Запитання для співбесіди з організатором заходів і поради щодо відповідей

Ви готуєтеся до співбесіди як організатор заходів? Організатори заходів роблять саме те, що вказує назва посади: вони керують усією логістикою та плануванням, пов’язаними з організацією події. Ці особливі випадки можуть варіюватися від весіль до конференцій, від корпоративних з’їздів до випадкових зустрічей, і все, що між ними.

Незалежно від того, яку роль у плануванні подій ви збираєтеся взяти на себе, корисно переглянути типові запитання на співбесіді заздалегідь, щоб ви почувалися підготовленими та впевненими під час співбесіди.

Що хоче знати інтерв'юер

Виконання цієї роботи вимагає креативності та уяви: організатори заходів повинні обдумати ідеї унікальних свят і пам’ятних подій, а також уміти визначити, зрозуміти та задовольнити потреби клієнтів.

Але організатори заходів також повинні ретельно стежити за термінами та розкладами, переконавшись, що всі дбають про найдрібніші деталі, такі як планування перерв на каву під час зустрічей і організація транспорту з. Комунікативні навички також важливі для організаторів заходів.

Інтерв'юери будуть зосереджені на тому, щоб з'ясувати, чи володієте ви балансом креативності та організованості, який необхідний для цієї ролі. Вони зададуть багато запитань про ваш конкретний досвід і спробують зрозуміти, як ви вирішуєте типові проблеми та ситуації, які можуть виникнути під час планування заходів.

Як відповідати на запитання співбесіди щодо планування заходів

Будьте готові обговорити події, які ви планували в минулому. Пригадайте випадки, коли вам доводилося думати прямо на ногах, щоб вирішити неочікувану проблему, мати справу зі складними клієнтами або працювати з обмеженим бюджетом. Також подумайте про ситуації, коли організована вами подія пройшла бездоганно.

Усі ці приклади стануть у нагоді під час відповідей на запитання співбесіди та дадуть інтерв’юерам історії, якими ви запам’ятаєтеся.

Оскільки планування подій — це робота, яка передбачає роботу під тиском і швидке прийняття рішень, доцільно передбачити, що інтерв’юери ставитимуть кілька складних запитань. Якщо це станеться, пам’ятайте, що інтерв’юер, швидше за все, цікавиться, як ви реагуєте на тиск.

Зберігати спокій і контроль майже так само важливо, як і ваша реальна відповідь на запитання, тому зверніть увагу на мову своїх рухів під час співбесіди.

Приклади запитань на співбесіді для організатора заходів

Підготуйтеся до співбесіди, переглянувши цей список поширених запитань для організаторів подій, і попрактикуйтеся відповідати на кожне запитання.

• Як ваша освіта підготувала вас до кар’єри організатора заходів?
• Чому ви хочете працювати в нашій організації з планування заходів?
• Як ви оцінюєте успіх кожного свого заходу?
• Який тип планування заходів вас найбільше цікавить? Корпоративи? Світські заходи? чому
• Який у вас досвід просування заходів (через рекламу, соціальні мережі тощо)?
• Які ваші улюблені способи покращити подію з обмеженим бюджетом?
• Опишіть одну чи дві тематичні події, які ви організували. Які деталі та дії ви включили, щоб доповнити тему?
• Яку найбільшу подію (за бюджетом або кількістю відвідувачів) ви коли-небудь планували або допомагали в плануванні?
• Опишіть випадок, коли вам довелося зіткнутися з несподіваною проблемою під час події — як ви її вирішили?
• Розкажіть мені про випадок, коли вам довелося мати справу з важким клієнтом. Який був результат?
• Опишіть випадок, коли вам було важко вкластися в бюджет події.
• Розкажіть мені про випадок, коли вам довелося керувати кількома подіями одночасно. Як ви виконували багатозадачність, щоб успішно завершити обидві події?
• Уявіть, що компанія планує рекламну кампанію, щоб представити себе як молодий, свіжий і крутий бренд. Якби вас найняли організувати вечірку з нагоди відкриття, яке місце ви б вибрали? чому
• Уявіть, що я клієнт, який просить вас провести для мене подію; які питання ти б мені поставив?
• Як ви будете розвивати відносини з продавцями в новому місті?
• Вам комфортно працювати довго та/або у незвичайні години?
• Як ви вважаєте, для планувальника подій важливіше бути незалежним працівником чи командним гравцем?

Планування заходів може бути однією з найбільш захоплюючих і найкорисніших робіт у індустрії гостинності. Якщо ви витратите час на планування співбесіди, така увага до деталей продемонструє це вашим інтерв’юерам ви володієте передбаченням, аналітичними навичками планування, виваженістю та впевненістю, яких вони шукають у наступній події планувальник.

Поради щодо надання найкращої відповіді

• Є приклади: Найкращі відповіді матимуть якість історії. Будьте готові до прикладів вашого попереднього досвіду планування заходів. Таким чином, коли вас попросять поділитися, як ви впоралися зі складним клієнтом або як би ви впоралися з несподіваною кризою, у вас будуть готові приклади, якими ви можете поділитися.
• Підкресліть свої переваги: Як і під час будь-якої співбесіди, ви захочете підкреслити те, у чому ви хороші. Відповідаючи на запитання, шукайте спосіб продемонструвати свої відповідні навички та досягнення.
• Будьте також готові до загальних питань: Окрім питань співбесіди, пов’язаних із конкретною роботою, вам також зададуть більш загальні запитання про вашу історію роботи, освіту, сильні та слабкі сторони, досягнення, цілі та плани.

Що не можна говорити

Не будь негативним: Якщо ви запитуєте про роботу зі складним клієнтом або про нещасний випадок на місці, зосередьтеся на позитивних речах, які ви зробили для вирішення проблеми. Уникайте звинувачувати інших або скаржитися. Ви хочете виглядати впевнено та контролювати себе.

Не дискваліфікуйте себе: Ви завжди повинні бути чесними під час співбесіди. Тим не менш, ви не хочете дискваліфікувати себе. Наприклад, якщо інтерв’юер запитує: «Як вам залишатися організованим?» потім дайте відповідь, яка вказує на ваші організаційні успіхи. Немає потреби згадувати випадки, коли ви були не організовані.