Birçok işletme sahibi gibi siz de fiziksel çalışanların tazminat denetimi düşüncesinden korkabilirsiniz. Sigorta şirketinin hangi kayıtlara ihtiyaç duyacağını biliyorsanız ve bunları önceden organize ederseniz, denetim olasılığı daha az korkutucu görünebilir. Sizin tarafınızdan yapılacak bazı ileri düzey hazırlıklar, denetimin hızlı ve sorunsuz geçmesini sağlamaya yardımcı olacaktır.
Denetimin Planlanması
İşçinizin tazminat sigortacısı fiziksel bir denetim yapmayı planlıyorsa, işçinizin tazminat poliçesinin süresi dolduktan kısa bir süre sonra sizi mektup veya telefonla bilgilendirmelidir. Denetim sizin için uygun olan bir tarihe planlanmalıdır. Gerekli bilgileri toplamak için yeterli teslim süresine ihtiyacınız olacak. Denetçinin denetim için ihtiyaç duyacağı verilerin bir listesini sigortacıdan isteyin.
Atanan denetçinizin bir denetçi olabileceğini veya olmayabileceğini unutmayın. çalışan sigortacının. Bazı sigorta şirketleri, çalışanlarından oluşan bir kurum içi denetim departmanına sahiptir. Diğerleri ise denetim fonksiyonunu bağımsız bir denetim firmasına devrediyor. Denetimi ister sigortacı çalışanı ister yüklenici yapsın, süreç aynı olmalıdır.
İhtiyacınız Olacak Kayıtlar
Denetçinin, denetlenen politikanın kapsadığı döneme ait mali verilere ihtiyacı olacaktır. Sizden sağlamanız istenebilecek bilgi türleri şunlardır:
- Muhasebe defteri
- Vergi formları, özellikle 941 ve 944'ü oluşturur, İşveren Federal Vergi Beyannamesi (sırasıyla üç aylık ve yıllık)
- Nakit ödeme kayıtları
- Bağımsız yükleniciler tarafından sağlanan hizmetler için yapılan ödemeler. Denetçinin bu çalışanların sizin çalışanlarınız olmadığını doğrulaması gerekecektir.
- Taşeronlar tarafından sağlanan hizmetlere ilişkin ödemeler
- Sigorta belgesi işe aldığınız her taşeron için
- W-2 ve 1099 formları
- Her çalışan için iş tanımı. Çalışanın görevlerini doğru bir şekilde tanımladığından emin olun.
- İş operasyonlarınızın açıklaması
- Poliçe dönemine ait bordro kayıtları. Denetçinin her işçiye sağlanan tüm ödeme kaynaklarını (maaş, ikramiye vb.) doğrulaması gerekecektir.
- Politika kapsamındaki üst düzey yöneticiler, ortaklar, şahıs sahipleri veya diğer müdürler için geçerli bordro sınırlamaları
- Deneyim derecelendirme çalışma sayfanız
Gerekli verileri topladıktan sonra bunları düzenlemeniz gerekecektir. Bilgilerin kolayca erişilebilmesi için tüm maaş bordrosu kayıtlarınızı (W-2 formları, maaş taslakları ve fazla mesai kayıtları gibi) bir araya getirin. Aynı şekilde alt yüklenicilerle ilgili ödeme tutarları ve sigorta belgeleri de dahil olmak üzere tüm bilgileri tek bir yerde saklayın. Çabalarınız karşılığını verecek ve denetim daha kolay ve daha hızlı hale gelecektir.
Denetçiyle Toplantı
Denetçi geldiğinde onu, rahatsız edilmeden çalışabileceği sessiz bir yere yönlendirin. İşbirliği yapmaya çalışın ve denetçinin sorularını elinizden geldiğince yanıtlayın. Güvenilir bir çalışandan sizin adınıza denetçiyle görüşmesini isterseniz onun aşağıdakilerden emin olun:
- işini iyi biliyor
- Firmanızın operasyonlarının tüm aşamalarını anlar
- Her çalışanın hangi görevleri yerine getirdiğini bilir
- İçerdiği sınıflandırmalar da dahil olmak üzere şirketinizin işçi tazminatı politikasını anlıyor
- Denetçinin sorularını yanıtlayabilmesi için bordro verileri de dahil olmak üzere firmanızın mali kayıtlarını anlar
Şirketiniz muhasebe ve maaş bordrosu işlerinizi yürütmek için şirket dışında bir muhasebe firması kullanıyorsa, denetçiyi muhasebecinizin ofisine gönderebilir misiniz? HAYIR! Muhasebeciniz, denetçinin ihtiyaç duyduğu mali kayıtları sağlayabilir, ancak tesisinizde fiziksel bir denetim yapılması gerekir.
