Arbetsgivare har ingen juridisk skyldighet enligt federal lag att göra det möjligt för sina anställda att rösta i ett val. Beroende på deras statliga eller lokala jurisdiktions krav, kan dock arbetsgivare ha eller inte ha juridiskt ansvar att tillåta valfri ledighet.
Vissa delstatslagar kräver att arbetsgivare tillhandahåller anställda med betald ledighet (PTO) för att rösta, medan andra stater inte gör det. Lagarna skiljer sig också åt när det gäller hur mycket ledighet som krävs och om arbetsgivaren kan ange vilka timmar som är tillgängliga för anställdas röstning, till exempel i början eller slutet av arbetsdagen. Vissa jurisdiktioner kräver att arbetsgivaren publicerar juridisk information om anställdas rätt att rösta före ett val. Till exempel kräver New York att posten ska läggas ut minst 10 arbetsdagar före varje val genom att vallokalerna stängs.
Samtidigt har andra stater som Michigan, Florida, Idaho, Maine, Montana, New Hampshire, South Carolina, North Carolina, Rhode Island, Vermont och Virginia inga juridiska krav.
Arbetsgivaröverväganden
Oavsett dina lagkrav har arbetsgivare etiskt, moraliskt och medborgerligt ansvar gentemot sina anställda i alla frågor som rör valdagen.
Ditt viktigaste övervägande när du utvecklar policyer och praxis i samband med valdagsfrågor är att förbereda dig i förväg för frågor och önskemål från anställda. Att möjliggöra medarbetarnas medborgerliga engagemang är inte ett kärnansvar för ditt företag, utan som företagets sociala filantropi och att göra gott till gagn för ditt samhälle genom frivilligarbete, visar dina beslut den där du är en valfri arbetsgivare för överordnade anställda.
Så använd modellerna i andra stater och jurisdiktioner som vägledning, men utveckla din egen policy för din personalhandbok så att dina anställda vet var du står. Du kan också överväga att modellera din policy utifrån de arbetsgivare som har gått med i rörelsen "Time to Vote". Denna opartiska ansträngning syftar till att "bidra till det kulturskifte som behövs för att öka väljardeltagandet i vårt lands val" och leds av VD: ar som representerar kända företag inklusive Best Buy, Deloitte, Farmer's Insurance, HP, JPMorgan Chase, Levi's, Patagonia, Target och Walmart.
Arbetsgivarnas ansvar och skyldigheter
Arbetsgivare måste överväga både de juridiska frågorna och de anställdas moral och motivation konsekvenser när de utvecklar sin företagsinställning till valfri ledighet.
Efterlevnad av statliga lagar
Oavsett vad mer en arbetsgivare beslutar att göra för att tillåta anställda att ta tid från jobbet för att rösta, är deras första skyldighet att följa alla lagar som deras stat eller jurisdiktion har antagit. De flesta stater har en viss variation som gör att anställda kan ta ledigt, och du kan hänvisa till dessa riktlinjer online.
Du kan också kontakta din lokal valstyrelse eller din statens arbetsavdelning för att se om det finns en statlig förvaltningsföreskrift eller lokal förordning.
Undvik avskräckande eller svajande röstning
Anställda har rätt att rösta på vilken kandidat de väljer och av de skäl som är viktiga för dem. Politisk diskussion på jobbet rekommenderas inte, särskilt i en tid då Amerika har blivit allt mer polariserat. Särskilt chefer bör undvika att ta politiska ställningstaganden som kan få en anställd att känna sig obekväm eller som om de inte hör hemma. Organisationen som helhet har skyldighet att främja både mångfald och inkludering, så att ta någon politisk ståndpunkt rekommenderas aldrig.
Varför arbetsgivare bör tillmötesgå förfrågningar från anställda
Även om du kanske inte är juridiskt skyldig som arbetsgivare, är det rättvist och rimligt att tillgodose anställdas önskemål om ledighet på valdagen. Anställda har svårt att komma till vallokalen när de har familje-, husdjurs- och andra skyldigheter som tenderar att ta över i början och slutet av dagen. Medan vissa anställda bor på ett sådant avstånd att de kan komma sent efter att ha röstat på väg till jobbet är det bästa alternativet, andra kan behöva tiden under dagen på grund av barnomsorgens stängningstider och annat liv situationer.
