Ett seminarium är ett kommersiellt program där deltagarna ges information eller utbildning om ett specifikt ämne. Ett seminarium hålls vanligtvis för grupper om 10 till 50 personer och äger ofta rum på ett mötesrum på ett hotell, en akademisk institution eller i ett kontorskonferensrum. Några vanliga typer av seminarier inom företag fokuserar på personlig utveckling eller affärsstrategier.
Vad är seminarier?
Seminarier, ibland kallade konferenser, är evenemang som sponsras av företag eller företag med avsikt att sprida kunskap, ny teknik eller ny praxis till sina anställda.
Seminarier ska inte förväxlas med workshops. Workshops tenderar att vara mer praktiska, medan seminarier i allmänhet är mer inriktade på att lära sig om ett visst ämne eller relaterade underämnen. De kan involvera gästföreläsare som är experter på det relevanta området för att ge trovärdighet åt informationen som presenteras.
Gästföreläsare bör granskas och väljas ut för deras branschkunskap och erfarenhet, såväl som deras leverans. Om en branschexpert inte kan tala bra eller intressera människor kommer pengar och tid att gå till spillo.
Ett exempel, överväg ett tekniskt företag som vill se till att dess programmerare är i nivå med de senaste ändringarna av det programmeringsspråk de använder. Planerarna skulle hitta experter på språket som kunde lära ut förändringarna, hitta en plats och samordna anställdas närvaro. De skulle också kolla med experten för att se om det fanns ett behov av specialutrustning, material eller något annat som behövs för ett framgångsrikt seminarieflöde.
Hur fungerar seminarier?
Ett seminarium kan initieras och planeras för på olika sätt. I allmänhet, a företag identifierar ett område där man vill utbilda vissa anställda. Planerare identifierar sedan tillgängliga arenor och experter och skapar sedan ett schema för evenemanget. De identifierar presentationsmetoder och krav, förfriskningar, toaletter, uppskattar kostnader och löser alla situationer som kan störa seminariet.
Om du planerar ett evenemang är det viktigt att vara organiserad och ha en detaljerad checklista för att hålla dig själv på jobbet. Det finns ett antal föremål som bör finnas på din seminarieplanering checklista.
Bekräfta händelsens syfte
Du måste först förstå varför evenemanget hålls. Du kanske till exempel arbetar med ett seminarium riktat mot experter som hoppas kunna förfina sina kunskaper eller hålla dig uppdaterad om ny utveckling. Ställ specifika frågor för att avgöra vad de är i behov av så att du kan arbeta för att tillhandahålla det.
Läs Specifikationsguiden för Event Industry Council
De Events Branschrådet (tidigare APEX) har etablerat en serie verktyg som erbjuder en utmärkt källa till bästa praxis för att hjälpa evenemangs- eller mötesplaneraren att hålla reda på detaljer.
Skapa en evenemangsprofil
När en planerare har några av de grundläggande frågorna om evenemanget täckta är det dags att skapa en evenemangsprofil. Denna rapport innehåller i allmänhet information om plats, platsarrangemang, närvaro, kostnader och all annan information om evenemanget.
Hållas informerad
Du vill försäkra dig om att seminariet inte konkurrerar med liknande evenemang eller för samma publik. Om du till exempel utvecklar ett nytt evenemang för en bransch som redan har ett stort evenemang under våren, undvik att schemalägga ditt även under våren.
Begär förslag till lokaler
Be om bud från potentiella platser. Beroende på storleken och omfattningen av ett evenemang bör detta steg tas i god tid. Lokaler för stora evenemang kan bokas så mycket som ett år eller mer i förväg.
Beskriv seminariets behov
Bestäm de resurser som krävs för att uppnå målen för evenemanget.
Budgetera försiktigt
Kostnaderna kan öka för ett stort evenemang som ett seminarium, så var beredd med en detaljerad budget.
Be om sponsring
Ett av de bästa sätten att hjälpa till att finansiera ett seminarium är att ha sponsorer. Företag som skickar deltagare till seminarier är ofta också villiga att köpa sponsring.
Bekräfta och utveckla agendan
De evenemangsplanerare måste vara redo att justera planen och arbeta nära platsen för att se till att allt går smidigt.
