У багатьох організаціях, портьє є обличчям компанії. Кожен новий клієнт, претендент на роботу, працівник або сторонній постачальник проходитиме повз або зареєструватиметься у адміністратора, тому роботодавці прагнуть знайти людину, яка буде відповідальною, доброзичливою та спокійною.
Знайдіть час, щоб переглянути питання, які вам, швидше за все, зададуть під час співбесіди, приклади того, як відповідати, і поради, як справити найкраще враження під час співбесіди.
10 типових запитань, які задають під час співбесіди з адміністратором
Тут ви знайдете поширені запитання для адміністраторів, приклади відповідей і поради щодо того, що говорити під час співбесіди.
1. Що ви робите, щоб не відставати у швидкому робочому середовищі?
Що вони хочуть знати: Ваш інтерв'юер хоче бути впевненим, що ви можете встигати. Як ви це робите, напевно, не має значення, але ви повинні мати готову чітку та впевнену відповідь.
Найголовніше, що я роблю, — це зберігати спокій, оскільки шалене, напружене ставлення не є корисним і не є гарним виглядом перед будь-яким персоналом чи клієнтами. Я намагаюся сортувати завдання, щоб завжди працювати над найважливішим завданням спочатку. Зазвичай це все, що стосується одного з клієнтів компанії. Крім того, я веду поточний список усього, що мені потрібно зробити, щоб не нехтувати важливими обов’язками.
2. Як ви організовуєте свій щоденний графік?
Що вони хочуть знати: Те, як ви організуєте свій день, насправді не головне. Суть полягає в тому, щоб продемонструвати, що ви добре організовані і будете виконувати всі свої обов'язки грамотно і вчасно.
Я починаю кожен день зі складання списку всього, що мені потрібно зробити. Я перевіряю у своєму календарі будь-які зустрічі чи зустрічі, щоб бути в курсі їх і, якщо необхідно, отримати покриття на стійці реєстрації. У моїй роботі спілкування є ключовим, тому я постійно відповідаю на телефонні дзвінки та перевіряю електронну пошту на наявність нових запитів, а потім відповідно оновлюю свій список справ наступними завданнями.
3. Яку роль відіграє секретар у створенні першого враження клієнта про організацію?
Що вони хочуть знати: Ваш співбесідник повинен бути впевнений, що ви розумієте посаду, на яку претендуєте, але це питання також може бути культурним і торкатися вашої філософії роботи.
Адміністратор може справити велике враження — позитивне чи негативне — на клієнтів. Оскільки я один із перших, кого бачать клієнти, розчарування чи погана взаємодія може справді зіпсувати їхню думку про компанію чи загальний досвід, який вони мали. Для мене це схоже на те, коли господар вітає вас у ресторані. Якщо вони здаються шаленими або поводяться грубо, то пізніше може здатися, що ваша їжа просто не така смачна. Ось чому я завжди вітаю людей з посмішкою на обличчі та переконаюся, що всі клієнти відчувають, що вони отримали мою повну увагу.
4. Розкажіть мені про випадок, коли вам довелося мати справу з розлюченим клієнтом або гостем по телефону чи особисто. Як ви впоралися з ситуацією?
Що вони хочуть знати: Це одне з кількох питань, які вам можуть поставити щодо того, як ви справляєтеся зі стресовими та складними умовами. Вас також можуть запитати, як ви реагували на злочинну або неетичну діяльність. Бути чесним. Не перебільшуйте, а також не продавайте себе.
Як реєстратор у лікарні, я часто спілкувався з розчарованими пацієнтами по телефону. Одного разу жінка була настільки розлючена, що відділ розрахунків не передзвонив їй того ж дня, що почала кричати на мене по телефону. Це було неприємно! У таких ситуаціях я намагаюся подумати про те, який стрес має відчувати людина, щоб поводитися таким чином. Через хвилину, коли вона кричала, я сказав: «Ви, мабуть, справді розчаровані. Чи можете ви розповісти мені більше про те, що відбувається?" Це допомогло сповільнити розмову та зменшити її гучність. Вона пояснила всю ситуацію, і я запевнив її, що наша особа, яка займається рахунками, прибула на цей день і зв’яжеться. Я також сказав їй, що покладу записку на стіл особи, що виставляє рахунки, попросивши її передзвонити жінці як її перше завдання. До кінця розмови вона була набагато спокійнішою і вибачилася за свої попередні різкі слова.
