Управління програмою є корисною та добре оплачуваною професією, але це також може бути складною роботою. Якщо ви щойно отримали свою першу роботу з керування програмою або хочете знати, чи варто вам переходити до кар’єри з керування програмою, важливо розуміти, що передбачає ця кар’єра. Зверніть увагу на ці 10 речей, про які повинен знати кожен новий менеджер програми, перш ніж розпочинати роботу на посаді керівника програми.
Управління програмами відрізняється від управління проектами
Відкриття нового офісу, запуск нового додатка чи будівництво олімпійського стадіону, проекти мають чіткі цілі та часові рамки. Однак менеджер програми може контролювати кілька проектів одночасно, і кожен може мати власну команду проекту та менеджера проекту. Програми з часом приносять щось цінне для організації та розвиваються в міру просування вперед.
Управління програмою
Широкий обсяг і часові рамки
Кілька проектів одночасно
Розвивайтеся з часом
Привести до трансформації бізнесу
Управління проектами
Визначено початок, середину та кінець
Плануйте роботу та ресурси
Процес контролю
Досягайте чіткої мети
Очікуйте невизначеності
Програми за своєю суттю невизначені. Хоча ви, можливо, знаєте, що таке загальна картина, це лише заява про бачення, коли ви починаєте. Точний шлях, як туди потрапити, і які проекти знадобляться протягом тривалого періоду часу, це те, що ви повинні опрацьовувати по ходу.
Ви почнете з детального планування того, що ви знаєте, і створите картину того, як вирішити решту, коли наблизитесь. Поступово розширюйте горизонти планування та доставки, поки ви не зможете йти далі.
Регулярно плануйте час, щоб спланувати наступні кроки. Ви також можете скористатися цією можливістю, щоб переконатися, що ви все ще на шляху до досягнення цінності для бізнесу.
Остерігайтеся вигорання
Хоча проект може бути завершено приблизно через рік, програми можуть розтягнутися — здавалося б, нескінченно.
Керівники програм повинні захистити свої команди від вигорання. Ви не можете нескінченно працювати на максимальній швидкості, тому подбайте про те, щоб ваші співробітники мали достатній час простою.
Це має включати періоди більш спокійного часу на роботі з меншою кількістю результатів і достатньо часу поза офісом у відпустку.
Ретельно керуйте відпусткою через хворобу, переглядайте звіти про понаднормову роботу та будьте уважні до того факту, що благополуччя вашого Команда має першорядне значення, якщо ви хочете скоротити відставання та зберегти своїх талановитих людей на все життя програма.
Керуйте темпом
Виконуючи програму з віддаленим терміном виконання, потрібно керувати темпом роботи. Важко підтримувати імпульс протягом кількох років, тому ваша роль як керівника програми полягає в тому, щоб жонглювати пріоритетами та проектами, щоб регулярно досягати вимірних результатів.
Поєднайте швидкі перемоги та постійний прогрес у досягненні ширших цілей.
Поєднайте швидкі перемоги та постійний прогрес у досягненні ширших цілей.
Це допомагає команді бачити, що ви рухаєтеся вперед, і гарантує наявність короткострокових історій успіху, якими можна поділитися, щоб підтримувати високу мотивацію. Нарешті, це допомагає інвесторам і виконавчим менеджерам побачити, що є прогрес.
Навчіть свою команду до успіху
Програми часто пропонують організації щось нове, унікальне або трансформаційне. Однією з труднощів роботи над такими ініціативами є те, що у вас, мабуть, немає необхідних навичок, щоб виконувати всі необхідні завдання та проекти. Це нормально і очікувано.
Ваше завдання як нового менеджера програми полягає в тому, щоб ви могли підвищувати кваліфікацію, перенавчати та розвивати своїх людей, щоб разом ви могли задовольнити всі потреби в ресурсах.
У деяких областях вам потрібен певний ресурс лише протягом обмеженого періоду. Наприклад, ви не збираєтеся навчати одного зі своїх співробітників керувати навантажувачем, якщо це навик, який вам потрібен лише один тиждень. Однак, якщо ви змінюєте спосіб керування онлайн-присутністю вашої компанії, це буде цінно володіти власними навичками розробки веб-сайтів, а також деякими знаннями про соціальні медіа чи пошукову систему оптимізація. Це навички, на які бізнес покладатиметься в довгостроковій перспективі.
