ยังติดอยู่ในร่างจดหมาย? นี่คือวิธีที่ฉันจัดการความกังวลเกี่ยวกับอีเมล

อีเมลคืออารมณ์

ตอนนี้คุณนั่งดูอีเมลอยู่กี่ฉบับ? พวกเขารออย่างอดทนและใจเย็นในกล่องจดหมายของคุณสำหรับการเช็คอินตามกำหนดเวลาครั้งต่อไปหรือไม่? หรือพวกเขากำลังเรียกชื่อคุณ—เตือนคุณถึงสิ่งที่คุณยังไม่ได้ทำในวันนี้?

อีเมลของฉันมักจะ "เรียกชื่อของฉันและเตือนฉันถึงความบกพร่องที่ฉันรับรู้" แต่การสื่อสารออนไลน์ก็เป็นส่วนสำคัญของเวิร์กโฟลว์ของฉันเช่นกัน นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่ฉันติดต่อกับคนที่มีชีวิตชีวาที่สุดที่ฉันเคยมีความสุขที่ได้ทำงานด้วย ดังนั้น ฉันต้องเรียนรู้ที่จะจัดการกล่องจดหมายให้เหมือนกับการจัดการอารมณ์ในที่ทำงาน: อย่างระมัดระวังและเน้นที่ขอบเขต

มีหนังสือและบทความมากมายเกี่ยวกับการจัดการเวลาในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอีเมลที่อยู่รอบๆ บางคนโต้แย้งว่าเราลบอีเมลให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ หากไม่ใช่ทั้งหมด ฉันไม่เห็นด้วยกับแนวคิดที่ว่าอีเมลนั้นไร้ประโยชน์และไร้สาระ ธุรกิจบางแห่งสร้างขึ้นจากการทำงานร่วมกันและอาศัยการสื่อสารทางอีเมลเพื่อก้าวไปข้างหน้า คนงานหลายคนได้รับมอบหมายให้ทำงาน "ตื้น" นี้ ซึ่งช่วยให้สิ่งต่างๆ ไหลลื่น ทำหน้าที่เป็นกระดูกสันหลังที่มองไม่เห็นแต่จำเป็น

ทุกวันนี้ ฉันพบว่าตัวเองอยู่บนหน้าผาใหม่ ฉันจะสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ทำให้เวลาและพลังงานอันมีค่าหมดไปได้อย่างไร และฉันจะลบอารมณ์และความเครียดบางส่วนที่อยู่รอบๆ กล่องจดหมายได้อย่างไร (หรือฉันเป็นคนเดียวที่รู้สึกว่าอีเมลมีน้ำหนักทางอารมณ์?)

นี่คือวิธีที่ฉันจัดการอีเมลทั้งทางร่างกายและอารมณ์ เพื่อประโยชน์ในการทำงาน และเพื่อประโยชน์ของตนเองหลังเลิกงาน

การดำเนินการกล่องขาเข้าศูนย์

กลยุทธ์การเริ่มใช้งานของฉันคือกล่องจดหมายเข้าเป็นศูนย์ แต่ในช่วงหลายสัปดาห์ที่ผ่านมา ฉันไม่สามารถข้ามเกณฑ์ของอีเมล 100 ฉบับล่าสุดเหล่านั้นได้ (“วันนี้เป็นวัน”) ฉันพูดทุกวัน แต่ ) และเมื่อเผชิญกับอีเมล 100 ฉบับล่าสุด ฉันเห็นว่าอีเมลมีผลเสียมากกว่าเวลาทำงาน มันต้องใช้พลังงานของฉัน

ฉันเคยเขียนมาก่อนเกี่ยวกับวิธีการที่ฉัน ลดเครื่องหมายอัศเจรีย์ในการสื่อสารของฉันลงซึ่งช่วยขจัดข้อสันนิษฐานและอารมณ์ส่วนเกินออกไป ฉันยังพบว่ามันแปลเป็นโลกแห่งความจริงผ่านการสื่อสารโดยตรงมากขึ้น ฉันรู้สึกกลัวการถูกปฏิเสธน้อยลงและมั่นใจมากขึ้นในการขอสิ่งที่ต้องการ

ต่อไปนี้คือกลยุทธ์สามประการที่ช่วยให้ฉันจัดการมัสแตงกล่องจดหมายของฉันได้:

กำหนดขอบเขตเหมือนแชมป์

อีเมลไม่ใช่ห้องสนทนา หากคุณติดต่อกับฉัน คุณอาจทราบเรื่องนี้แล้ว: ฉันไม่ใช่คนตอบทันที เว้นแต่จะมีอะไรเร่งด่วน (สวัสดี ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์). ฉันยังพยายามเป็นตัวอย่างและจัดทำอีเมลที่กระชับแต่ละเอียดถี่ถ้วน หากมีการคาดหวัง (ตามจริงหรือจินตนาการ) ว่าจะตอบสนองทันทีในที่ทำงานของคุณ ให้ท้าทายด้วยการตอบสนองเมื่อคุณพร้อมเท่านั้น

ฉันไม่ขอโทษสำหรับการตอบกลับล่าช้าอีกต่อไปหลังจากค้นพบ ทางเลือกที่ดีบางอย่าง. ฉันได้ลด "สิ่งที่น่ารัก" เพิ่มเติมลงมากกว่าที่เคยเพราะมีงานต้องทำและไม่มีใครต้องการอ่านเรื่องปุย

โอ้ และถ้าคุณไม่ดำเนินการในรอบเร่งด่วน เราขอแนะนำให้คุณลบข้อความ Push ที่แสดงให้คุณเห็นอีเมลใหม่ทุกฉบับในแบบเรียลไทม์ มันจะเปลี่ยนชีวิตคุณ

กำหนดวิธีการจัดการงานใหม่

ใครบ้างที่มีความผิดในการใช้กล่องจดหมายเข้าเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำ 🙋 แม้ว่าจะมีบางโครงการที่ฉันอาจยังคงดำเนินการจากกล่องจดหมาย แต่ฉันกำลังมุ่งสู่การจัดการงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น (และทำให้เกิดความเครียดน้อยลง)

ตัวอย่างเช่น ทุกวันจันทร์ ฉันจะดึงลำดับความสำคัญประจำสัปดาห์ลงในกระดาษโน้ตบนเดสก์ท็อป จากนั้น ทุกเช้า ฉันจะทบทวนรายการโครงการและเขียนงานยอดนิยมสำหรับวันนั้นลงในผู้วางแผน ฉันยังจดงานจากกล่องจดหมายของฉัน—จากนั้นฉันจะส่งอีเมลและปล่อยให้คนที่รักรายการของฉันจัดการจากที่นั่น (สิ่งนี้ยังช่วยให้ฉันติดตามโครงการของฉันสำหรับ ไดอารี่งาน.)

ฉันยังได้เรียนรู้ด้วยว่าหากมีอีเมลที่ต้องส่ง การเขียนเป็นงานแยกต่างหากและเฉพาะเจาะจงจะมีประโยชน์มากกว่า การส่งอีเมลอย่างรอบคอบอาจทำให้ฉันเหนื่อย ดังนั้นการให้อีเมลแต่ละฉบับมีที่ว่างในรายการสิ่งที่ต้องทำของฉันจึงเป็นแนวทางปฏิบัติในการเคารพตนเอง

จัดการอีเมลขาออกอย่างรอบคอบ

โดยส่วนตัวแล้ว อีเมลขาออกน่ากลัวกว่ากล่องจดหมายที่ไม่มีที่สิ้นสุด โอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาด โอกาสที่จะถูกปฏิเสธ คือสิ่งที่ฉันกำลังพูดถึงเมื่อฉันพูดว่าอีเมลเป็นเรื่องของอารมณ์ ดังนั้นนี่คือที่ที่ฉันจะใช้เวลาสักครู่จากโต๊ะทำงานเพื่อรับแสงแดดและอากาศบริสุทธิ์ จากนั้นฉันก็นั่งจิบกาแฟและฟังเพลงที่สงบเงียบในหูฟัง

บางครั้ง ฉันสร้างความมั่นใจให้ตัวเองด้วยการตรวจสอบฉบับร่างอย่างรอบคอบ เพื่อให้มั่นใจว่าอีเมลแต่ละฉบับเป็นผลงานชิ้นเอกก่อนที่จะส่ง แต่ในบางครั้ง ฉันเชื่อมั่นในตัวเองมากพอที่จะไม่อ่านแต่ละฉบับซ้ำเป็นล้านครั้งก่อนที่จะส่ง บางครั้งฉันก็กดส่งก่อนที่สมองของจิ้งจกจะพูดว่า "แต่จะเกิดอะไรขึ้นถ้ามันไม่สมบูรณ์แบบ" และดูข้อความซูมออกสู่ดิจิตอลอีเธอร์