Bekräfta beställningen för bankettevenemanget
Bankettevenemangsordningen är en sammanfattning av hela seminariet som fungerar som vägledning för lokalens personal. När planeraren känner till det målinriktade antalet deltagare och logistiska krav för seminariet, bör de lämna in detta dokument till platsledningen så att de kan påbörja sina förberedelser.
Skapa evenemangskommunikation och material
Allt från evenemangsinbjudningar till agendan behöver skrivas ut eller designas för publicering och distribution online.
Slutför logistik med värden
Bekräfta evenemangshögtalare, tekniska krav, antal deltagare, värdroller och ansvarsområden och evenemangsmaterial genom att följa upp med telefonsamtal eller möten ansikte mot ansikte.
Ge tillräckligt med tid för installation
Allt evenemangsmaterial, åhörarkopior, skyltar, skärmar, gåvor, registreringstabeller, namnskyltar och mer måste vara redo för evenemanget.
Ta reda på hur mycket tid det tar att slutföra varje objekt du behöver, och planera sedan baklänges från evenemangsdatumet för att säkerställa att du har tillräckligt med tid för att få allt schemalagt och slutfört.
Använd teknik
Från marknadsföring till evenemangsregistreringar, gör det enkelt för potentiella deltagare att lära sig hur man anmäler sig till seminariet online. Dra nytta av verktyg för sociala medier genom att skapa en unik hashtagg som ska inkluderas i inlägg och erbjuda incitament för människor att dela eller tagga vänner i inlägg.
Ha beredskapsplaner
Ju större evenemanget är, desto fler möjligheter finns för att något ska gå fel. En del av att planera ett evenemang involverar brainstorming av potentiella problem som kan uppstå – från gäster som kommer tidigt till experter som inte visar sig. Ha reservplaner på plats. Bra backupplaner kan förvandla en potentiell katastrof till en händelse som deltagarna trodde gick felfritt.
Typer av seminarier
Det finns generellt tre olika typer av seminarier som kan planeras. Var och en av de tre har olika målgrupper och syften, vilket kräver olika tillvägagångssätt till lokaler och kostnader.
Personlig utveckling
Designade för utbildning och berikning av anställda, personliga utvecklingsseminarier tar upp allt från hårda färdigheter som som teknik till mjuka färdigheter som ledarskapets psykologi, och hur dessa färdigheter kan tillämpas på yrket i fråga.
Dessa seminarier kan ta formen av retreater eller intensiva diskussioner; de kan också användas för att utbilda ledningen eller nyanställda i företagets kärnvärden eller rutiner. Ett företag som har utvecklat en ny strategi eller ett nytt tillvägagångssätt för sin säljare kan till exempel hålla seminarier för att utbilda säljare om förändringarna och hur man bäst implementerar dem.
Företag
Företagsseminarier tilltalar entreprenörer eller småföretagare. De delar med sig av framgångsberättelser och strategier, samt information om marknadsföring, licensiering och franchising, eller andra problem. Ett exempel på ett av dessa seminarier kan vara en sammankomst fokuserad på marknadsföring genom sociala medier. Deltagarna skulle lära sig bästa praxis för att marknadsföra sina företag via Facebook, Twitter, Instagram och andra sociala medieplattformar.
Akademin
Ibland uppmanas en evenemangsplanerare att genomföra ett seminarium i en akademisk miljö. Mindre formellt än en klassföreläsning, ett seminarium tillåter små grupper att träffas och diskutera akademiska ämnen eller obligatorisk läsning, samt sätta upp mål för forskning och fortsatta utredningar.
Ett skoldistrikt som förnyar sin naturvetenskapliga läroplan kan till exempel hålla ett seminarium för sina naturvetenskapslärare för att ta upp de nya normerna och metoderna.
Viktiga takeaways
- Seminarier är evenemang utformade för att förmedla information, kunskap eller praxis som är till nytta för publiken.
- Det finns tre generella typer av seminarier.
- Det är bäst att använda checklistan som utarbetats av planeringsbranschen för att skapa evenemang.
- Planera alltid för oförutsedda händelser.
- Se till att experterna är kända för sin leverans såväl som expertis.
