Hatar du att samla in dina pengar? Gå med i klubben. De senaste undersökningarna för OPEN Small Business Network från American Express visar att kundfordringar är det största kassaflödesproblemet för småföretagare. För att säkerställa att du får betalt, använd följande inkassotips och bästa praxis.
Ta en positiv hållning
Ta det inte personligt om dina kunder inte betalar sina räkningar i tid. Titta på varför räkningen är försenad. Det kan vara din klient helt enkelt glömt. För att undvika dessa typer av missade betalningar, ge en försiktig påminnelse omedelbart efter fakturans förfallodatum.
Öka direktheten gradvis
En av hemligheterna med inkasso av småföretag är att gradvis öka självsäkerheten i din uppföljande kommunikation över tiden. Ditt första samtal, brev eller e-post ska ge din kund fördelen av tvivel med en positiv och hjälpsam ton. Men vid det tredje inkassobrevet eller korrespondensen kan tonen vara mer direkt och självsäker (men aldrig stötande eller oprofessionell).
Använd flera kanaler
I dagens elektroniska tidsålder är hanteringen av fakturering och inkasso via e-post enkelt och snabbt, men det är inte utan problem. E-postkorrespondens kan lätt begravas i en överfylld inkorg. Använd ytterligare sätt att nå ut till dina kunder som har missat en betalning. Att lyfta telefonen är ett bra första steg, medan ett bestyrkt brev kan behövas efter veckor utan svar.
Styrka rätt människor
Som småföretagare är frestelsen stor att låta säljarna sköta sina egna kundfordringar, men det är mycket bättre att tilldela en person i uppdraget att inkasso. Utse din inkassoledare och ge rätt stöd, utbildning och incitament för att göra jobbet rätt.
Ring Heavy Hitters
Efter många samtal och inkassobrevskorrespondens kan du komma till en punkt där kontot är försenat. Om det behövs kan du överväga att ta in en inkassobyrå för att hantera dessa brottsliga kunder. Att spendera för mycket tid och resurser kan tömma på din verksamhet.
Ignorera inte FDCPA
Det finns lagar och förordningar som styr hur inkassobyråer kan gå tillväga för att driva in skulden. Inkasserare kan inte ljuga för, vilseleda eller trakassera dina kunder. Se till att inkassobyrån du väljer följer Fair Debt Collections & Practices Act (FDCPA).
Kör en kreditupplysning
Minska dina förfallna konton genom att göra en kreditprövning av din potentiella kund eller kund innan affären är klar. Räkna med att spendera minst 30 USD på en Dun & Bradstreet (D&B)-rapport. D&B använder självrapporterad data men lägger till trovärdighet genom att inkludera bankdata från företagsleverantörer, konkursansökningar, mediakällor, processer, kvarstad och domar.
Kontrollera alltid referenser
Alla småföretag som planerar att underteckna en "big deal" skulle rekommenderas att köra handels- och bankreferenskontroller. Att bara kontakta din potentiella kunds eller partners bank kan avslöja viktig information om bankrelationer och hur de har skött sina konton tidigare. Som en bakgrundskontroll kan detta steg identifiera potentiella röda flaggor innan en faktura ens skrivs ut.
Poängen
Att hantera inkassoprocessen är ett ansvar för framgångsrikt företagsägande. Alltför många småföretag sätter åldrande fordringar och inkasseringar lågt prioritet. Det är viktigt att övervaka ditt kassaflöde och åldrande fordringar på månadsbasis eller mer. Det är ok att skriva av osäkra fordringar, men i slutändan är det ditt företags kunniga att hantera det som kommer att påverka din tillväxt.
Behöver du hjälp med att skriva ett inkassobrev? Granska exempel på insamlingsbrev för att få idéer.