Att göra ett litet boende som detta kan lägga till stora moralhöjningar för dina anställda som känner att du bryr dig om deras behov.
Praxis och policyer
Hur mycket ledighet att tillåta
När du tillåter ledigt från arbetet så att anställda kan rösta räcker det vanligtvis med 1-2 timmar om anställda röstar under dagen. Om du ber de anställda att rösta på väg till jobbet borde det också räcka med 1-2 timmar. I andan av att tillhandahålla en stödjande arbetsmiljö, PTO rekommenderas. Att kräva att de tar en anställdas semester, en personlig dag eller obetald ledighet för att rösta kan vara kontraproduktivt.
Schemaläggning av anställda på valdagen
För dina tjänstemän är detta boende enkelt. Gör bara ett tillkännagivande att alla tjänstemän som vill ta ledigt för att rösta bör göra det när det passar dem. Om tjänstejobbet är kundinriktat där en person krävs, be dina anställda att ordna täckning sinsemellan. Eller be avdelningschefen att upprätta ett schema så att anställda kan registrera sig för att ta ledigt för att rösta.
I fallet med timanställda, kan ditt bästa alternativ vara att be dem att rösta på väg till jobbet. Detta skulle möjliggöra täckning av arbetsstationer som är beroende av andra, vilket ofta är fallet med anställda som inte är undantagna. I andra fall, be avdelningschefen att upprätta ett liknande schema för anställda att anmäla sig till ledighet.
Utbildningsledare/handledare
Du kan ge utbildning i alla aspekter av chefsdiskretion om politiska ämnen och valfri ledighet precis som du också skulle utbilda chefer att hantera frågor som trakasserier. Gör valdagsprotokollet till en del av din obligatoriska HR-utbildning, så det ges samma vikt som andra ämnen som påverkar dina anställdas moral och motivation och uppfyller din organisations juridiska skyldigheter.
Att lämna meddelande till anställda
Om ditt mål som arbetsgivare är att bidra till att främja samhällsansvar hos dina anställda som företag i "Dags att rösta" rekommenderar, ge en 10-dagars varsel till dina anställda om när valdagen kommer inträffa. Du kan göra detta med hjälp av dina vanliga metoder för att kommunicera över hela din organisation via elektroniska kommunikationstavlor eller alla e-postmeddelanden som inte är relevanta för företaget. Du kan också lägga till valdagen i din organisations delade kalender. Du kommer också att vilja försäkra dig om att alla dina företagspolicyer som rör politik och valdagen anges i din personalhandbok.
Varför valfri ledighet är viktig
Att tillåta ledighet för anställda att rösta kan ge fördelar på kort och lång sikt arbetsplatskultur, moral och organisatorisk framgång. Att tillåta ledigt för anställdas röstning är ett litet pris att betala för en organisatorisk förmån som skiljer dig som en arbetsgivare som anställda vill arbeta för. Alla följande faktorer påverkas av de dagliga beslut du fattar – inklusive om valdagen – för den arbetsplats du tillhandahåller dina anställda:
- Att utveckla en känsla av inkludering när alla anställda ges möjlighet att utföra sin medborgerliga plikt
- Att driva rekryteringsinsatser för att attrahera de bästa medarbetarna
- Bygga företagets varumärkesaffinitet som gör din organisation till en som människor vill arbeta för
- Hjälpa till med dina ansträngningar för att behålla dina bästa medarbetare
- Upprätthålla lojalitet från anställda som känner att du bryr dig om deras behov
- Att hjälpa anställda att uppleva den flexibilitet på arbetsplatsen de mest vill ha
- Marknadsför din arbetsplats som en anhängare av balans mellan arbete och privatliv
Poängen
Att låta dina anställda ta ledigt från valdagen, särskilt PTO, är en åtgärd av en arbetsgivare som är engagerad i deras anställdas välbefinnande. Av alla skäl som täcks är detta en förmån som du behöver lägga till i din verktygslåda för medarbetartillfredsställelse. Det är prisvärt, det är snällt, det är enkelt och det står att du bryr dig.
