Som frasen antyder, fångar ledningsrapporteringssystem den typ av data som behövs av ett företags chefer för att driva verksamheten. De typer av finansiella data som presenteras i årsredovisningar är vanligtvis kärnan. Sådan detaljerad finansiell information sammanställs av konton, certifierade offentliga konton (CPA) och Chartered Global Management Accountant (CGMA).
Men robusta förvaltningsrapporteringssystem kommer att innehålla data på mycket mer detaljerade nivåer än vad som presenteras för investerarna. Till exempel, en Finansiella tjänster företagets övergripande finansiella resultat kan omarbetas till resultaträkningar med hjälp av:
- Organisation (som division, affärsenhet eller avdelning)
- Geografisk region
- Produkt
- Kundsegment
- Specifika kunder (både detaljhandeln och institutionella)
- Finansiell rådgivare
Samtidigt är finansiella mätvärden, såsom intäkter, utgifter och vinster, knappast den enda angelägenheten för ledningsrapporteringssystem. I de bäst drivna företagen används de också för att spåra en mängd olika icke-finansiella variabler som är av intresse för ledningen, till exempel:
- Antal anställda
- Kunder, hushåll och/eller konton
- Kundtillgångar i förvar
- Nya nettopengar insatta eller uttagna av kunder
- Investeringsresultatet för kundtillgångar under förvaltning
Designers och användare av dessa system
Controllers och ekonomichefer tenderar att ägna en betydande del av sin tid åt att designa, implementera, underhålla och anpassa ledningsrapporteringssystem, samt att övervaka och analysera deras resultat, och rekommendera handlingssätt till ledningen baserat på sådan analys. Personalen inom informationsteknologi och managementvetenskap är ofta nyckelpartner med ekonomichefer och finansanalytiker vid utveckling och underhåll av ledningsrapporteringssystem.
Desktop kontra stordator
I många fall är dock ledningsrapporteringssystem konstruerade och underhållna strikt med hjälp av skrivbordet datorer, inbyggda Excel-kalkylblad och körning på persondatorer, snarare än programmerad i stordator miljöer. Både i stora och små företag är anledningarna till att använda stationära datorer (som ofta kräver stora mängder manuell datainmatning) i allmänhet tvåfaldiga.
För det första tenderar kostnaderna för utveckling och underhåll att vara mycket lägre än med stordatorapplikationer.
För det andra tillåter en datormiljö för datorer mycket större flexibilitet när det gäller att ändra beräkningsalgoritmer och rapporteringsformat än vad en typisk stordatorbaserad applikation gör. Det är ett viktigt övervägande i dynamiska affärsmiljöer där företagsstruktur, produkterbjudanden, affärsprocesser, analytiska metoder, och/eller rapporteringskrav är i konstant förändring, eller där ledningen är benägen att ställa frekventa icke-standardiserade eller skräddarsydda frågor om sina finansiella analytiker.
Automation kontra manuella processer
Det som kallas managementrapporteringssystem är i många företag ofta starkt beroende av manuella processer och långt ifrån helt (eller ens i första hand) automatiserade. Till exempel kan många av de rapporter som hamnar på chefers skrivbord faktiskt vara kalkylblad som manuellt fylls i med data och formateras av personalen. I denna mening är ledningsrapporteringssystem ofta, i en striktare mening, processer mer än informationssystem som den frasen allmänt förstås.
Tillämpningar av Management Reporting
Ledningsrapporteringssystem är ofta viktiga verktyg för att utvärdera prestanda hos organisationer och chefer, och ibland även för anställda på lägre nivå. Resultaten kan vara avgörande bestämningsfaktorer för kompensation, såsom fastställandet av bonuspooler. Till exempel kan chefen och personalen för en affärsenhet få sina bonusar drivna av den vinst som ett ledningsrapporteringssystem tillskriver den enheten. Likaså för en produktchef, om företaget har ett välutvecklat system för mätning av produktlönsamhet. Även för en marknadschef för utveckling och lönsamhet för ett givet kundsegment, om det segmentets prestanda mäts.
Hinder för att utveckla ledningsrapporteringssystem
Ett vanligt problem med att utveckla ledningsrapporteringssystem är att de uppgifter som krävs för att fylla i företagets årsredovisning, Form 10-K, Form 10-Q, Corporate skattedeklarationer och rapporter till tillsynsmyndigheter (bland andra externa valkretsar), kanske inte är tillräckligt detaljerade eller i ett korrekt format för att utföra analyser (några av dem nämnde ovan) som ledningen kan behöva för att utvärdera företaget och dess ingående verksamhetsgrenar och för att anpassa dess strategiska riktning. Ledningsrapportering är en allmän term för den här typen av analyser som används internt av ledningen, snarare än att rapporteras till externa enheter (som investerare, skattemyndigheter och tillsynsmyndigheter kroppar).
Viktiga analytiska frågor
Utvecklingen av ledningsrapporteringssystem möter ofta hinder relaterade till viktiga analytiska frågor, såsom:
- Interna internprissättningsmetoder
- Tilldelningen av företagskostnader till enskilda produkter eller kunder
- Dela upp förändringar i kundtillgångar i separata effekter av förändringar i marknadspriser (d.v.s. investeringsresultat) och av nettoinsättningar och uttag
I de flesta fall är dessa analytiska utmaningar mottagliga för flera metoder, som var och en har sina egna nackdelar och inte är bevisligen överlägsen i alla situationer.
