Урядові організації беруться за проекти, коли потрібно змінити якийсь аспект виконання роботи людей. Відповідно до Інститут управління проектами, проект — це «тимчасова групова діяльність, спрямована на створення унікального продукту, послуги чи результату». Коли проект змінює спосіб організація веде бізнес, кінцеві продукти проекту включаються в повсякденну роботу і, отже, покращують роботу організації вічність.
Це може здатися легким, але це не так. Змінюватися важко, і проекти можуть дуже легко зійти з колії. Кожен день приносить виклики, які загрожують просуванню проекту та кінцевому успіху. Для боротьби з цією небезпекою проекти потребують певних життєво важливих елементів. За наявності наступних пунктів проект має високі шанси на успіх.
Відданий спонсор проекту
Спонсор проекту — це особа високого рівня в організації, яка відповідає за проект. Відданий спонсор проекту очікує, що проект буде успішним, і робить усе можливе, щоб забезпечити успіх.
Спонсор проекту має чотири основні обов’язки, пов’язані з проектом. По-перше, спонсор підтримує проект. Він або вона вболіває за команду проекту публічно та приватно. По-друге, спонсор підтримує
Спонсор залишається в курсі через постійне спілкування з менеджером проекту. Обидва працюють разом, щоб визначити, коли спонсору потрібно втрутитися та більш активно виконувати свої обов’язки щодо підтримки керівника проекту. Наприклад, керівник проекту може мати проблеми з отриманням інформації від фінансового відділу організації. Спонсор проекту може звернутися до головного фінансового директора щодо ситуації та попросити, щоб завдання отримання інформації було пріоритетним над конкуруючими завданнями.
Чіткі цілі та масштаби
Перш ніж робота над проектом буде виконана або навіть запланована, спонсор проекту повинен чітко сформулювати цілі та масштаби проекту. Цілі — це великі речі, яких проект має досягти. Візьмемо, наприклад, проект вдосконалення програмного забезпечення. Відділ кадрів використовує добре відоме настроюване бізнес-програмне забезпечення для керування заробітною платою. Організація хоче додати модуль для управління навчанням. Цілі проекту — налаштувати програмне забезпечення для управління навчанням відповідно до бізнес-потреб організації та інтегрувати його з існуючою системою оплати праці.
Обсяг визначає параметри проекту. Продовжуючи приклад проекту програмного забезпечення; Обсяг цього проекту обмежується запровадженням системи управління навчанням та її інтеграцією з системою нарахування заробітної плати. Багато разів корисно визначити речі, які виходять за рамки, щоб зрозуміти, що входить до сфери. Для цього проекту додавання інших модулів виходить за рамки. Бухгалтерський відділ не може прийти до керівника проекту і попросити модулі виставлення рахунків, дебіторської або кредиторської заборгованості.
Додавання модуля після визначення проекту дозволяє сфера повзучості. Хороші спонсори проекту та керівники проектів захищають від розповзання обсягу та дуже неохоче додають обсяг у середині проекту. Збільшення обсягу проекту збільшує потребу проекту в ресурсах, таких як час і гроші. Крім того, робота з додатковим прицілом ставить під загрозу якість робочих продуктів.
Хороший менеджер проекту
Менеджер проекту планує роботу та організовує ресурси для виконання проекту. Ця особа є сполучною ланкою між спонсором проекту, який визначає бачення, та командою проекту, яка його реалізує. У міру необхідності та вчасно залучає керівник проекту зацікавлені сторони запропонувати вхід.
Керівники проектів зазвичай мають такі риси, які допомагають їм просувати проект:
- Менеджери проектів є планувальниками. Вони продумують послідовність роботи і знають, що має відбутися після виконання командою поставленого завдання. Вони будують гарні плани, але також знають, коли бути гнучкими та відволіктися від плану.
- Менеджери проектів заслуговують довіри. Оскільки їхній успіх залежить від роботи інших, керівникам проектів потрібні люди, які довіряють їхнім добрим намірам і компетентності. Довіра особливо важлива у стосунках між керівником проекту та спонсором проекту.
- Керівники проектів, як правило, є екстравертований тому що переважна більшість їх роботи пов’язана зі спілкуванням.
Вони змушують людей відповідати за свої зобов’язання. Ось приклад. Керівник члена команди проекту сказав менеджеру проекту, що член команди може присвятити проекту чотири години на тиждень. Цей член команди пропустив дві щотижневі зустрічі поспіль і не досяг прогресу у виконанні призначених йому завдань у структурі розбивки роботи. Після першої пропущеної зустрічі керівник проекту зустрівся з членом команди, щоб обговорити відсутність і пропущені терміни. Член команди сказав, що у нього є більш нагальні пріоритети. Керівник проекту підозрював, що це неправда, тому після другої пропущеної зустрічі керівник проекту зустрівся з керівником члена команди. Керівник сказала керівнику проекту, що вона переконається, що поведінка члена команди зміниться.
Залучені зацікавлені сторони
Зацікавлені сторони проекту це люди, які особисто зацікавлені в успіху проекту, але не є членами команди проекту. Вони не думають про проект щодня, як керівник проекту або члени команди проекту робити, але вони хочуть бути в курсі важливих рішень і загального прогресу на шляху до проекту цілі.
Зацікавлені сторони мають свої мотиви бути в курсі діяльності проекту, але це проект відповідальність менеджера залучати їх до роботи таким чином, щоб просувати роботу до проекту цілі. У багатьох випадках це передбачає тонкий баланс між отриманням занадто великого та занадто малого введення. Зацікавлені сторони не можуть зважувати кожне рішення. Це завалило б проект і призвело б до боротьби за кожне рішення. І навпаки, зацікавлені сторони не можуть бути закриті, оскільки важливим аспектом майже кожного проекту є задоволення зацікавлених сторін.
Віддані члени команди проекту
Члени команди проекту виконують роботу над проектом. Часто членів команди проекту призначають для роботи над проектом на додаток до їхніх звичайних обов’язків, що означає, що інша робота не зменшується, щоб компенсувати додаткову роботу, пов’язану з проектом. Керівники проекту можуть допомогти членам команди домовитися з керівниками щодо цього питання, але керівник проекту не контролює обов’язки членів команди проекту поза проектом.
Відданість членів команди проекту дуже цінна. Без самовідданості терміни збігають, а результати роботи не є якісними. Віддані члени команди мотивовані досягати цілей проекту вчасно, у межах бюджету та відповідно до очікувань щодо якості.
