Громадські організації в містах по всій країні проводять спеціальні публічні та громадські заходи, такі як фестивалі просто неба, вуличні ярмарки та карнавали. Багато з цих публічних заходів — особливо успішних — стають очікуваними святами, а іноді й предметом гордості для приймаючої спільноти. Хоча існують аспекти планування та проведення подій, які є спільними для всіх типів заходів від весіль до корпоративних конференцій, публічні заходи, як правило, мають свої потреби та виклики. Одним із таких унікальних факторів планування публічних заходів є робота з державними установами та отримання дозволу від них.
Іноді найкращий спосіб навчитися – це просто почати. В інших випадках варто вчитися на уроках і досвіді інших. У цьому випадку ми будемо вчитися у міста Чикаго. Маючи досвід організації близько 350 спеціальних заходів у Чикаго, Офіс мерії спеціальних подій створив свій ресурс для спеціальних подій Путівник і пакет дозволів на спеціальні заходи, який містить практичні ідеї, які інші міста можуть захотіти включити у свою спільноту події. Ось головні поради щодо планування успішних громадських заходів від самих майстрів.
Мати офіційний процес подання заявки
в Чикаго, муніципальний кодекс вимагає, щоб організації, які бажають провести громадську подію, подали офіційну заявку, яка погоджується з певними правилами події, як-от:
- Плата за вхід не стягується (встановіть суму пожертви).
- Продавці харчових продуктів повинні мати ліцензію та сертифікат.
- Продавці алкогольних напоїв повинні мати ліцензію (лише пиво та вино).
- Продавці товарів повинні мати ліцензію.
- Необхідно повідомити транспортну адміністрацію Чикаго.
Наявність офіційного процесу подання заявок на публічні та громадські спеціальні заходи може зменшити навантаження та спростити затвердження, що є безпрограшним для всіх.
Потрібен дозвіл на особливий захід
На додаток до процесу подання заявки на проведення заходу, місто Чикаго також вимагає від організаторів подати заявку на отримання спеціального дозволу на захід, яка містить власні вимоги, такі як:
- Заявку необхідно подати мінімум за 45 днів до заходу.
- Заяви повинні бути нотаріально завірені.
- Організатори повинні надати свідоцтво про страхування загальної комерційної відповідальності на суму 1 мільйон доларів із зазначенням міста Чикаго як додаткового страхувальника.
Хоча спочатку може здатися, що Чикаго просто створює чимало бюрократичних обручів, через які потрібно проскочити, коли справа доходить до громадських заходів, без зробивши заявки надто складними, місто гарантувало, що всі публічні заходи відповідатимуть набору вимог, багато з яких стосуються безпеки.
Потрібна карта подій із заявкою на дозвіл
Організатори повинні подати як частину будь-якої заявки на отримання дозволу на спеціальну подію карту події, яка визначає пропоновані зони закриття вулиць і план зміни маршруту. На карті також мають бути враховані громадські гаражі, під’їзди та пожежна смуга. Знаки об’їзду та барикади мають відповідати вимогам міста, і організатори зобов’язані отримати ці матеріали безпосередньо. При видачі дозволу враховуються такі пункти:
- Громадська безпека.
- Близькість іншої події в цьому районі в той же час.
- Попередня видача дозволу на інший захід на тій самій карті локації.
Потрібен дозвіл на намет і навіс
У Чикаго намети чи навіси площею понад 240 квадратних футів під час публічних заходів потребують дозволу від міської влади. Якщо площа перевищує 600 квадратних футів, креслення мають бути проштамповані ліцензованим архітектором або інженером-будівельником, а також мають бути подані плани виходу та аварійного стану, включаючи знаки та освітлення. Якщо розмір перевищує 4000 квадратних футів, запит на отримання дозволу має подати компанія, відповідальна за зведення конструкції. Цей процес гарантує серйозне ставлення до заходів безпеки.
