Збалансування бюджету заходу є однією з головних проблем, з якою стикаються планувальники, і коріння більшості грошових проблем можна простежити на початкових етапах обговорення. Завжди найкраще починати планувати подію з огляду на обсяг доступних фінансових ресурсів, а не навпаки. Витративши лише кілька хвилин на перегляд бюджету, ви не тільки заощадите гроші або краще розподілите їх, але й заощадите багато часу, усунувши дорогі змінні.
Опис витрат на планування заходів
Витрати можуть виникати з багатьох джерел, якщо ви подумаєте про всі компоненти, задіяні в організації функції. Найбільш очевидними з них є витрати на кейтеринг та оренду приміщення, але від цього список лише розширюється. Річ у тім, що нехтування навіть однією категорією витрат може катастрофічно вплинути на ваші витрати на людину.
Запитайте своїх клієнтів
Як організатор заходів, ваша роль полягає в наданні експертної допомоги як у координації, так і в фінансовому управлінні заходом. Майте на увазі, що ваші клієнти мріють про досконалість, і це може легко затьмарити їхнє судження про те, що фінансово можливо. Час подолати розрив між їхнім бюджетом і очікуваннями є з самого початку. Часто це так само просто, як запитати право
Створіть основний бюджет події
Коли у вас є бачення події та оцінка того, скільки грошей ви маєте працювати, нарешті настав час структурувати бюджет. Важливим кроком тут є розповісти своїм клієнтам, що бюджети подій – це «робочі чернетки», які, ймовірно, будуть змінені, коли надходитиме більше деталей. Пам’ятайте, що дуже небагато клієнтів мають досвід роботи з витратами та комісіями, пов’язаними з коливаннями відвідуваності, тому найкраще створити буферну зону в 10%, щоб уникнути втрати коштів.
Розрахуйте комісію організатора заходів
Звичайно, вам потрібно включити свій збори за планування у бюджет, і це може бути чутливою темою для деяких. У організаторів заходів є кілька способів стягувати плату за свої послуги, починаючи від прямих зборів і закінчуючи відсотковими комісійними. Зрештою, все залежить від пошуку середовища, про яке обидві сторони можуть погодитися. Переконайтеся, що структура вашої гонорару задокументована в контракті, і включайте її як витрати в усіх проектах бюджету.
Скоротіть витрати на подію
Рідко ви будете працювати над подією, яка має необмежений бюджет. Швидше за все, ви досягнете моменту в процесі планування, коли потрібно буде прийняти рішення про скорочення витрат. Саме тут досвідчений організатор заходів може справді сяяти, допомагаючи своїм клієнтам. Мета полягає в тому, щоб визначити, які варіанти справляють найбільше враження на гостей. Наприклад, чи варто витрачати менше на центральні частини, щоб зберегти вишуканий десерт? У деяких випадках планувальник може переглянути витрати та переглянути або скоротити їх у сферах, де гості ніколи не помітять.
Контролюйте витрати на аудіо та відео
Світлове та звукове обладнання має великий вплив на презентацію вашого заходу, але також має великий вплив на бюджет. Якщо взяти до уваги інші витрати на аудіо/відео, як-от проектори, доступ до Інтернету та відеопослуги, незабаром ця категорія стане однією з найбільших у вашому бюджеті.
Знайдіть недорогі варіанти маркетингу в Інтернеті
Маркетинг — це ще одна витрата, яка може зростати в геометричній прогресії, якщо ви не отримаєте результатів одразу. Заковика, звичайно, полягає в тому, що якщо ви не будете ефективно рекламувати, не буде достатньо відвідувачів, щоб покрити витрати на захід. Ось чому має сенс використовувати якомога більше безкоштовних або недорогих варіантів, щоб поширити першу інформацію про майбутню подію.