5. Чи готові ви працювати понаднормово?
Що вони хочуть знати: Якщо ви не бажаєте працювати понаднормово, скажіть про це. Якщо ви готові працювати понаднормово, але лише в певних межах, також скажіть це. Так, є компанії, де відмова від понаднормової роботи коштує вам роботи. Але взяти зобов’язання, яке ви не можете виконати, або поставити себе в положення, коли вам доведеться пожертвувати своїм добробутом або добробутом своєї сім’ї заради своєї роботи, є неприйнятним варіантом. Вам потрібна робота, яка відповідає вашій доступності.
Мені зручно працювати понаднормово кілька разів на місяць, якщо я маю попередження за день. Завдяки хедз-апу мені легше змінювати свої плани. У крайньому випадку я, ймовірно, теж можу працювати понаднормово в той же день, але я справді волів би отримати попередження за день.
6. Скільки співробітників працювало у вашому останньому офісі?
Що вони хочуть знати: Інтерв'юер хоче знати, в якому середовищі ви працювали, як воно порівнюється з компанії, в якій ви берете співбесіду, і чи комфортно вам працювати в малій і/або великій компанії робочі місця.
У моєму останньому офісі було п’ятеро працівників. Це досить мало, щоб ми почали відчувати себе як сім’я. Знаєте, усі знали, що Марті у відділі розрахунків потрібно було випити дві чашки кави, перш ніж ви могли поставити складні запитання. Але до того мій офіс був досить великий — 60 співробітників. Мені було комфортно в обох середовищах, хоча перший місяць у великому офісі був небагато складно, оскільки мені довелося з’ясувати, хто що робив і куди спрямовувати дзвінки з багатьма варіантами доступний.
7. Опишіть ваші попередні обов’язки адміністративного помічника, секретаря або портьє.
Що вони хочуть знати: Інтерв'юер хоче переглянути обов'язки, які ви перерахували у своєму резюме, і підтвердити, що вони відповідають запропонованій посаді. Це також гарна нагода розповісти про те, що висвітлено у вашому досвіді роботи.
Як портьє в ABC Financials я був першою людиною для клієнтів. Я відповідав на загальну телефонну лінію, а також відповідав на телефони п’яти віце-президентів компанії. Я також відповідав за отримання посилок і розповсюдження пошти, вітання та супровід клієнтів і продавців до конференц-залів, а також ведення електронної пошти із загальною інформацією компанії адресу. У мене також було багато адміністративних обов’язків: я керував календарями тих віце-президентів, упорядковував їхні ділові поїздки, а також допоміг створити та вдосконалити презентації PowerPoint та інші матеріали для розповсюдження події.
8. Як ви розставляєте пріоритети для дзвінків, клієнтів, доставки та інших питань, які потрібно вирішити негайно?
Що вони хочуть знати: Інтерв'юер хоче знати, наскільки добре ви вмієте виконувати багато завдань одночасно, організовувати час і розставляти пріоритети завдань. Це також гарна нагода вказати, як ви зіткнулися з кількома пріоритетами, і пояснити, як ви впоралися з усіма ними.
Багатозадачність необхідна, коли офіс зайнятий. Коли це не грубо, я намагаюся виконувати кілька завдань одночасно. Наприклад, я можу легко відповісти на телефонний дзвінок, підписуючись на посилку від кур’єра. Коли багатозадачність неможлива, я ставлю свою зосередженість на клієнтах і клієнтах як пріоритет номер один. Якщо потрібно, я запитаю, чи можуть вони дати мені хвилину, щоб спершу виконати інше завдання, і, якщо справа дуже зайнята, я намагаюся викликати колегу, щоб він підтримав мене.
9. Наскільки сильні ваші навики роботи з комп’ютером?
Що вони хочуть знати: Інтерв’юер хоче, щоб ви підтвердили, якими навиками ви володієте комп’ютером, чи відповідає ваш рівень навичок очікуванням компанії та якими програмами вам найбільше зручно користуватися. Якщо можливо, перед співбесідою доцільно дізнатися, які програми використовує компанія.