Прийміть рішення про те, які з них вам потрібно включити в команду, а які слід передати аутсорсингу, а потім переконайтеся, що Програма може виконувати завдання з навчання та підбору персоналу, необхідні для того, щоб бути готовими керувати результатами кожного проекту.
Управління більш складне
Якщо ви маєте досвід управління проектами, керування не стане для вас несподіванкою. Це спосіб, у який організовуються та контролюються структури проекту та програми, щоб гарантувати, що рішення приймаються належним чином і залучаються потрібні люди. Це вкрай важливо для того, щоб робота просувалася таким чином, щоб відповідати загальному бізнес-плану, і це допомагає підтримувати відповідальність людей.
Управління — це спосіб, за допомогою якого офіс управління проектом і керівники вищої ланки можуть переконатися, що програма приносить користь.
Управління забезпечує офіційний шлях до закриття проектів або всієї програми, якщо можна показати, що ці переваги більше не будуть досягнуті.
У програмному середовищі управління складніше, ніж у проектному. Проектні ради та керівні групи зазвичай мають членство на виконавчому рівні. Це цілком очікувано, оскільки кінцевим результатом програми зазвичай є трансформація бізнесу.
Планувати складніше
Менеджери проектів, які беруть участь у програмі, зазвичай складають плани своїх проектів. Потім група управління програмою — під вашим керівництвом як керівника програми — збирається, і плани інтегруються.
Це легше сказати, ніж зробити. Це вимагає виявлення залежностей між проектами та проектними завданнями. Це змушує вас переглянути вимоги до ресурсів для всієї програми та жонглювати діями відповідно до наявності ключових людей.
Коли план вашої інтегрованої програми буде створено, ви зможете відслідковувати його за допомогою діаграми Ганта або іншого програмного засобу. Оскільки ваші керівники проектів відстежують свої проекти в режимі реального часу, вам доведеться вносити зміни до план програми, інформуючи всіх про зміни та пояснюючи, що це означає для їхніх сфер працювати.
Не плануйте кожен рядок
Як менеджер програми, ви покладаєтеся на своїх керівників проектів у виконанні детального планування. Для вас непрактично чи бажано відстежувати програму з тисячами завдань.
Вам потрібен згорнутий огляд проектів високого рівня з достатньою кількістю деталей, щоб показати, чи матиме щось вплив на рівні програми.
Найпростіший спосіб зробити це за допомогою спеціальних програм. Спроба керувати своєю багатомільйонною програмою на базовій електронній таблиці була б надто складною.
Делегат, делегат, делегат
Незважаючи на те, що ви добре вмієте делегувати повноваження, перебування на посаді керівника програми означає, що вам потрібно ще краще це робити.
Хороша новина полягає в тому, що у вас повинна бути команда керівників проектів, і ви навіть можете мати спеціалізований офіс управління програмою для підтримки ваших трансформаційних змін.
Над програмою потрібно виконати багато роботи, і її налаштування так, щоб усі рухомі частини рухалися разом у потрібний час, є величезною працею. Ви не можете зробити це поодинці і не повинні намагатися. Обчисліть, скільки часу вам знадобиться для запуску програми, а потім переконайтеся, що у вас є команда, яка допоможе вам.
Якщо у вашому офісі керування програмою нікого немає, попросіть когось призначити до команди керування програмою як другу відповідальність. Їм є чим зайнятися. Наприклад, хтось у ролі координатора проекту ідеально підійде для координації, необхідної на рівні програми, звільнивши вас від участі у стратегічних завданнях.
Не бійтеся конфліктів
Програми мають багато напрямків. Від проектів із складними зацікавленими сторонами до, здавалося б, недосяжних термінів, кожен день дасть вам можливість конфліктувати. Слідкуйте за речами, які заважають продуктивності проекту, і будьте готові втрутитися, коли це необхідно, щоб запобігти конфліктній ситуації ще до її початку.
