Баланс цієї статті пропонує деякі додаткові типи зустрічей які поширюють стрес і сварку. Як менеджер або керівник, який відповідає за об’єднання людей для спілкування, обміну та створення ідей, ви добре обслужитеся, якщо виключите ці типи зустрічей зі своєї рутини.
8:00 ранку в понеділок, ранкові збори персоналу
Проблема цієї зустрічі в тому, що ніхто ніколи до неї не готовий. Зрештою, зараз 8:00 ранку понеділка — ще нічого не сталося, і що б не сталося минулого тижня, це здебільшого давня історія. Друга проблема цієї зустрічі полягає в тому, що для того, щоб будь-хто був готовий, вони повинні працювати в неділю ввечері, і це добре нагода, але гарантовано принесе вам кілька серйозних голосів за «придурка року» від співробітників і членів сімей працівників.
Рішення: Якщо вам потрібно провести групову зустріч у понеділок, перенесіть її на пізній ранок або рано вдень. А ще краще, перенесіть це на ранок вівторка.
Статусні зустрічі за круглим столом
Ви знаєте цю зустріч. Це той, де люди рухаються кімнатою, діляться своїми останніми оновленнями, сагами, фантазіями та мріями. Сядьте не на те місце, і ви опинитеся 22-м
Рішення: Зустріньтеся, якщо потрібно, але встановіть деякі правила щодо оновлень. Попросіть людей зосередитися на важливих новинах, які впливають на кожного, або визначити проблеми, які потребують допомоги з різних функцій. Зробіть усе, щоб обмежити хворобливий марш безпричинних і корисливих оновлень статусу, які породжують недисципліновані зустрічі за круглим столом.
Повторювані зустрічі, які втратили свою мету
Будь-яка повторювана зустріч, де ніхто не може згадати, чому ця зустріч все ще відбувається, є кандидатом на негайне виключення. Закони фізики застосовуються до зустрічей, а зустріч за розкладом, як правило, залишається в розкладі ще довго після того, як вона вичерпає свою корисність на робочому місці.
Один новий менеджер переглянув список регулярних зустрічей у розкладі своєї команди та скасував дві з них, оскільки не зміг знайти причину проведення цих зустрічей. Він отримав більше ніж кілька листів подяки та кілька коментарів від людей, які дивувалися, як йому вдалося зірвати цю зустріч, від якої вони намагалися позбутися останній рік.
Рішення: Перегляньте всі повторювані зустрічі, яким ви піддаєте вашу команду або в яких ви берете участь, і виключіть їх зі свого життя та життя членів вашої команди. Якщо ви не є організатором зустрічі, повідомте організатору про свій намір і свою точку зору щодо користі зустрічі. Якщо ви є організатором/спонсором, опитайте членів команди та надайте їм право голосу. Трохи драконівського нарізання повторюваних зустрічей відкриває дорогоцінний час для інших більш важливих справ.
Групові зустрічі Word-Smithing
Це будь-яка зустріч, на якій ви об’єднуєте групу людей для роботи над формулюванням чогось: бачення, місії, стратегії, заяви про масштаби в управлінні проектами. Результатом цих сесій є, як правило, низка незграбно побудованих речень, які відображають компроміси з боку відповідальної особи. Ніхто в залі не погоджується з кінцевим продуктом, але всі кивають головами на знак згоди, щойно формулювання переходить від смішного до просто жахливого, намагаючись змусити біль зникнути.
Рішення: Нбудь-коли передавати грубі формулювання будь-чого в комітет. Самостійно вдарися по предмету, про який йде мова, відштовхни його від кількох колег, а коли підійдеш до чогось, що починає працювати на тебе, дуже обережно попроси групу порадити. Ставте уточнюючі запитання, робіть великі нотатки, а потім зникайте та перенапрацьовуйте твердження(-я), повторюючи процес за потреби.
Шаблонні стратегічні зустрічі
Немає магічного процесу, шаблону чи навіть простого ряду кроків, які допомагають досягти стратегічної ясності. Проведення S.W.O.T. Аналіз (сильних, слабких сторін, можливостей і загроз) не завжди є критичним шляхом до досягнення точної оцінки умов і можливостей. А цифри, цілі та зростання не є стратегіями. Остерігайтеся тих, хто пропонує простий процес для цієї складної теми.
Рішення: Інвестуйте в висококваліфікованого та досвідченого стратегічного фасилітатора або радника, який розуміє, як це зробити спрямовувати, інколи керувати, а інколи слідувати в погоні за розробкою дієвого, значущого стратегія. Правильний професіонал притягне групу до відповідальності за пошук відповідей на правильні (складні) запитання, на які необхідно відповісти на шляху до стратегічної ясності.
Суть
Зустрічі це безцінні можливості для встановлення контактів, спілкування, налагодження стосунків і стимулювання творчого вирішення проблем. Вони також є можливостями для надмірного використання та навіть зловживання. Прагніть бути керівником, який поважає силу та важливість зустрічей. Використовуйте ці форуми з правильних причин, створивши їх для зосередження на ключових питаннях, пошуку ідей і, що важливо, поважайте час, який кожен вкладає в сесії. Члени вашої команди оцінять ваш позитивний підхід більше, ніж ви можете собі уявити.
