İlk seyahatinizi planlıyorsanız topluluk etkinliğiMuhtemelen The Taste of Chicago adlı her yıl düzenlenen devasa festivalin ölçeğine benzer bir şeyi hedeflemeyeceksiniz. Sonra yine Amerika'nın en büyük yemek festivallerinden biri olan o etkinlik 1980'de bir günlük bir etkinlik olarak başladı. etkinlik 36 gıda satıcısı ile.
Artık birkaç günde 3,5 milyondan fazla ziyaretçi çekiyor ve yılda yaklaşık 12 milyon dolar gelir getiriyor. Belediye Başkanının Özel Etkinlikler Ofisi ve Illinois Restoran Derneği, etkinliği planlamak ve yürütmek için birlikte çalışıyor.
Eğer bir topluluk yemek festivali planlamak istiyorsanız, Chicago'nunkiyle karşılaştırıldığında ölçeği ne kadar mütevazı olursa olsun, onların zaman içinde test edilmiş planlarını takip ederek yanlış gidemezsiniz.
Ana Görevler
Başlamadan önce temel sorumluluk alanlarının tanımlanmasına yardımcı olur. Taste of Chicago'nun veya herhangi bir topluluk yemek festivalinin temel işlevsel alanları aşağıdakileri içermelidir:
- Operasyonlar
- Gıda satıcıları
- Programlama
- Sponsorluk
- Pazarlama ve halkla ilişkiler
- Muhasebe ve sözleşme yönetimi
Yukarıdakilerin tümü festivalin planlanmasında aynı genel takvimi takip edecek.
Festival Zaman Çizelgesi
Festival planlaması çadırlar kurulmadan bir yıl önce başlıyor. Bu, Belediye Başkanı Özel Etkinlikler Ofisi'nin her yılın Taste of Chicago'daki rolü için takip ettiği programdır:
- 12 Ay: Yeri ve tarihleri belirleyin ve festival haritasının kaba bir taslağını oluşturun
- 9 Ay: Festival haritasını güncelleyin ve satıcıları belirleyin
- 6 Ay: Satıcıları, sponsorları, programlamayı ve tedarikçileri doğrulayın
- 4 Ay: Eğlenceyi sonlandırın ve işlevsel alanı yeniden onaylayın
- 3 Ay: Festival pazarlama materyalleri hazırlayın
- 1 Hafta: Operasyon yüklemesini yönetme
- 1 Gün: Satıcı yüklemesini yönetin
- Etkinlik sonucu: Operasyon yüklemesini yönetin
- 1 Hafta Sonra: Kapanış toplantısı yapın ve önerilerde bulunun
Festival Yönetimi
Bir devlet kurumu olarak Belediye Başkanının Özel Etkinlikler Ofisi, Taste of Chicago'dan sorumludur ve Chicago'nun göl kıyısında ve şehrin pek çok yerinde gerçekleşen diğer etkinliklerin uzun listesi mahalleler. Taste'den elde edilen gelir, ofis tarafından yönetilen diğer etkinliklerin çoğunu karşılıyor.
Ajans 1980 yılından bu yana bu işi yaptığı için Belediye Başkanı Özel Etkinlikler Ofisi ve Illinois Restoran Birliği'ndeki fonksiyonel ekiplerin çoğu kendi alanlarında oldukça deneyimlidir. Etkinliğin programı yolunda tutmaya odaklanacak bir genel müdürü var.
Genel müdür, ofis üyelerinin yanı sıra polis ve emniyet dahil en az 20 şehir ofis ve teşkilatıyla birlikte çalışır. itfaiye teşkilatları, Sağlık, Sokaklar ve Temizlik Departmanı, Park Bölgesi ve Acil Durum Yönetimi Ofisi İletişim
Bir diğer önemli fonksiyonel alan ise muhasebe ve sözleşme yönetimidir. Bir devlet kurumu olduğu için şehrin satın alma sürecine ve diğer şehir kurallarına uymak zorundadır.
Operasyonlar
bu operasyonlar alan, sahanın hazırlanması, sahne ve prodüksiyon, etkinlik desteği ve güvenlikten sorumludur. Etkinliğin başlangıçta düzgün bir şekilde inşa edilmesini ve festival bittikten sonra sökülmesini sağlamaktan sorumludur.
İş, sürecin başında birçok şehir kurumuyla koordinasyonu gerektiriyor.
Chicago'da bu süreçler arasında sokakların kapatılması, çadır inşaatı, marangozluk ve elektrik işleri, güvenlik, tedarikçi kamyonlarının lojistiği ve çok daha fazlası yer alıyor.
