Документація - це письмовий і збережений запис подій зайнятості працівника. Ці записи складаються з урядових і законодавчих елементів, документів, необхідних згідно з політикою компанії та практика, документи, запропоновані передовою практикою кадрових ресурсів, а також формальне та неофіційне ведення записів про роботу події.
Документація про трудову книжку
Документація працівника – це письмовий звіт про його чи її дії, обговорення, коучинг продуктивності інциденти, порушення політики, дисциплінарні стягнення, позитивний внесок, винагорода та визнання, розслідування, невиконання вимог і цілей, оцінка ефективності, і більше.
Подумайте про трудову документацію як про історію стосунків працівника з вашою організацією — як добре, так і погано.
Ведення цих записів дозволяє роботодавцю та працівнику зберігати письмову історію подій та дискусій, які відбувалися навколо будь-якої конкретної події. Документація трудових відносин містить письмовий запис, який може знадобитися для підтвердження таких дій як працівника
Документація про співробітників, коли це необхідно, як правило, як позитивна, так і негативна. Це факти, а не судження. Він описує події, як вони відбуваються, а не на основі думок і думок глядача про подію. У документації також описуються дії, які було вжито у відомих випадках, наприклад надання офіційного визнання працівника або застосування дисциплінарних заходів.
Пам’ятайте, що вам потрібно створити документацію якомога ближче до моменту події, щоб записи були своєчасними, детальними та точними.
Під час судового розгляду документація про минулу роботу працівника часто має вирішальне значення для результату події, яку відчує роботодавець. Метою є сформулювати справедливу картину продуктивності працівника, не зосереджуючись лише на негативних подіях.
Види документації
Політика, процедури, довідник працівника, і плани розвитку діяльності є також форми документації, що запис очікувана поведінка співробітника і вимоги до робочого місця для підтримки впорядкованого, справедливого робочого місця, де працівники знають, чого від них очікують.
Записи також є письмовими заявами обвинуваченого, обвинувача та свідків ворожих подій на робочому місці, які передбачають неналежну поведінку працівників, наприклад сексуальні домагання або інший серйозний проступок.
Ця документація також включає постійні записи, такі як підписана письмова заява про працевлаштування довідки з місця роботи, матеріали заявок, такі як резюме та супровідні листи, а також перевірки репутації. Тримався осторонь від особова справа працівника, інша документація, наприклад Форма І-9 (що підтверджує право працівника працювати в США), а також медичні записи, записи FMLA тощо.
Документація також може бути неофіційною, як-от запис керівника про його або її бесіди з працівником протягом року. Важливо, що менеджери зберігати цю документацію щодо всіх своїх підзвітних співробітників. Жоден працівник не повинен бути виділений через продуктивність для документування. Таке ставлення до одного працівника інакше, ніж до інших, пізніше може бути розцінено як дискримінація.
Документація може бути офіційною і зберігатися у працівника особова справа. Очікується, що працівники підпишуть цю документацію, щоб підтвердити, що вони отримали копію та повністю ознайомилися з вмістом. Підпис працівника не означає згоди з твердженнями в документації.
Використання документації
Також рекомендується документувати критичні інциденти, як позитивні, так і негативні, щоб керівники мали дані про роботу співробітників за певний період часу.
Організації можуть використовувати документацію, яку вони зберігають, іншими способами. Це можуть бути процедури, робочі інструкції та інструкції з комп’ютерного програмного забезпечення, щоб назвати декілька, але для цілей функції людських ресурсів це загальне використання документації. У наступному розділі наведено інструкції щодо документування відповідним чином.
Зразки документації щодо продуктивності
Документація про результати роботи співробітника дозволить вам дисциплінованість, припинити або справедливо підвищити, винагородити та розпізнати працівників. Без документації обґрунтувати будь-яку з цих дій важко та потенційно ризиковано для роботодавця.
Роботодавець повинен уникати будь-яких потенційних звинувачень щодо дискримінаційне ставлення до працівників. Крім усіх законних вимог, хороші роботодавці хочуть створити робоче середовище, яке є справедливим, послідовним і підтримує цілі та плани кар’єри працівників.
Це середовище підтримується професійною документацією менеджера про продуктивність співробітників — як похвальну поведінку, так і дії, які потребують виправлення чи покращення. Як це документувати, детально обговорювалося раніше. Наступні ситуації надають вам більше прикладів належної документації.
Документальне оформлення запізнень і прогулів
неправильно:
Марк зазвичай запізнюється на роботу. Марк пропускає забагато роботи.
праворуч:
1 квітня: Марк захворів і пропустив вісім годин роботи.
4 квітня: Марк прийшов на роботу о 10 ранку, запізнившись на дві години від запланованого часу початку роботи.
6 квітня: Марк записався на прийом до лікаря, а потім залишився вдома, щоб встановити нову піч.
12 квітня: Марк захворів і пропустив вісім годин роботи.
Документування продуктивності
неправильно:
Мері ненадійна. Вона майже ніколи не робить те, що зобов’язалася зробити.
праворуч:
2 травня: Мері пообіцяла, що перший проект пропозиції продукту буде доступний для перегляду на сьогоднішній щотижневій зустрічі. Мері не підготувала проект документа, як очікувалося. Сказала, що була надто зайнята, і люди, чия допомога їй потрібна, не повернулися з нею.
Менеджер відповів: Яка допомога вам була потрібна? Інформація? Хто до вас не звертався і що вам від них потрібно?
Карл і Майкл мали повідомити Мері про свій прогрес.
Що робить вас настільки зайнятими, що ви не встигли виконати своє зобов’язання? Бере на себе занадто багато зобов’язань з обмеженими годинами для їх виконання.
Чим я можу вам допомогти?
Коли ви надасте проект документа для ознайомлення?
На закінчення
Ці зразки надають огляд того, як виглядає ефективна документація та документація, написана неправильно. Дотримуйтеся цієї поради, щоб ефективно та законно задокументувати політику, продуктивність і події на вашому робочому місці.
Будь ласка, зверніть увагу, що надана інформація, незважаючи на достовірність, не гарантує точності та законності. Сайт читає аудиторія з усього світутрудове законодавство і правила відрізняються від штату до штату та країни до країни. Будь ласка звернутися за правовою допомогоюабо допомогу від державних, федеральних або міжнародних урядових ресурсів, щоб переконатися, що ваше юридичне тлумачення та рішення є правильними для вашого місцезнаходження. Ця інформація призначена для вказівок, ідей і допомоги.