Я дуже добре володію комп'ютером. Крім знайомства з Microsoft Office, я також оновлював веб-сайт компанії на своїй останній посаді, тому мені також зручно використовувати WordPress. Коли я починаю користуватися новою програмою чи застосунком, я зазвичай виявляю, що на більшість своїх запитань можна знайти відповіді за допомогою пошуку в Інтернеті, хоча я також ціную отримати підручник від колеги.
10. Розкажіть про свій досвід обслуговування клієнтів.
Що вони хочуть знати: Інтерв'юер хоче отримати огляд вашого досвіду обслуговування клієнтів — скільки років, конкретні приклади та які навички ви можете використовувати для вирішення проблем.
Я працюю в службі обслуговування клієнтів з підліткового віку. Моєю першою роботою була робота в книжковому магазині, де я допомагав покупцям знаходити книги, а іноді і прикривав касу. У коледжі я також працював неповний робочий день у роздрібній торгівлі, цього разу продаючи одяг. Тоді, звісно, як портьє в компанії ABC, я також мав справу з клієнтами, хоча в цій ролі я безпосередньо не займався продажами. Мені дуже комфортно спілкуватися з клієнтами та вирішувати їхні проблеми, чи то знайти книгу, яку вони шукають, чи змінити час зустрічі з керівником.
1:53
Подивіться зараз: як відповісти на 4 поширені запитання на співбесіді з адміністратором
Поради щодо відповідей на запитання секретаря
Найкращі адміністратори орієнтовані на деталі, організовані та чудово спілкуються. Тому кандидати повинні бути готовими відповісти на відкриті запитання співбесіди, які оцінюватимуть досвід, знайомство з інструменти на робочому місці, процес і набір навичок, включаючи роботу з обслуговуванням клієнтів, багатозадачність і здатність швидко приймати рішення дзвінки.
У цьому випадку інтерв’юери не обов’язково шукають відповіді «так» чи «ні». Натомість вони очікують, що кандидати відповідатимуть конкретними прикладами, які описуватимуть, як вони поводилися з минулим ситуацій на робочому місці та ставте ретельно досліджені запитання про пріоритети компанії, очікування, цілі та виклики.
Через постійно зростаючий технологічний прогрес на робочому місці, портьє також повинні мати сильні технічні навички. Ви повинні мати досвід користування телефонними системами та офісними машинами, такими як принтери, копіювальні апарати, сканери тощо факсимільні апарати (так, все ще), на додаток до комп’ютерних програм, таких як MS Office, і галузевих програм програмне забезпечення.
7 запитань, які слід поставити інтерв'юеру
Інтерв'юери очікують від вас запитань. Ось список запитань, які ви можете поставити під час або в кінці співбесіди:
- Чи можете ви розповісти мені більше про повсякденні обов’язки на цій посаді?
- Які якості ви шукаєте в людині, яку хочете найняти в компанію?
- Які ваші очікування від цієї роботи та як ви оцінюєте успіх?
- Чому остання людина, яка займала цю посаду, пішла?
- Кому підпорядковується ця посада?
- Які є можливості кар'єрного зростання в компанії?
- Чи пропонує компанія будь-які можливості для навчання працівників?
Як справити найкраще враження
Посаду адміністратора можна вважати початковою, але вона також може стати першою сходинкою службових сходів. Майбутнього роботодавця привабить впевнена в собі людина. Часто ви будете першою людиною, яку клієнти або пацієнти зустрінуть, коли вперше зайдуть в офіс.
Будьте впевнені, що ваше перше враження найкраще. Ось як підготуватися до співбесіди. Разом із видатним резюме, знайдіть час, щоб одягнути частину під час співбесіди. Якщо ви отримаєте роботу, ви будете на передовій, і важливо показати роботодавцю свій професійний імідж.
Якщо ви не впевнені, що одягнути на співбесіду, перегляньте ці поради як одягнутися на співбесіду. Якщо і ваше резюме, і ваш професійний одяг відповідають дійсності, і ви готові відповісти на ймовірні запитання, ви успішно отримаєте посаду, на яку збираєтесь співбесіду.