Operasyon ekibinizin neyi kendisinin halledeceğini ve etkinliğiniz için neyin sözleşmeye bağlanması gerektiğini düşünün. Doğru kişileri bulmak için arama yapmaya başlayın. Ekibinizin hangi yerel ajanslarla çalışması gerekecek? En kısa sürede onlarla iletişime geçin.
Restoranlar ve Satıcılar
Etkinlik, 2015 Taste of Chicago için, Chicago'nun farklı mahallelerinin çoğunu temsil eden en az 19 yeni restoranın da aralarında bulunduğu 60'tan fazla gıda satıcısıyla ortaklık kurdu. Elbette Chicago'da pizza, kaburga, dondurma ve cheesecake gibi belirli öğelerin menüde olması gerekir.
Kendi planlamanızda topluluğunuzun ödüllendirdiği yiyecek ve ikramları düşünmeniz gerekecektir.
Chicago'da festival noktalarına büyük ilgi var ve satıcıların bu yoğunluğu karşılayabilmeleri ve şehir nezdinde tamamen temiz bir statüye sahip olmaları gerekiyor. Hatta eyalet Yaz Festivali Sanitasyon Sertifika Kursunu tamamlamaları gerekiyor.
Katılımcı gıda satıcıları için hangi kriterlerin gerekli olduğunu ve kaç taneye sahip olmak istediğinizi düşünmeniz gerekecektir.
Not: İlk yıl zor olabilir, ancak her yıl elde ettiğiniz başarıyla birlikte, giderek daha fazla istekli katılımcınızın olduğunu göreceksiniz.
Programlama
Taste of Chicago'da yemekler kalabalıkların ilgisini çeker, ancak diğer pek çok aktivite insanları doyduktan sonra bile orada tutar. Yıllar geçtikçe programlama ekibi aşağıdaki öğelerin tümünü genel programa dahil etti:
- Birden fazla aşamada ücretsiz konserler
- En iyi şefler ve yemek kitabı yazarlarıyla yemek pişirme gösterileri
- Çocuk sahnesi bulunan bir aile köyü
- Yeşil eğitim için çevre çadırı
- Bir spor pavyonu
- Uluslararası bir alışveriş pavyonu
- Budweiser Clydesdales ve onların Dalmaçyalı arkadaşları
- Eğlence sürmek
- Havai fişek
Yemek festivalinize başka hangi program ve etkinlikleri dahil etmek isteyebileceğinizi düşünün.
Sponsorluk
The Taste of Chicago, aşağıdakiler için çeşitli kategoriler oluşturdu: sponsorluklarönemli bir finansman ve ayni destek kaynağı haline geldiler. Kurumsal pazarlamacılar ve kurumsal etkinlik planlayıcıları, markalarını güçlendirmek ve görünürlük kazanmak için topluluk etkinliklerine katılırlar.
Buna karşılık, etkinlikte yalnızca sponsorların katılabileceği bir ağırlama çadırı gibi bazı avantajlar elde ediyorlar.
Topluluk etkinliğinizi finanse etmekle hangi yerel kurumsal sponsorların ilgilenebileceğini düşünün ve ne tür paketler ve avantajlar sağlayabileceğinizi düşünün.
Pazarlama ve Halkla İlişkiler
Pazarlamacılar Taste of Chicago üzerinde çalışan kişiler kıskanılacak bir konumdalar çünkü etkinlik otomatik olarak Chicago'da ve başka yerlerde medyanın ilgisini çekiyor. Belediye Başkanının Özel Etkinlikler Ofisi'nin, haberi yaymak için geleneksel reklamlara çok fazla harcama yapmasına gerek yok. etkinliği tanıtmak.
Ancak etkinlikle ilgili tüm bilgilerin mevcut ve doğru olduğundan emin olmak pazarlamacıların görevidir. Etkinliğin web sitesini ve sosyal medyadaki varlığını sürdürürler ve web içeriklerini hem medyaya hem de halka tanıtırlar. Her olayda olduğu gibi son dakika değişiklikleri yaygındır.
Başlangıçta, topluluk yemek festivallerinin daha büyük ve daha iyi bilinen etkinliklerin elde ettiği türden bir ilgiyi elde etmesi zor olabilir. Yerel medyaya ulaşmaktan ve onlara etkinlik hakkında bilgi vermekten çekinmeyin.
Ve unutmayın, yemek festivalleri oldukça fotojeniktir! Bu yılın tanıtımı gelecek yılın festivalini daha da büyük bir başarıya dönüştürecek.