Вимагайте партнерства з посадовими особами громадської безпеки
Спеціальні заходи в Чикаго мають залучати як поліцію, так і пожежну службу. Організатори повинні зустрітися з начальником поліції (та/або його чи її представником) для вирішення питань наприклад смуга руху для транспортних засобів екстреної допомоги, плани безпеки та призначений командний пункт на подія. Організатори мають призначити особу, яка виконуватиме функції зв’язку з відділом міліції, пожежною частиною, вуличними та санітарними службами, офісом спеціальних заходів та іншими. Це допоможе мати принаймні одну обізнану та досвідчену людину у вашій команді, яка буде координувати роботу всіх цих державних відділів.
Надайте контрольний список правил пожежної безпеки
Організатори фестивалів і заходів на відкритому повітрі в Чикаго отримують контрольний список і зобов’язані відповідати певним вимогам кодексу пожежної безпеки, зокрема:
- Намети повинні бути виготовлені з вогнезахисного матеріалу (потрібна сертифікація).
- Вогнегасники обов'язкові в кожній кабінці.
- Тимчасові ряди для сидіння розраховані на 5-14 осіб (максимум).
- Тимчасові проходи для сидіння повинні мати мінімум 36 дюймів.
- Забороняється зберігати легкозаймисті рідини в наметах, навісах чи будках.
- Не можна допускати накопичення сміття.
- Електричні шнури повинні бути заклеєні скотчем, і рекомендується мати кілька розеток.
- Рекомендовано використовувати протипожежні смуги для автомобілів швидкої допомоги (10-футова протипожежна смуга).
- Базовий C.P.R. та курси першої допомоги рекомендуються для співробітників.
Досвідчені та нові організатори публічних заходів однаково цінують хороший контрольний список.
Забезпечте безпечне поводження з харчовими продуктами
Місто Чикаго вимагає від продавців відвідати заняття Департаменту охорони здоров’я перед подачею будь-яких заявок. Крім того, продавці повинні пройти підготовку з питань санітарії та сертифікацію на літньому фестивалі (пропонує Асоціація ресторанів штату Іллінойс). Офіцер охорони здоров'я, який визначає, чи отримає постачальник дозвіл на роботу, зберігає повноваження призупиняти будь-який дозвіл у будь-який час.
Місто визначає детальні правила щодо харчових продуктів, контейнерів, етикеток, захисту харчових продуктів, особистої гігієни персоналу, харчового обладнання, відходів, конструкції стендів та токсичних матеріалів. Він також вимагає від продавців відвідувати обов’язковий санітарний семінар.
У зв’язку з цим необхідно мати ліцензію (ліцензії) на алкогольні напої на особливих подіях отримано за 20 днів до події.
Майте план укладання контрактів на міські служби
Для надання низки послуг, у тому числі розміщення повідомлень, необхідно наймати державних або приватних підрядників Парковка заборонена знаки, забезпечення барикад, буксирування, сміттєві бочки, сміттєві бочки, вкладиші, підмітання, збір сміття, електричні послуги та/або звукове обладнання. У Чикаго Департамент вулиць і санітарії готовий надавати такі послуги за погодинним графіком оплати на основі досвіду.
Крім того, програма переробки є частиною пакету дозволів на спеціальні заходи в Чикаго. Із зростанням популярності зелених подій це непогана ідея!
Потрібні дозволи на тварин
Якщо тварини будь-яким чином залучені до заходу, місто Чикаго вимагає подати разом із заявкою на захід ім’я місцевого ветеринара, який буде присутній на заході. Ця особа відповідатиме за забезпечення будь-яких хворих або поранених тварин. Також комісія з питань догляду та контролю за тваринами може перевіряти тварин перед їх використанням у громадській діяльності.
Керуйте вивісками та рекламою подій
Організатори громадських заходів у Чикаго мають можливість отримати додаткову освіту заходу за допомогою банерів зі світловими стовпами. Звичайно, місто обробляє ці запити, вимагаючи від організаторів заповнити заявку на дозвіл банерів включаючи копію запропонованої графіки банера, дату події та будь-які інші важливі аспекти запит. Відділ вулиць та санітарії керує такими типами запитів.
