Birçoğumuz e-posta yazmayı okulda öğrenmedik, ancak nasıl e-posta yazılacağını bilmek işyerinde paha biçilmez bir beceridir. Bu özellikle uzaktan çalışma işlerinde çalışanlar (veya arayanlar) için geçerlidir. Yanında iyi telefon görgü kurallarıEvde çalışma işi almak ve bu işi sürdürmek söz konusu olduğunda muhtemelen e-posta kadar önemli bir beceri yoktur.
İyi yazılmış bir e-posta, alıcının mesajı anlamasını ve ona göre hareket etmesini kolaylaştırır. İçinde iş arama, e-posta yüz yüze ilk izlenimden önce gelebilir, hatta yerini alabilir, bu nedenle doğru noktalama işaretleri ve tutarlı bir mesaj çok önemlidir. Ve iş yerinde net olmayan e-postalar kafa karışıklığına ve gecikmelere neden olur. Meslektaşlarınıza, müşterilerinize, potansiyel müşterilerinize, işe alım yöneticilerinize ve hatta arkadaşlarınıza ve ailenize etkili e-postalar yazmak için bu ipuçlarını izleyin.
Öncelikle Mesajı ve Alıcıyı Düşünün
Marc Romanelli / Getty Images
Bir e-posta, parmaklarınızın klavyede olmasıyla değil, zihninizde başlamalıdır. Etkili bir e-posta yazmak için öncelikle şunları düşünün:
Daha sonra alıcının bakış açısını düşünün. Harekete geçmek veya mesajınızı anlamak için hangi bilgilere ihtiyaçları var? Gerekli (ama aşırı değil) arka plan bilgisini verin. Ayrıca, bu özel alıcıya uygun görgü kurallarını da aklınızda bulundurun. OMG veya LOL gibi ifadeler ve kısaltmalar iş başvuruları ve çoğu iş e-postası için uygun değildir.
Açıklayıcı Bir E-posta Konu Satırı Yazın
Bir e-posta yazarken konu satırına "merhaba" veya "evde çalışma işleri" gibi belirsiz bir şey yazmayın veya boş bırakmayın. Bu tür konu satırına sahip e-postaların, alıcının spam kutusuna düşme veya görmezden gelinme şansı yüksektir. Bir işe başvuruyorsanız konu satırına pozisyonun adını yazın. E-posta bir meslektaşınıza gönderiliyorsa, konu satırınıza mesajın amacını özetleyen kısa bir ifade yazın.
Açıklayıcı bir konu satırı yazmanın bir diğer yararı da, daha sonra aramanız gerektiğinde onu gelen kutunuzda bulmanızın daha kolay olmasıdır. Ancak "Soru" gibi bir e-posta satırı içeren bir şey yararlı olmayacaktır.
Alıcıyı Doğru Şekilde Karşılayın
Alıcınızın adını biliyorsanız ancak kişisel olarak tanımıyorsanız, selamlaşmak bir başlık kullanarak, örneğin. Sevgili Bayan Brunelli. ("Bayan" veya "Bayan"ın uygun olup olmadığından emin değilseniz, kadınlar için "Bayan" kullanın.) Cinsiyet konusunda emin değilseniz, sadece adınızı ve soyadınızı kullanın, örneğin Sevgili Chris Smith. Kişinin adını bilmiyorsanız, e-postanıza selamlama olmadan başlayın veya basit bir selamlama kullanın, örneğin. Merhaba, Selamlar, Sayın Yönetici vb.
E-posta bir meslektaşınıza veya tanıdığınız başka birine gönderilecekse, şahsen veya telefonda kullanacağınız adı kullanın.
Doğru Dilbilgisi ve Noktalama İşaretlerini Kullanın
Bir e-postada doğru dilbilgisini kullanmak çok önemlidir. Okuyucular bilinçli veya bilinçsiz olarak gönderenleri dilbilgisi hataları nedeniyle cezalandırır.
- Devamlı Cümleler - E-posta yazarken noktaları boş bırakmayın. Bu küçük duraklama okuyuculara kelimelerin anlamlarını anlamaları için zaman verir. Kısa cümleler bu küçük duraklamaların daha fazlasına izin verir. Teknik olarak devam eden cümleler olmasalar bile uzun cümleleri parçalara ayırın.
- Virgüller - Çok az veya çok fazla virgül kafa karıştırıcı olabilir. Virgülü doğru kullanmayı öğrenin.
- Konu-Fiil Anlaşması - Bu tür hata içeren cümleler, iyi iletişim becerisine sahip adaylar arayan işverenler için kırmızı bayraklardır. Özne-fiil uyumuna ilişkin kuralları gözden geçirin.
