Навіть якщо у вашій компанії лише один працівник, вам потрібен довідник для працівників, який містить усі ваші правила, процедури та переваги. Політика гарантує, що ви ставитеся до всіх співробітників рівномірно та чесно, а процедури — це «інструкції», які допомагають безперебійно працювати.
Зібравши все в довідник і вимагаючи від своїх співробітників прочитати його, ви можете зробити ваше життя як боса легшим, а ваших співробітників більш зрозумілим, змістовним і впевненим.
Переконайтеся, що адвокат, який є експертом у галузі трудового права, допоможе вам із вашим довідником, щоб бути впевненим, що в ньому немає нічого, що могло б викликати у вас проблеми. Оплата адвоката за надання цього огляду може вберегти вас від того, щоб включити те, що читач міг би неправильно зрозуміти.
Створення довідника працівника
Ваш довідник повинен мати кілька розділів, зокрема:
- вступ
- політики
- Переваги
- Процедури
вступ
Вступ до вашого довідника для співробітників має містити більше, ніж просто кілька слів про вашу компанію. Це дозволяє вашим співробітникам зрозуміти важливість довідника та містить область, де вони можуть поставити підпис, щоб підтвердити, що вони прочитали довідник. Ви можете включити:
- Історія вашого бізнесу
- Ваша заява про мету або місію
- Вітальний лист
- Заяви компанії, включаючи заяву про працевлаштування за бажанням, рівні можливості працевлаштування, невимагання та політику проти домагань на робочому місці
Додайте документ про підпис співробітника окремо від довідника. Переконайтеся, що кожен працівник підписав документ про те, що він прочитав і зрозумів посібник. Внести подяку в особову справу кожного працівника.
Не намагайтеся писати ці заяви самостійно, копіювати їх з Інтернету або використовувати a вільна організаційно-правова форма. Попросіть свого адвоката написати ці заяви та документ про підпис співробітника, щоб переконатися, що вони відповідають усім державним і федеральним законам.
Політика щодо працівників
Перший великий розділ вашого посібника для співробітників містить політику щодо працівників. Ці політики дають співробітникам інформацію про ваші очікування щодо них.
Відвідуваність і пунктуальність
Додайте розділ про те, що працівники повинні бути на роботі щодня та вчасно. Дайте визначення «надмірним» прогулам і «звичним» запізненням.
Перерви, обід, кімната відпочинку для персоналу
Чи можуть працівники робити перерви в будь-який час, чи є певний час перерви? А як щодо обіду? Опишіть протоколи перерв і користування кімнатою відпочинку для персоналу.
Комп'ютерне програмне забезпечення та документи
Інформуйте співробітників закони про авторське право що стосуються документів. Які документи не можна копіювати? Яке програмне забезпечення можна скопіювати? Де ліцензії на програмне забезпечення і що в них написано?
Конфіденційність
Вкажіть політику, що стосується питань бізнесу та вашої компанії комерційна таємниця.
Подарунки
Співробітники не повинні брати подарунки від клієнтів, за винятком дуже маленьких жетонів.
Дисциплінарне стягнення та звільнення
Опишіть процедури дисциплінарного стягнення, включаючи попередження, як письмові, так і усні. Включіть процес оскарження навіть для невеликого офісу, щоб працівники відчували, що їм є до кого звернутися. Опишіть обставини, за яких трудові відносини можуть бути припинені. Скільки повідомлень надається? Як оплачується накопичена відпустка?
Вживання наркотиків і алкоголю; Політика куріння
Зазначте, що вживання наркотиків або алкоголю на території компанії є підставою для негайного звільнення. Чи дозволяєте ви палити на території компанії? якщо так, то де?
Оцінки
Розкажіть співробітникам, як і коли ви проводите перевірку продуктивності.
Статус працівника: Повний робочий день, Неповний робочий день
Опишіть тижневу кількість годин, необхідних для повної зайнятості (32? 35? 40?). Чи мають працівники, які працюють повний робочий день, пільги (наприклад, медичне страхування), яких немає у тих, хто працює неповний робочий день? Чи отримують сумісники оплачувану відпустку?
Дрес-код офісу/закладу
Ви можете включити загальну заяву про дотримання правил одягу, будь то діловий повсякденний чи більш офіційний. І якщо працівники зобов’язані носити спеціальну уніформу, хто за це платить? Хто платить за прибирання?