การจัดการอารมณ์ที่เกิดจากอีเมล

จากบทความช่วยเหลือตนเองทั้งหมดที่ฉันได้อ่าน มีเพียงไม่กี่บทความเท่านั้นที่เสนอความช่วยเหลือสำหรับประเภทของความเหนื่อยล้าที่คุณได้รับเมื่อคุณต้องท่องมหาสมุทรของอีเมลทุกวัน

ไม่มีใครพูดถึงความหนักหน่วงในลำไส้ของคุณหลังจากส่งอีเมลที่เป็นตัวหนาหรือตื่นตระหนกเมื่อคุณคิดว่าคุณสะกดชื่อผิด หรืออีกครั้งที่กลัวการปฏิเสธ (ส่วนใหญ่มาจากวันที่ฉันส่งอีเมลเย็น ๆ ที่ฉันพยายามนำเสนอสิ่งต่าง ๆ เช่นการประมวลผลแบบคลาวด์ไปยังบล็อกเกอร์ด้านเทคโนโลยี – ไม่มีอะไรมากมายในพื้นที่นั้น)

ดังนั้น นอกเหนือจากวิธีการ "ล้อมรอบตัวเองด้วยความผาสุก" ในการส่งอีเมล ฉันยังได้พัฒนากลวิธีสองสามข้อเพื่อช่วยบรรเทาความวิตกกังวลของฉันในวันที่มีอีเมลจำนวนมาก

หายใจเข้าลึก ๆ ก่อนเปิดแอปอีเมลของคุณ

ฉันไม่ได้ล้อเล่นเมื่อฉันพูดว่าอีเมลช่วยฉันได้ นั่นคือเหตุผลที่ฉันหายใจเข้าลึกๆ สัก 2-3 ครั้งก่อนที่จะเปิดกล่องจดหมายในแต่ละวัน ในวันที่ไม่มีวันหยุด ฉันจะทำสิ่งนี้ระหว่างการส่งด้วย เป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการรู้สึกปัจจุบันมากขึ้นและพาฉันออกจากหัวไมล์ต่อนาที

ออกไปข้างนอก

ถ้าเป็นไปได้ แอบออกไปเดินสิบนาที ซึ่งมักจะทำให้ฉันมีพื้นที่ทางจิตใจและร่างกายเพียงพอที่จะกลับมารู้สึกสดชื่นและมั่นใจในการใช้พลังงานผ่านกล่องจดหมายที่เหลือของฉัน

บริโภคสื่อในรูปแบบต่างๆ

มีข้อสงสัยคลิกออก ถ้าฉันเริ่มคิดเกี่ยวกับอีเมลมากเกินไป ฉันจะเข้าไปที่โฟลเดอร์จดหมายข่าวและอ่านข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับบริษัทที่สร้างผลกระทบทางสังคมหรือข่าวทางสื่อ ฉันพบพื้นที่ที่มีความคาดหวังเพียงเล็กน้อย แต่ยังเกี่ยวข้องกับงานที่ฉันทำอยู่ ฉันเติมเต็มถ้วยด้วยคำพูดจากผู้นำในอุตสาหกรรมและอาจมีเนื้อหาที่เป็นกันเองก่อนที่จะกลับเข้าไปในกล่องจดหมายของฉัน

ลบ ไฟล์ ลบ ทำซ้ำ

ลบอย่างไร้ความปราณี Unsubscribe อย่างโหดเหี้ยม หากไม่เพิ่มมูลค่าให้กับกล่องจดหมายของคุณ (หรือ “จุดประกายความสุข” ถ้ามันเหมาะกับคุณมากกว่า) ให้ทิ้งไป หากคุณอาจกลับมาในภายหลัง (คุณจะไม่ทำ) ให้จัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ ถ้า อินบ็อกซ์อินฟินิตี้ เป็นสไตล์ของคุณมากกว่า ลุยเลย—แค่ค้นหาสิ่งที่ใช่สำหรับคุณ เป้าหมายคือการไม่รู้สึกถึงคลื่นของความเครียดหรือความวิตกกังวลเมื่อคุณเปิดอีเมลทุกเช้า

กล่องขาเข้าที่เน้นการดูแลตนเองคือกล่องจดหมายที่ไม่จู้จี้ ไม่รบกวนคุณตอนกลางคืน หรือเบี่ยงเบนความสนใจจากงานที่สำคัญที่สุดของคุณ เป็นกล่องจดหมายที่มอบอำนาจให้คุณ ให้บริการ และขับเคลื่อนคุณไปข้างหน้า

ไชโยเพื่อนอีเมล เรามีสิ่งนี้