Devlet kuruluşları, insanların işlerini yürütmenin bazı yönlerinin değişmesi gerektiğinde projeler üstlenir. Göre Proje Yönetimi Enstitüsü, bir proje "benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç üretmek için tasarlanmış geçici bir grup etkinliğidir." Bir proje nasıl değiştiğinde organizasyon iş yapar, projenin nihai ürünleri günlük işlere dahil edilir ve bu nedenle organizasyonun çalışmasını geliştirir. süreklilik
Kulağa kolay gelebilir ama öyle değil. Değişim zordur ve projeler kolayca rayından çıkabilir. Her gün, bir projenin ilerlemesini ve nihai başarısını tehdit eden zorluklar ortaya çıkıyor. Bu tehlikeyle mücadele etmek için projelerin belirli hayati unsurlara ihtiyacı vardır. Aşağıdaki öğeler yerinde olduğunda, bir projenin başarı şansı yüksektir.
Kararlı Bir Proje Sponsoru
Proje sponsoru, organizasyonda projenin sahibi olan üst düzey kişidir. Kendini adamış bir proje sponsoru, projenin başarılı olmasını bekler ve başarının meyvesini vermesini sağlamak için elinden gelen her şeyi yapar.
Bir proje sponsorunun projeyle ilgili dört temel sorumluluğu vardır. İlk olarak, sponsor projeyi savunur. Açıkça ve özel olarak proje ekibine tezahürat yapar. İkincisi, sponsorun desteklediği proje Müdürü. Bir proje yöneticisi engellerin kaldırılmasına ihtiyaç duyduğunda, sponsordan yardım ister çünkü sponsorun bir şeylerin gerçekleşmesini sağlayacak organizasyonel nüfuzu vardır. Üçüncüsü, sponsor, kaynakları doğrudan sağlayarak veya diğer üst düzey kişilerle birlikte çalışarak kaynakları hizalar. Sponsor bir proje için güçlü bir savunucu olduğunda, sponsorun emsallerinin önemli kaynaklarla katkıda bulunma olasılığı daha yüksektir. Dördüncüsü, sponsor karar vermeyi kolaylaştırır. Proje ekibi çıkmaza girdiğinde, sponsor karara aracılık edebilir veya doğrudan karar verebilir.
Sponsor, proje yöneticisi ile sürekli iletişim kurarak bilgilendirilir. Bu ikisi, sponsorun ne zaman devreye girmesi gerektiğini belirlemek ve proje yöneticisini desteklemek için sponsorun sorumluluklarını daha güçlü bir şekilde yerine getirmesi gerektiğini belirlemek için birlikte çalışır. Örneğin, bir proje yöneticisi kuruluşun finans departmanından bilgi almakta sorun yaşayabilir. Proje sponsoru, durumla ilgili olarak mali işler sorumlusuna başvurabilir ve bilgi alma görevinin rekabet halindeki görevlerden daha öncelikli olmasını isteyebilir.
Hedefleri ve Kapsamı Netleştirin
Bir proje üzerinde çalışma yapılmadan ve hatta planlanmadan önce, proje sponsoru projenin amaçlarını ve kapsamını açıkça belirtmelidir. Hedefler, projenin gerçekleştirmesi gereken büyük şeylerdir. Örneğin, bir yazılım geliştirme projesini ele alalım. Bir insan kaynakları departmanı, bordroyu yönetmek için iyi bilinen, özelleştirilebilir bir iş yazılımı kullanır. Kuruluş, öğrenim yönetimi için bir modül eklemek istiyor. Projenin hedefleri, öğrenme yönetimi yazılımını kuruluşun iş ihtiyaçlarına göre özelleştirmek ve mevcut bordro sistemi ile entegre etmektir.
Kapsam, projenin parametrelerini tanımlar. Yazılım proje örneği ile devam edersek; Bu projenin kapsamı, öğrenme yönetim sisteminin devreye alınması ve bordro sistemi ile entegrasyonu ile sınırlıdır. Çoğu zaman, kapsam dahilinde olan şeyleri anlamak için kapsam dışı olan şeyleri belirlemek yararlıdır. Bu proje için başka modüller eklemek kapsam dışıdır. Muhasebe departmanı proje yöneticisine gelip faturalama, alacak hesabı veya borç hesabı modüllerini isteyemez.