Орієнтація та навчання нових співробітників
Опишіть програму вашої компанії з навчання та орієнтації на робочому місці. Чи оплачується час орієнтації?
Періоди оплати праці/табель обліку робочого часу/заробітна плата/понаднормова робота
Як часто працівники отримують зарплату? (Періоди оплати праці можуть відрізнятися для тих, хто працює з окладом і для тих, хто працює на погодинній основі.) Підкресліть, що табелі/картки робочого часу повинні вести всі працівники; коли вони повинні бути здані? Вкажіть, коли працівники мають право на понаднормову роботу.
Стоянка для співробітників
Опишіть свою автостоянку та будь-які обмеження щодо її використання. Чи потрібна працівникам паркувальна картка для входу на стоянку? Як здійснюється моніторинг лотів?
Особисті телефонні дзвінки, використання соціальних мереж і відвідувачі
Опишіть свою політику щодо відвідувачів, використання соціальних мереж і особистих телефонних дзвінків у робочий час.
Випробувальний термін
Бажано включити період часу, зазвичай не більше 90 днів, протягом якого новий працівник оцінюється та працевлаштування «тимчасове» або «за бажанням». Ви можете відкоригувати оплату після цього випробувального терміну, щоб створити стимул для нового працівник.
Відставки
Ти можеш rпопросіть, щоб працівник, який бажає звільнитися, попередив вас принаймні за два тижні.
Дні погоди
Опишіть, як і коли ви будете сповіщати працівників, якщо підприємство закрито через негоду. Включіть заяву про те, як ви ставитеся до відпустки співробітників через погоду, коли підприємство залишається відкритим.
Виплати працівникам
Оплачувана відпустка (відпустка, особистий час, лікарняні)
Немає федерального закону, який би вимагав від вас оплачувати відпустку працівника, включаючи відпустку, особистий час або лікарняний, але в деяких штатах є вимоги щодо надання працівникам відпустки. Є кілька способів вирішити, як вирішити ці проблеми з відпусткою. Поговоріть зі спеціалістом з кадрів або своїм адвокатом.
свята
Жоден федеральний закон не вимагає оплати відпустки; якщо ваш бізнес закритий на свято, платити за цей час не потрібно. Які оплачувані відпустки ви надаєте? Перелічіть конкретні свята для кожного року. Ви можете вирішити міняти свята з року в рік, але зазвичай вам потрібно буде підтримувати ту саму кількість. Чи потрібно вимагати від працівників роботи напередодні та після святкового дня, щоб отримати відпустку? Вам не потрібно оплачувати відпустку працівникам, які працюють неповний робочий день, навіть якщо штатні працівники їх отримують.
Обов'язок журі
The Закон про справедливі трудові норми не потребує оплати за відгул, у тому числі за роботу присяжних. Деякі штати вимагають від роботодавців платити працівникам, яких просять стати членами присяжних.
Листи відсутності
Хоча ви не повинні надавати оплачувану відпустку згідно з положеннями Закон про сімейну медичну відпустку. але деякі листи захищені FMLA, якщо вони призначені для певних цілей.
Військова відпустка
Як ви будете поводитися з працівниками, які призвані на дійсну службу? Перегляньте цю статтю про Уніфікований закон про працевлаштування та права на повторне працевлаштування (USERRA) і поговоріть зі своїм адвокатом про вимоги роботодавця.
Періоди очікування
Чи повинні працівники чекати певний час, щоб отримати допомогу? Чи можуть працівники з випробувальним терміном почати нараховувати (накопичувати) виплати?
Процедури для працівників
У цьому розділі перелічіть усі загальні процедури, в яких бере участь працівник, зокрема:
- Фінансово-бухгалтерський облік
- Оформлення заробітної плати
- Адміністративний
- Продажі
- Маркетинг і реклама
- Інвентаризація, доставка та закупівля
Два останніх кроки
Зверніться до своєї юридичної групи, щоб переконатися, що все правильно та відповідає всім державним і федеральним законам.
Потім надрукуйте копії свого посібника та роздайте їх усім співробітникам. Переконайтеся, що ви отримали підписи від усіх, які підтверджують, що вони все прочитали та зрозуміли. Зберігайте ці підписи у файлі.