Maaş Bordrosuna Neler Dahil?
İşçi tazminat primlerinin esası ücret (maaş bordrosu), çalışanlarınızın kuruluşunuza sağladığı hizmetlerin parasal değeri. Sigortacınız, priminizi ücretinizin oranıyla çarparak ve sonucu 100'e bölerek hesaplar. NCCI ve bazı eyalet çalışanlarının tazminat yetkilileri, yazılı bir tanım sunmaktadır. ücret. Tanım eyaletten eyalete değişmekle birlikte genel olarak aşağıdakileri içerir:
- Geriye dönük maaş ve ücretler dahil brüt maaş ve ücretler
- Bir işçinin kendisine karşı yapılan çekilişler de dahil olmak üzere aldığı toplam komisyon
- Hisse senedi bonus planları dahil bonuslar
- Tatil, tatil ve hastalık ücreti
- Fazla mesai ücreti. Çoğu eyalette fazla mesai ücreti, düz zamanlı ücret üzerinden hesaplanır. Örneğin, bir işçinin saatlik ücreti 20 Dolar ise ve kendisine 20 saatlik fazla mesai için 600 Dolar ödeniyorsa, fazla mesai ücretinin yalnızca 400 Doları ücrete dahil edilecektir.
- Aksi takdirde Sosyal Güvenlik, Medicare veya emeklilik planı için yasaların gerektirdiği şekilde çalışanların maaşından kesilecek olan sizin tarafınızdan yapılan ödemeler
- İşçilere çalışılan süre dışında bir esasa göre ödeme yapılması. Örnekler parça başı çalışma, kar paylaşımı veya teşvik planlarıdır.
- İşçilerin işlerini yapmak için kullandıkları el aletleri veya elde tutulan elektrikli aletler için ödeme veya ödenekler
- Bir çalışana sağlanan bir daire veya evin kira değeri. Ayrıca, bir işçinin ücretinin bir parçası olarak aldığı diğer konaklama ve yemeklerin değeri
- Çalışanların emeklilik, kafeterya veya tasarruf planları için brüt ücretinden kesilen ödemeler
- Sigortasız taşeronların çalışanları için maaş bordrosu (aşağıdaki yorumlara bakınız)
Maaş bordrosunun dışında kalanlar nelerdir?
Anlamı ücret genellikle belirli maliyetleri hariç tutar. İstisnalar bir eyaletten diğerine farklılık gösterse de çoğu eyalet aşağıdakileri hariç tutar:
- Çalışanların aldığı bahşişler ve diğer bahşişler
- İşveren tarafından grup sigortasına veya emeklilik planlarına yapılan ödemeler
- Kıdem tazminatı (çalışılan süreler dışında)
- İşverenden satın alınan mallarda indirim
- Geri ödenen işletme giderleri
- Aktif askeri görev için ödeme yapın
- Tek tip ödenekler
Sınıflandırmalar
Bir denetçinin temel görevlerinden biri işletmenizin uygun şekilde sınıflandırılmasını sağlamaktır. Bu değerlendirmeyi yapabilmek için denetçi, şirketinizin faaliyetlerini inceleyecek ve ardından politikanızdaki sınıflandırmaların uygun olup olmadığına karar verecektir.
Denetçi genellikle sizin durumunuzu değerlendirerek başlar. temel sınıflandırma. Genel işinizi en iyi tanımlayan sınıflandırmadır. Çoğu zaman aynı sınıflandırmayı yöneten, en fazla maaş bordrosunun atandığı sınıflandırma budur. Örneğin bir makine atölyesi işlettiğinizi varsayalım. Çalışanlarınızdan bazıları torna tezgâhlarında çalışırken, diğerleri matkap presleri veya damgalama makineleri çalıştırıyor. Çalışanlarınızın gerçekleştirdiği faaliyetler işçiden işçiye değişir ancak hepsi temel sınıflandırmanız olan Makine Atölyesine uygundur. Maaş bordronuzun çoğu makine atölyesi çalışanlarına gittiğinden, Makine Atölyesi sizin geçerli sınıflandırmanızdır.
