кожен організатор заходів Варто їх солі, знає, що контрольний список для планування заходів є, мабуть, найціннішим інструментом для планування успішної події. Це єдиний інструмент для планування подій, який полегшить вас, коли ви прокинетеся серед ночі в панічному поту переконаний, що забув важливу деталь у плануванні наступного подія. Маючи під рукою вичерпний контрольний список для планування заходів, ви можете впевнено підійти до події, знаючи, що нічого не пропустили.
Що, якщо ви вважаєте себе надзвичайно організованим і вже використовуєте контрольний список, коли планування заходу, але стикалися з ситуаціями, коли ви зрозуміли (надто пізно), що не змогли звернути увагу на якусь важливу деталь. Де ти помилився?
Для кожної події потрібен контрольний список для планування події, розроблений з урахуванням конкретної події та адаптований до індивідуальних специфікацій події. Тому кожен контрольний список для планування подій відрізняється. Проте є п’ять пунктів, які ви повинні мати у своєму контрольному списку планування заходів, незалежно від того, плануєте ви невелику вечірку на день народження чи великий корпоративний вечір.
Підпишіть контракти на проведення заходів
Це може здатися очевидним, але переконайтеся, що ви підписали – і отримали підписані копії у відповідь – усі контракти, які вам потрібні для вашої події. Це включає контракти на проведення заходів із клієнтом, місцем проведення, продавцями, готелем, розвагами тощо. Міцне рукостискання — це хороший спосіб ведення бізнесу, але не спосіб забезпечити наймання будь-яких постачальників і не спосіб взяти на себе зобов’язання працювати на клієнта. Отримайте все в письмовій формі та не робіть жодної роботи та не витрачайте жодної копійки на планування вашої події, доки всі документи не будуть підписані та доставлені. Якщо ви організатор подій і потребуєте контракту на послуги, клацніть тут.
Підтвердьте дату та час
Ви по коліна на стадії планування цієї події. Як хтось міг помилитися з датою? Продавці часто мають інші справи. Клієнти можуть узгодити дату й час заходу, а потім просто забути повідомити вас про зміну планів. Перш ніж почати планувати свою подію, ще раз перевірте дату, час початку та закінчення та отримайте їх у письмовій формі, щоб усі були на одній сторінці.
Найняти додаткову допомогу
Не недооцінюйте значення додаткової допомоги в день вашої події. Завжди є щось, про що потрібно піклуватися, і більшість організаторів подій вже занадто зайняті проведенням заходу, щоб приділяти свою увагу ситуаціям, що виникають. Наймання додаткової допомоги — це важливий крок, який часто не помічають, поки, можливо, не стане надто пізно найняти найкращий персонал для проведення заходів. Не погоджуйтеся на залишки, коли справа доходить до найму персоналу для заходів. Внесіть цей пункт у контрольний список заходів і забезпечте найкраще підготовленого персоналу з необхідним досвідом, який відповідає вашому бюджету події.
Проведіть огляд сайту
Ніщо не зрівняється з уявою чогось у вашому розумі, як відчуття цього з перших рук. Проведення огляду місця проведення заходу разом із вами клієнт і постачальники є критично важливим кроком у процесі планування події. Це надає можливість поставити запитання, вирішити проблеми та дійти згоди щодо облаштування кімнати, декору, місця реєстрації та загального перебігу події. Часто, навіть коли ми думаємо, що спілкуємося чітко, наше бачення чогось різко контрастує з тим, що хтось уявляє собі на основі нашого опису. Огляньте фізичний простір на етапах планування, щоб не було сюрпризів у день події.
Додайте нагадування для подальших дій
В ідеальному світі достатньо було б сказати комусь один раз, щоб забезпечити виконання роботи. На жаль, реальний робочий світ не працює таким чином або, принаймні, не планування заходів. З такою кількістю деталей, якими потрібно керувати, і кількома гравцями, задіяними на різних етапах події, легко щось загубитися. Отже, коли ви розробляєте свій контрольний список для планування подій, щоб ви були організованими та дотримувалися розкладу, обов’язково додайте нагадування про певні подальші дії. Наприклад, якщо ви поговорили з кейтерингом про ідеї щодо меню, також додайте пункт у свій контрольний список для планування заходів, який читає: «Зверніться до кейтеринг за запропонованим меню» та «Заплануйте дегустацію з кейтерингом». У плануванні подій немає такого поняття, як підтверджувати щось занадто багато разів.
