Кожен великий робочий проект проходить п’ять етапів. Довжина та деталі можуть відрізнятися від проекту до проекту, але всі все одно будуть дотримуватися тієї самої базової структури. Поки деякі проектні методики такі як гнучкі підходи стискають або повторюють наступні етапи у швидших ітеративних циклах, робота кожного етапу є видимою та чіткою в кожному проекті.
П'ять етапів
Формальні етапи проекту такі:
- Ініціація: формування команди проекту, статут проекту та початок
- Планування: остаточне визначення обсягу проекту, визначення детального розподілу робіт, оцінка ризику, визначення потреб у ресурсах, остаточне складання графіку та підготовка до фактичної роботи
- виконання: виконання фактичної роботи, яка вимагається визначенням та обсягом проекту
- Монітор і контроль: фактичне управління, звітування та контроль ресурсів і бюджетів на етапі виконання
- Закриття проекту: здача проекту, оцінка отриманих уроків, відкладення команди проекту
А керівник проекту керуватиме своєю командою цими п’ятьма етапами послідовно — незалежно від розміру проекту — до завершення проекту. Для гнучких або ітеративних проектів розробки планування та виконання відбуваються короткими ривками або спринтами, при цьому етапи повторюються, доки проект не буде завершено до задоволення клієнта.
Розглянемо ці етапи докладніше.
Ініціація
Надійний початок проекту не тільки забезпечить успіх вашого проекту, але й закладе основу для всіх наступних етапів. Під час ініціації ви отримаєте призначення членів команди проекту, поінформуєте їх про загальні цілі проекту, і задайте клієнту або власнику проекту якомога більше запитань, щоб ви могли ефективно спланувати проект. Це також чудовий час, щоб підвищити ентузіазм команди щодо проекту та зібрати будь-які останні деталі, які можуть вплинути на планування проекту. Додаткові кроки включають:
- Аналіз зацікавлених сторін
- Присвоєння ан виконавчий спонсор
- Розробка та комунікація статутних документів
- Офіційна стартова зустріч
Планування
Після того, як ви запустили проект і зібрали всю необхідну інформацію, ви почнете планувати свій проект. Етап планування залежить від розміру вашого проекту, обсягу інформації, яку ви маєте організувати, і великої вашої команди. Результат планування має бути чітким план проекту або графік, з якого кожен буде виконувати поставлені завдання.
Використання програми для планування проекту, такої як Microsoft Project або Basecamp, надзвичайно корисно під час планування проекту. Є й інші безкоштовні варіанти, доступні в Інтернеті. І все ж, хоча використання програми для планування проекту корисне, це не завжди необхідно. Використання Excel і Word для створення плану та передачі його команді є настільки ж ефективним.
Конкретні завдання на етапі планування включають:
- Створення комунікаційного плану для різних зацікавлених сторін
- Розробка детальної структури розбивки робіт
- Виявлення критичний шлях
- Нанесення ресурсів на план проекту та уточнення послідовності роботи на його основі залежності проекту та обмеження ресурсів
- Розробка детального графіка
- Оцінка ризиків і розробка пріоритетів ризиків і плану пом'якшення
виконання
Тепер, коли у вас є надійний план проекту, команда може розпочати виконання проекту відповідно до поставлених завдань. Це етап, на якому кожен починає виконувати роботу. Ви захочете офіційно розпочати етап виконання з особистих зустрічей, щоб переконатися, що кожен має те, що йому потрібно, щоб розпочати виконання своєї частини проекту. Спрямування команди на правильний шлях є невід’ємною частиною успіху проекту, тому чітко сформулюйте графік і план комунікацій.
Монітор і контроль
Поки проект знаходиться на етапі виконання, ви почнете його відстежувати та контролювати, щоб переконатися, що він рухається за планом. Існує багато способів моніторингу та контролю проекту. Випадкові перевірки з лідерами команд, організовані щоденні «стендапи» або більш офіційні щотижневі статусні зустрічі є ефективними. Інформація, яка надходить під час цих зустрічей або каналів зв’язку, буде інформувати про цикл зворотного зв’язку та, зрештою, про будь-яке перепланування та коригування, які можуть знадобитися для проекту.
Додаткові важливі дії на цьому етапі включають:
- Дотримання попередньо розробленого плану комунікації для забезпечення поінформованості зацікавлених сторін про статус проекту
- Моніторинг робочих груп і робочої діяльності на критичному шляху
- Виявлення можливостей для покращення продуктивності розкладу шляхом швидкого відстеження або паралельного виконання дій або, якщо необхідно, збою розкладу шляхом додавання ресурсів
- Моніторинг фактичного проти планові витрати
- У деяких випадках моніторинг, обчислення та звітування про отриману вартість для плану проекту
- Моніторинг і пом’якшення ризиків, а також уточнення плану ризиків за потреби
Закрити проект
Після того, як усі деталі та завдання вашого проекту завершені та схвалені клієнтом або власником проекту, ви можете нарешті закрити свій проект. Це може здатися формальністю, але закриття проекту так само важливе, як і його початок, планування та реалізація.
Хороший менеджер проекту задокументує всю інформацію про проект і акуратно впорядкує її, щоб у разі потреби можна було повернутися до неї. Це також гарний час, щоб провести посмертний огляд проекту, щоб усі члени команди могли поміркувати про те, що пішло правильно чи неправильно під час проекту. Усі важливі нотатки щодо проекту також слід задокументувати, щоб результатом можна було поділитися з іншими учасниками проекту та зберегти його в папці історії проекту. Нарешті, важливо офіційно припинити роботу команди проекту, надавши відгук і оцінку ефективності, як зазначено в політиці вашої фірми.
