Вхідні телефонні дзвінки можуть забрати багато часу та серйозно знизити вашу продуктивність, відволікаючи вас від інших завдань. Але так само, як є способи обробки вихідних телефонних дзвінків це покращить ваші управління часом, є способи скоротити час, який ви витрачаєте на вхідні дзвінки. І ви можете це зробити, не нагрубляючи людині, яка вам телефонує. Ці поради щодо відповіді на телефонні дзвінки зроблять вас більш ефективними та продуктивними.
Відповідайте правильним діловим телефонним привітанням
Наприклад, відповідаючи на телефонний дзвінок, скажіть щось на кшталт: «Cypress Technologies, говорить Сьюзен. Чим я можу вам допомогти?" Це не тільки дає абоненту знати, що він зв’язався з компанією, але й зобов’язує відповісти на запитання, економія часу на пусту балаканину чи дослідницькі запитання на зразок «Це Cypress Technologies?»
Думайте та розставляйте пріоритети, коли говорите
Дзвінок краще обробляти зараз чи пізніше? Багато телефонних дзвінків, які отримують компанії, є швидкими запитами, на які легко отримати відповідь, наприклад, "Як пізно ви працюєте?" Але інші передбачають більш складні та трудомісткі відповіді. Якщо це так, скажіть про це абоненту та запитайте, коли йому буде зручно передзвонити, щоб обговорити це.
Використовуйте перефразування та резюмування
Якщо ви розмовляєте з кимось по телефону, хто, здається, хоче побалакати або відхиляється від суті, скажіть щось на кшталт: «Я чую, як ви говорите...» або "Отже, ключові моменти..." або "Чи (вставте резюме) справедливе резюме того, що ви сказали?" Важко спілкуватися з людиною, яка відмовляється спілкуватися.
Закривайте кожен дзвінок підсумком дій
Хоча в більшості випадків це займе всього кілька секунд, це може заощадити вам багато часу, уникнувши помилок і необхідності повторної перевірки. Наприклад, після розмови, під час якої ви домовилися про зустріч із клієнтом, ви можете сказати: «Добре. Я зустрінуся з вами у вашому офісі за адресою (вказати місце) завтра о 10:00, і ми разом переглянемо зразки».
Тримайте блокнот для повідомлень біля телефонів
Це корисно не тільки для управління часом і залишатися зосередженим під час розмови, але також корисно для планування часу пізніше, якщо вам потрібно знайти або переглянути деталі певної розмови.
Надайте клієнтам можливість електронної пошти
За наявності такої опції будь-який клієнт вибере електронну пошту замість телефонного дзвінка. Переконайтеся, що адреса електронної пошти вашої компанії помітна на ваших візитних картках і веб-сайті. Якщо у вас є їхні адреси електронної пошти, надішліть електронний лист своїм поточним клієнтам і замовникам, згадавши параметр електронної пошти та представивши його як спосіб покращення спілкування.
Використовуйте технології, щоб керувати часом телефону
Як мінімум, ваш бізнес повинен мати голосову пошту. Налаштуйте їх за допомогою відповідних бізнес-сценаріїв і використовуйте їх, щоб відповідати на телефонні дзвінки, коли вас немає в офісі або вам потрібно безперервно працювати над чимось. Потім заплануйте час, щоб щодня відповідати на ці телефонні повідомлення. Ви виграєте дорогоцінний час, згрупувавши телефонні дзвінки разом.
Попросіть людину відповісти на телефонні дзвінки
Зважаючи на це, важливо не надто покладатися на технології. Постійне придбання машини — або, що ще гірше, системи автоматичного інтерактивного голосового відповіді (IVR) — це реальна проблема, яка коштуватиме вам грошей, коли люди не потурбуються залишити повідомлення чи передзвонити. Якщо відповідь на вхідні телефонні дзвінки займає надто багато часу протягом дня, подумайте про те, щоб найняти портьє або професійний автовідповідач відповісти на телефонні дзвінки за вас. Вартість того, щоб це зробив хтось інший, може бути більш ніж компенсована підвищенням вашої продуктивності та кращими продажами.
Отримайте окремий напрямок бізнесу вдома
Якщо ви працюєте вдома, вам потрібен другий службовий телефон із власною голосовою поштою. Це не тільки більш професійно, але й заощадить час, потрібний для перегляду повідомлень і визначення тих, які стосуються бізнесу.
Зберігайте письмовий сценарій відповідей на поширені запитання
Майте під рукою короткий документ із поширеними запитаннями, які ви отримуєте по телефону. Це економить час вам і вашим співробітникам, якщо їм не потрібно шукати відповіді чи думати, як відповісти на певний запит.
Опануйте свій телефон
Пам’ятайте, що телефон має бути бізнес-інструментом, а не нав’язливим марнотратом, який керує вашим робочим днем. Обробка вхідних телефонних дзвінків відповідно до цих порад щодо управління часом допоможе вам бути більш ефективними, покращити свій продуктивності та повернуть ваш телефон на належне місце, допомагаючи вам керувати бізнесом, а не керувати собою обірвані.
