar att ha svårt att ta sig dit, för sent på dagen och du kommer att pressa dig mot deadlines.
Mitt på morgonen till middag är bra. Det är tillräckligt tidigt för att ge folk tid att arkivera sina berättelser, men inte så tidigt att de måste hoppa på motorvägen och bekämpa trafiken i samma sekund som de kommer till jobbet.
Avancerat meddelande är avgörande. Du skulle vilja ge folk en dags varning om en presskonferens om du kan. TV- och radionyhetschefer kartlägger var deras kameror och reportrar kommer att vara. Ge dem tid att planera.
Tryckreportrar är lite mer rörliga, men om det här är riktigt stora nyheter, vill de ha en fotograf där, och det kräver planering också.
Plats
Det borde vara nära de stora medieaktörerna, så att de inte kör halvvägs över staten.
Den ska ha bra bild och vara väl upplyst för TV. En mörk teater är det sämsta valet.
Utomhusplatser är ibland OK om ämnet handlar om utomhus eller miljö. Men det här är riskabelt. Det kunde regna. En flock älgar skulle kunna trampa på reportrar, som vanligtvis vill ha eluttag för sina kameror, lampor och bärbara datorer. Insidan brukar vara bäst.
Längd
Att sätta ihop en presskonferens är en enorm produktion, så det finns en tendens att vilja ha en stor show. Försök att undvika sex tal i rad och ett PowerPoint-bildspel.
Reportrar vill höra lite om nyheterna och sedan ställa frågor. De hatar att sitta genom en hund-och-ponny-show som varar i 45 minuter innan de öppnar upp för frågor. Du kan snåla med några av produktionsvärdena och göra reportrar glada om du snabbt kommer till frågor. Det är vad reportrar vill göra: ställa frågor och få citerbara svar. Säg vad som ska sägas och gå sedan till frågor.
Extrafunktioner
Reportrar kommer att vilja ha dokument om du tillkännager eller förklarar något. Få ett grovt antal anställda och se till att det finns tillräckligt många kopior för att gå runt – och posta dessa dokument online för reportrar och bloggare som är intresserade av presskonferensen men som inte kunde göra det resa.
Med sociala medier så viktiga nu är det smart att låta någon lägga upp uppdateringar under presskonferensen till ditt Twitter-flöde eller Facebook-sida.
Att bjuda in media till en presskonferens innebär att de spelar in video och spelar in ljud. Ge dem bra bilder och bra ljudklipp. Finns det en person, en bild eller en enda mening som sammanfattar det du försöker säga? Använd det.
Öva
Gör en lista med troliga frågor. Vad blir dina svar?
Gör också en grov genomgång av presskonferensen. Vem pratar först? Vad händer sen? Vem ska emcee? Och vem är den bästa personen att ta itu med vissa frågor eller frågor?