Bazı çalışanlar ayrı sınıflandırma gerektiren görevleri yerine getirebilir. Örneğin, makine atölyenizde işini kapalı bir ofiste diğer çalışanlardan uzakta yapan bir büro çalışanının çalıştığını varsayalım. Bu çalışana muhtemelen Makine Atölyesi yerine Büro Ofisi Çalışanı sınıflandırması atanacaktır.
İşçi tazminatı sınıflandırma sistemleri, poliçe sahiplerinin anlaması zor olabilecek karmaşık kurallara dayanmaktadır. Denetçiniz işletmenizi yeniden sınıflandırıyorsa veya priminizi anlamadığınız bir şekilde hesaplıyorsa, kendisinden basit bir açıklama isteyin. Hala kafanız karışıksa acentenizden veya komisyoncunuzdan yardım isteyin.
Taşeronlar
Pek çok eyalette, sigortasız taşeronları işe alan yüklenicilere sorumluluk yükleyen yasalar vardır. İşletmenizin yüklenici olarak faaliyet göstermesi ve işi başkalarına taşeron olarak vermesi durumunda bu yasalar sizin için geçerli olacaktır.
Örneğin, şirketiniz ABC İnşaat'ın, yenilemekte olduğunuz bir binada boru tesisatı işi yapması için P&J Plumbing adında bir taşeron kiraladığını varsayalım. Bir P&J çalışanı iş sırasında yaralanır ve işvereninden işçi tazminatı yardımlarını almaya çalışır. İşçi başarısız oldu çünkü P&J işçi tazminatı kapsamını satın almadı. Çoğu eyalette, yaralanan işçi, işçinizin tazminat politikası kapsamında yardım isteyebilir.
Sigortacıların, poliçe sahipleri tarafından işe alınan sigortasız alt yüklenicilerin yaralanan çalışanlarına yardım sağlaması kanunen zorunludur. Böylece denetçiniz, taşeronlara verdiğiniz 1099 formun tamamı dahil olmak üzere vergi belgelerinizi inceleyecektir. İşe aldığınız her taşerondan bir sigorta sertifikası aldığınızı doğrulayacaktır. Herhangi bir alt yüklenicinin işçi tazminatı sigortasına dair kanıt sunamaması durumunda denetçi, o yüklenicinin sigorta kapsamı için sizden ek bir prim talep edecektir.
Sigortasız bir taşeron için alınan ücret, taşeronun gerçekleştirdiği işin türüne bağlıdır. Örneğin, alt yüklenicinin çatı kaplama işi yapması durumunda geçerli çatı kaplama sınıflandırmasına ilişkin oran kullanılacaktır. Bu oran taşerona verilen işin maliyetinin tamamına veya bir kısmına uygulanacaktır. Taşerona ödediğiniz para sadece işçilik için ise, bu durumda maliyetin tamamı (100'e bölünerek) prime esas alınacaktır.
Yüklenici ve Alt Yüklenici
İşletmeniz yüklenici değilse, kiraladığınız bağımsız yüklenicilerin çalışanlarının uğradığı yaralanmalardan siz mi sorumlusunuz? Cevap genellikle hayırdır. Bir yüklenici bağımsız bir işletme yürütür ve yaralanan çalışanlarına işçilere tazminat ödenmesinden sorumludur.
Örneğin bir perakende mağazanız olduğunu varsayalım. Mağazanızdaki eski bir zemini söküp yenisiyle değiştirmek için bir döşeme yüklenicisi olan Fabulous Flooring'i kiralıyorsunuz. İstediğiniz sonucun (yeni bir zemin) ana hatlarını çizersiniz ve Fabulous işi yapar. Muhteşem bir yönetici işi denetler, çalışma programlarını belirler ve çalışanların işlerini nasıl gerçekleştireceklerini belirler. Yeni zemininizin döşenmesi sırasında bir Fabulous çalışanı yaralanırsa, Fabulous (firmanız değil) yardım sağlamakla yükümlü olacaktır.
Bağımsız bir yüklenicinin çalışanlarının yaralanmasından bir şirketin sorumlu tutulabileceği bazı durumlar vardır. Bu nedenle, tüm bağımsız yüklenicilerin, işçi tazminatı sigortasını satın aldıklarını belirten bir sigorta belgesi sunmaları konusunda ısrar etmelisiniz.
