Коли ви пишете діловий лист або надсилаєте повідомлення електронної пошти, важливо завершити свій лист професійно. Ідеальне закінчення ділового листа виражає вашу подяку та повагу без ексцентричності чи надто фамільярного тону. Незважаючи на те, що це може здатися старомодним, більшість бізнес-професіоналів очікують, що письмове листування – листом чи електронною поштою – буде написаний і відформатований у консервативний спосіб.
Це не тільки означає, що ви повинні зосередитися на нейтральності у зовнішньому вигляді свого листа (уникати використання кольорового паперу, нахабного логотипів і художніх шрифтів), але це також означає, що ви повинні використовувати дуже стримане, без нюансів і професійне завершення фраза. У найкращому випадку менеджер з найму, колега чи зв’язок навіть не помітять закриття.
Нижче наведено список прикладів завершення листів, які підходять для ділового та службового листування.
Приклади завершення ділового листа
- З повагою
- Щиро Ваш
- З повагою
- Найкращий
- З найкращими побажаннями
- З повагою
- З повагою
- Найщиріше
- З повагою
- З повагою
- Дякую
- Спасибі за вашу увагу
Закриття військового листування
Подібно до ділового чи службового листування, військовий листування також має встановлені стандарти для закриття (також називається «привітання»), яке потрібно представити перед своїм підписом.
Якщо ваша компанія веде бізнес з військовими або якщо ви претендуєте на роботу в армії, ви повинні знати, що «З повагою» (часто скорочено «V/R») використовується в письмовому та електронному листуванні між військовослужбовцями.
Об’єднаний комітет начальників штабів, Міністерство оборони Сполучених Штатів, армія США, Військово-морський флот США та Військово-повітряні сили США встановили правила етикету, що «З повагою» зарезервовано для президента Сполучених Штатів (відповідно до стандартів армії США, це також поширюється на першу леді та обраний президент).
У листах до всіх інших високопоставлених гостей просто використовується слово прощання «З повагою».
Що поставити після закриття
Після завершення поставте кому, пробіл і своє ім’я.
З найкращими побажаннями,
Твоє ім'я
Ваша електронна адреса
Ваш номер телефону
Що не можна використовувати як завершення ділового листа
Все, що ви використовуєте в неформальному спілкуванні, не підходить для ділового листа. Це стосується сленгу, текстової мови, емодзі та будь-чого нестандартного чи звичайного.
Якщо ви звикли спілкуватися переважно з друзями, родиною чи навіть колегами, з якими ви працювали протягом тривалого часу відповідне закриття ділового листа, ймовірно, буде здаватися досить непорушним перший. Не турбуйтеся про це – ваш колега чи діловий партнер не відчує цього, коли читатиме вашу кореспонденцію. Те, що вам здається неприродним, сприйме шанобливе та ввічливе ставлення до одержувача.
Офіційне спілкування в сучасному житті йде на занепад, але все ще бувають часи, коли це єдиний правильний спосіб зміцнити зв’язок або передати інформацію. Якщо ви подаєте заявку на роботу, шукаєте рекомендацію або розширюєте свою мережу, дотримуйтеся формальності.
Не дозволяйте трохи архаїчному відчуттю офіційного ділового листа спокусити вас використати квітчасту, застарілу мову.
Пам’ятайте, ви сподіваєтеся, що людина, яка отримає ваш лист, взагалі не пам’ятає про ваше закриття. Останнє, чого ви бажаєте, — це щоб менеджер з найму пішов на нараду з відділу кадрів із вашим супровідним листом у руках і запитав команду, чи хочуть вони зустрітися з «містером Найщирішими особистими побажаннями».
Приклади невідповідного завершення ділового листа
- Ура
- Сердечно
- Сподіваюся
- Пізніше
- Дякую!
- TTYL/TTFN
- Тепло
Примітка про ділові листи електронною поштою
Може виникнути спокуса пропустити закриття, коли ви спілкування електронною поштою, але не піддавайтеся цій спокусі. Хоча електронні листи без закриття цілком підходять для щоденного спілкування з вашими друзями та товаришами по команді, вони також здадуться грубими – або, гірше, непрофесійними – людям, яких ви не знаєте.
Ви також повинні завершувати діловий лист, коли ви листуєтеся з кимось професійно щодо важливої проблеми, будь то новий проект чи можливість роботи.
Коли вам не потрібне закриття
Як дізнатися, чи використовувати закриття? Хорошим тестом є запитати себе, чи цей електронний лист більше схожий на миттєве повідомлення/текст чи на діловий лист. Якщо ви надаєте товаришу по команді швидку інформацію про поточний проект, офіційне закриття може не знадобитися; якщо ви кидаєте свій капелюх на ринг заради підвищення, це обов’язково.
Коли все інше не допомагає, і ви все ще не впевнені, будьте обережні та включіть його. Ви ніколи не помилитесь, якщо будете занадто ввічливими та шанобливими.
