Керівники проектів використовують діаграми Ганта як дуже корисний інструмент для відстеження та координації всіх невеликих кроків, які входять у великий проект. Діаграми Ганта можуть швидко стати непосильними та безладними. Вони можуть особливо заплутати людей, які не вміють їх читати. Спробуйте використати діаграму Ганта, щоб пояснити свій прогрес клієнту або колезі з іншого відділу, і у вас можуть виникнути серйозні труднощі.
Це не єдиний виклик діаграм Ганта. Дані в діаграмі Ганта зазвичай вимагає спеціального програмного забезпечення для перегляду, редагування та друку, що майже завжди є складним завданням. Крім того, інколи потрібно зосередитися лише на невеликій частині проекту, не перевантажуючись усією додатковою інформацією про весь проект.
Хоча діаграми Ганта є чудовим рішенням для управління проектами, вони не єдині. Коли вам потрібно переглянути менший зразок інформації, або вам потрібно представити спрощену версію, або частину інформації — у ситуації, коли діаграма Ганта не є практичною, може підійти альтернативний метод рахунок.
Списки завдань
Кожен у діловому співтоваристві повинен бути знайомий із основним списком справ. Насправді бути організованим є одним із найкращі навички для менеджера проекту.
Список завдань переносить список справ на наступний рівень. За допомогою списку завдань ви можете додати додаткові стовпці, щоб показати, хто виконуватиме кожне завдання, статус завдання, дати початку та завершення та ймовірність того, що завдання буде виконано вчасно. Ви навіть можете додати прапорці, щоб члени вашої команди перевіряли виконання завдань.
Електронні таблиці
Іншою альтернативою є спрощена діаграма в електронній таблиці. Ви все ще можете перелічувати завдання вздовж лівої сторони, а також можете заштрихувати смуги, щоб показати свій рівень прогресу та приблизну дату початку та завершення завдань.
Однак створення електронних таблиць може зайняти багато часу та оновлення, тому ви не захочете використовувати їх як загальне рішення для управління проектами. Однак для простого одноразового звіту для клієнта чи менеджера спрощена електронна таблиця може візуально представити проект таким чином, щоб
легко пояснити і зрозуміти. Це також хороший варіант для відстеження прогресу проекту.
Блок-схеми
Блок-схеми або мережеві діаграми показують завдання проекту в порядку їх виконання. Блок-схеми можуть бути як простими, так і складними, як вам заманеться. Наприклад, ви можете чи не бажаєте вказувати таку інформацію, як дата початку та завершення кожного кроку, ідентифікаційний номер завдання або
Розташування. Майте на увазі, що надто багато інформації може ускладнити читання цих діаграм.
Хоча багатьом людям блок-схеми легше читати та розуміти, ніж діаграми Ганта, створення їх може бути складним завданням. Крім того, вони часто не підходять для великих і складних проблем. Блок-схеми найкраще підходять для представлення простих проектів із завданнями, які природно прогресують від одного до
наступний, але не слід використовувати як довгостроковий інструмент або для надто складних проектів.
Канбан дошки
Чи має ваш проект велику кількість кроків, які не обов’язково виконувати в послідовному порядку? У вас кілька людей працюють над одним проектом або завдання часто оновлюються? Якщо так, Канбан може запропонувати ідеальне рішення для вас.
На дошці Kanban кожне завдання проекту записується на клейкому папірці та розміщується у відповідному стовпчику, наприклад «виконання», «виконується» або "зроблено". Коли кожне завдання буде виконано, відповідна липка нотатка переміщується по дошці, доки всі нотатки не потраплять у стовпчик «виконано».
Цю організаційну систему дуже легко зрозуміти та швидко модифікувати, але вона не дуже портативна, і вам потрібно буде бути обережним, щоб жодна з нотаток не впала та не загубилася.
Звіти про стан
Діаграми Ганта є чудовими інструментами для відстеження ваших проектів, не обов’язково для передачі інформації. Якщо все, що вам потрібно зробити, це повідомити про свій прогрес клієнту, спонсору проекту чи іншим членам команди, а звіт про стан може бути вашим найкращим варіантом. Крім того, багато програм для керування проектами створюватимуть спрощені та зрозумілі звіти про стан лише кількома клацаннями миші, заощаджуючи ваш дорогоцінний час та енергію.
Діаграми Ганта дуже практичні для відстеження всіх завдань, які входять у великий проект, але вони не завжди найкращий для передачі цієї інформації іншим, особливо тим, хто не звик читати їх.
У вас є кілька інших альтернатив. Спробуйте самостійно один із цих п’яти варіантів діаграми Ганта. Ви можете бути приємно здивовані тим, скільки часу ви можете заощадити.
