Ett instruktionsbrev (LOI) är ett formellt meddelande skrivet i militärt meddelandeformat som meddelar den mottagande parten om specifika frågor och beskriver hur avsändaren vill att de ska behandlas. Generellt sett används instruktionsbrev i affärskommunikation och med personliga angelägenheter. Men de kan skrivas om nästan vilket ämne som helst av vem som helst.
I den amerikanska militären används LOI: er kanske oftast på två sätt. Dessa inkluderar anvisningar för personliga egendomar och som en korrigerande åtgärd.
Vägbeskrivning för personlig egendom
Den första metoden är som anvisningar för reglering av en persons dödsbo i händelse av dennes död. Detta är inte ett testamente utan kan användas mer som en att-göra-lista över personer att ringa, dokument att skaffa och slutliga arrangemang för en begravning. Den kan också lista specifika tillgångar och allokeringar.
Korrigerande eller korrigerande verktyg
Den andra typen av instruktionsbrev – som den som visas nedan – används som ett korrigerande eller korrigerande verktyg inom militären. Betrakta den vanligaste LOI som en formell rådgivningssession från en överordnad officer eller senior värvad personal till en junior militärmedlem som har visat prestanda under pari. Denna typiska LOI kommer inte bara att granska de standarder som medlemmen bör uppfylla utan erbjuda ett botemedel för att uppnå bättre prestanda inom området brist. Kanske en handlingsplan att följa kan läggas till för att fullt ut kräva att den tilltänkta parten förstår konsekvenserna av att inte prestera på den nivå som krävs.
Ett exempel på instruktionsbrev
I exemplet nedan har instruktionsbrevet skrivits som ett sätt att hjälpa mottagaren att förbättra sin arbetsprestation, vilket har bedömts som "otillfredsställande".
Brevet fortsätter att lista ett antal brister från mottagarens sida, och råder honom att bli mer praktiskt och skriver: ”Du måste personligen sätta upp din divisions mål och personligen verifiera att de blir träffade."
Den listar sedan nödvändiga steg för att förbättra prestanda och avslutas med uppmuntrande ord, erbjuder fortsatt hjälp och noterar: "Vi vill ha och behöver din framgång."
Exempel på instruktionsbrev som en reprimand
Från: befälhavare, USS NEVERSAIL (CV 11)
Till: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321/1300
Aviation Fuels Officer, USS NEVERSAIL (CV 11)
Ämne: INSTRUKTIONSBREV
Ref: (a) MILPERSMAN 1611-080
1. Detta instruktionsbrev utfärdas enligt referensen för att diskutera specifika åtgärder som krävs för att förbättra den otillfredsställande prestandan hos Aviation Fuels Division ombord på NEVERSAIL.
2. Sedan du tillträdde tjänsten som flygbränsleofficer ombord på NEVERSAIL, har du tillåtit obehöriga procedurer att existera i Aviation Fuels Division som resulterade i den strukturella skadan på JP-5 lagringstank 8-39-02J under pågående påfyllning den 18 juli CY. Du misslyckades med att sätta dig in i lämpliga direktiv för flygbränsle och därför kunde du inte verifiera förfarandet i din avdelning. Du misslyckades också med att säkerställa att alla direktiv hölls uppdaterade. I allmänhet förlitade du dig helt på din assisterande flygbränsleofficer för den dagliga driften av din division.
3. För att fungera effektivt som flygbränsleofficer måste du bli mer involverad i de dagliga aspekterna av din division. Du kan inte klara dig från ditt kontor och acceptera råd från dina assistenter utan att utveckla en adekvat personlig kunskap om specifika procedurer. Du måste personligen sätta upp din divisions mål och personligen verifiera att de uppfylls.
a. Du måste granska alla flygbränsledirektiv som gäller USS NEVERSAIL. Du kommer att se till att du är bekant med riktade procedurer. Som en rutinfråga kommer du personligen att verifiera att din avdelning inte avviker från riktade förfaranden om det inte är auktoriserat av högre myndighet.
b. Du kommer att skicka in kvotförfrågningar för dig själv och CWO2 J. S. Ragmann att delta i en officerskurs för flygbränsle efter avslutad utplacering.
4. Detta brev är utformat för att hjälpa dig att rätta till brister i din prestation som divisionsofficer. Hela kommandokedjan är tillgänglig för att hjälpa dig på alla möjliga sätt. Vi vill och behöver din framgång.
D. R. PEPPAR
Detta exempel på instruktionsbrev ger den yngre officeren direkt feedback utan gråzoner i ton eller betydelse. Detta är också en skriftlig version av den dokumenterade rådgivningssessionen som erbjuder omedelbar hjälp av andra seniora och mer erfarna medlemmar i kommandot. Detta är ett perfekt verktyg för att skapa en bättre juniorofficer i befälet och förhindra potentiell förlust av uppdragskapacitet i framtiden.