Proje tanımlandıktan sonra bir modül eklemek, kapsam sürünmesi. İyi proje sponsorları ve proje yöneticileri kapsam kaymasına karşı koruma sağlarlar ve projenin ortasında kapsam ekleme konusunda çok isteksizdirler. Bir projenin kapsamını artırmak, projenin zaman ve para gibi kaynaklara olan ihtiyacını artırır. Ek olarak, ek kapsam üzerinde çalışmak iş ürünlerinin kalitesini riske atar.
İyi Bir Proje Yöneticisi
Bir proje yöneticisi, bir projeyi tamamlamak için işi planlar ve kaynakları organize eder. Bu kişi, vizyonu belirleyen proje sponsoru ile onu gerçekleştiren proje ekibi arasındaki bağlantıdır. Uygun olduğunda ve zamanında, proje yöneticisi paydaşlar girdi sunmak.
Proje yöneticileri genellikle projeyi ilerletmelerine yardımcı olan aşağıdaki özelliklere sahiptir:
- Proje yöneticileri planlamacıdır. İşin sırasını düşünürler ve ekip eldeki görevi tamamladıktan sonra ne olması gerektiğini bilirler. İyi planlar yaparlar ama aynı zamanda ne zaman esnek olacaklarını ve bir plandan sapacaklarını da bilirler.
- Proje yöneticileri güvenilirdir. Başarıları başkalarının çalışmalarına bağlı olduğundan, proje yöneticilerinin iyi niyetlerine ve yeterliliklerine güvenecek insanlara ihtiyaçları vardır. Güven, proje yöneticisi ile proje sponsoru arasındaki ilişkide özellikle önemlidir.
- Proje yöneticileri genellikle dışa dönük çünkü işlerinin büyük çoğunluğu iletişim kurmayı içeriyor.
İnsanları taahhütlerinden sorumlu tutarlar. İşte bir örnek. Bir proje ekibi üyesinin amiri, proje yöneticisine ekip üyesinin projeye haftada dört saat ayırabileceğini söyledi. Bu ekip üyesi arka arkaya iki haftalık toplantıyı kaçırdı ve iş kırılım yapısında kendisine atanan görevlerde ilerleme kaydetmedi. Kaçırılan ilk toplantının ardından, proje yöneticisi devamsızlık ve kaçırılan teslim tarihlerini tartışmak için ekip üyesiyle bir araya geldi. Ekip üyesi, daha acil öncelikleri olduğunu söyledi. Proje yöneticisi bunun doğru olmadığından şüphelendi, bu nedenle kaçırılan ikinci toplantıdan sonra proje yöneticisi ekip üyesinin amiri ile görüştü. Süpervizör, proje yöneticisine ekip üyesinin davranışlarının tersine dönmesini sağlayacağını söyledi.
İlgili Paydaşlar
Bir projedeki paydaşlar projenin başarısında çıkarı olan ancak proje ekibinin üyesi olmayan kişilerdir. Proje yöneticisi veya proje ekibi üyeleri gibi günlük olarak proje hakkında düşünmezler. yaparlar, ancak kritik kararlar ve projenin genel ilerlemesine yönelik döngüde olmak isterler. hedefler.
Paydaşların proje faaliyetlerine ayak uydurmak için motivasyonları vardır, ancak bu proje Yöneticinin, işi projenin amaçlarına doğru ilerletecek şekilde onları devreye sokma sorumluluğu hedefler. Çoğu durumda, bunu yapmak, çok fazla girdi almakla çok az girdi almak arasında hassas bir denge gerektirir. Paydaşlar her karara ağırlık veremezler. Bu, projeyi batırır ve her kararı kavgaya çevirirdi. Tersine, paydaşlar dışlanamaz çünkü hemen hemen her projenin önemli bir yönü paydaşları tatmin etmektir.
Özel Proje Ekibi Üyeleri
Proje ekibi üyeleri, proje çalışmalarını tamamlar. Çoğu zaman, proje ekibi üyeleri normal görevlerine ek olarak bir projeye atanır, yani projenin getirdiği ek işi telafi etmek için diğer işlerde herhangi bir azalma olmaz. Proje yöneticileri, ekip üyelerinin bu konuda amirleriyle müzakere etmelerine yardımcı olabilir, ancak proje yöneticisinin, proje ekibi üyelerinin proje dışında sahip olduğu sorumluluklar üzerinde herhangi bir denetimi yoktur.
Ekip üyelerinin projeye bağlılığı çok değerlidir. Özveri olmadan teslim tarihleri kaçar ve iş ürünleri kaliteli olmaz. Kendini işine adamış ekip üyeleri, projenin hedeflerini zamanında, bütçe dahilinde ve kalite beklentilerine kadar gerçekleştirmek için motive olurlar.