Yazımı ve Büyük Harfleri Kontrol Edin
Yazım denetleyiciyi kullanın, ancak ona güvenmeyin. Yazım denetleyici "the" için "onlar"ı veya "onların" için "orada"yı yakalamaz ve bu tür hatalar dikkatsizliği gösterir. Mesajlaşmada "siz" için "u" veya "gerçi" için "tho" gibi kısaltmalar kullanmayın.
Doğru büyük harf kullanımı kullanın. Çoğu kişi cümlenin başlangıcını ve özel isimleri büyük harfle yazmayı biliyor, ancak birçoğu e-postalarda bunu başaramıyor. Shift tuşuna basmak için bir saniyenin fazladan bir kısmını ayırmanın sakıncası olmadığını gösterin. Öte yandan çok fazla büyük harf okuyucunun dikkatini dağıtabilir. İfadelerin tamamını büyük harflerle yazmaktan kaçının (birçok kişi bunu şahsen çığlık atmanın eşdeğeri olarak yorumluyor) ve ayrıca Cümlenin başında olmayan veya uygun olmayan kelimelerin ilk harflerinin sadece vurgu amacıyla büyük harfle yazılması isimler.
E-postada Basit Biçimlendirmeyi Kullanın
E-posta programlarının hepsinin farklı şekilde görüntülendiğini unutmayın. Sizin ekranınızda mükemmel bir şekilde hizalanmış görünenler, bir başkasının ekranında birlikte çalışabilir. Bu nedenle, özgeçmiş veya kapak mektubu gibi yüksek düzeyde biçimlendirilmiş bir kelime işlemci belgesini e-postaya yapıştırmaktan kaçının. Düz metin biçiminde yazılmış belgeleri kullanın.
Paragrafları kısa tutun. Noktalar gibi paragraf araları da okuyucunun gözünü dinlendirir. Cep telefonundan e-posta okuyan biri kısa paragraflardan faydalanacaktır. Ancak yine de paragraflarla ilgili temel kurallara uymaya dikkat edin.
Kısa ve öz olun
Konuyu gizleyen dolambaçlı e-postalar masaya yatırılıyor ve sonunda unutuluyor. Daha da kötüsü yanlış anlaşılabilirler. Amacınızı netleştirin, kısa bir dil kullanarak.
- Sözlülüğü Ortadan Kaldırın - Aktif fiillerle yazın. "Jack bana formları gönderdi" aktif bir fiil kullanıyor. "Formlar bana Jack tarafından gönderildi" pasiftir. Pasif formda yalnızca birkaç kelime daha kullanılır, ancak eklenir. Dahası okuyucuların kafalarındaki fikirleri yeniden düzenlemelerini gerektirir.
- Konuya bağlı kal - Konu dışı bilgi veya fikir ekleme isteğine karşı koyun. Bunları başka bir e-posta için saklayın.
- Madde İşaretlerini Kullan - Bunlar okuyucunuzun önemli olanı anlaması için görsel ipuçlarını kullanmasına olanak tanır. Ancak madde işaretlerinin nasıl görüntüleneceği konusunda şüpheniz varsa madde işaretleri oluşturmak için yıldız işaretlerini veya kısa çizgileri kullanın.
E-postayı Uygun Şekilde İmzalayın
E-postanız varsayılan olarak bir standart imza, gönderdiğiniz e-postaya uygun olduğundan emin olun. Siyasi beyanları veya çocuklarınızın adlarını ve yaşlarını içeren imzalar kişisel e-posta için uygundur ancak iş için daha az kişisel imza kullanın. İşinize ve işvereninize bağlı olarak e-posta imzanızı yine de bir fiyat teklifiyle kişiselleştirebilirsiniz. Tartışmasız bir şey seçin. Bir iş hakkında soru soruyorsanız, herhangi bir alıntı yapmadan veya ekstra kişiselleştirme yapmadan uygun iletişim bilgilerini vermek için imzanızı kullanın.
Gönder tuşuna basmadan önce Yeniden Okuyun/Yeniden Düşünün
Gönder tuşuna basmadan önce yazım ve noktalama hatalarını kontrol edin. Bir iş başvurusuna ilişkin e-postada bir hata bulursanız, sorunu düzeltin ve gönder tuşuna basmadan önce tekrar okuyun. Ama aynı zamanda içerik için tekrar okuyun. E-postanız uzunsa, onu daha kısa ve öz hale getirmenin yollarını düşünün. E-postanız tartışmalıysa veya öfkeyle yazılmışsa göndermeyin, kaydet'e basın. Birkaç saat veya bir gün sonra tekrar gelin ve hâlâ göndermek isteyip istemediğinize bakın.
Bu, bir e-posta göndermeden önce yapılması gereken çok şey gibi görünebilir, ancak etkili e-postalar gönderiyorsanız ve e-postanızı daha verimli bir şekilde düzenliyorsanız, aslında daha az değil, daha fazla zamanınız olduğunu göreceksiniz.
