Метою ділового письма є передача інформації комусь іншому або запит від нього. Щоб ефективно писати для бізнесу, ви повинні бути повними, лаконічними й точними. Ваш текст має бути написаний так, щоб читач міг легко зрозуміти, про що ви розповідаєте чи запитуєте.
Багато письмових матеріалів для бізнесу є неохайними, погано написаними, неорганізованими, засміченими жаргоном і неповними. Часто він або занадто довгий, або занадто короткий. Усі ці атрибути сприяють неефективному діловому написанню.
Незалежно від того, чи є ви написання пропозиції продажу, електронний лист вашому начальнику або інструкцію з використання програмного пакета, є певні кроки, які ви повинні виконати, щоб досягти ефективності. Виконайте ці п’ять кроків:
- Упорядкуйте свій матеріал
- Подумайте про свою аудиторію
- Запишіть свої думки
- Перевірте свій матеріал
- Відредагуйте свій матеріал
Організація є ключовою
Якщо ви не впорядкуєте свій матеріал, він буде погано проходити і не матиме сенсу. Написання може бути простим і складним. Під час написання електронного листа з повідомленням про зустріч персоналу це так само просто, як зібратися з думками. З іншого боку, вам, ймовірно, доведеться розробити складний план перед готовим матеріалом, якщо ви записуєте результати новаторського фармацевтичного випробування. Яким би не було завдання, без відповідного рівня організації (навіть упорядкування своїх думок) ви можете не включити все, що вам потрібно, або не виділити найважливіші теми. Пропуски або неправильний фокус зроблять ваш бізнес менш зрозумілим.
Знай свою аудиторію
Перш ніж почати писати, подумайте про вашу цільову аудиторію. Наприклад, презентація про нову програму 401(k) вашої компанії може мати той самий план, якщо її надати вашому фінансовому директору та співробітникам, але рівень деталей, який ви включите, буде різним. Також потрібно враховувати тон. Короткий електронний лист вашій команді з нагадуванням про щорічний вибір компанії не матиме такого тону, як ваше повідомлення щодо річного звіту вашої компанії.
Крім того, пам’ятайте, що ви це зробите спілкуватися ефективніше вашій аудиторії, якщо ви зосередитеся на тому, що ви хочете, щоб вони почули, а не на тому, що ви збираєтеся сказати.
Слово про гарне письмо
Хороші письменники мають різні стилі письма. Деякі вважають за краще виписати все, а потім повернутися та відредагувати. Інші вважають за краще редагувати по ходу роботи. Іноді їхній бажаний стиль змінюється залежно від того, що вони пишуть.
Під час написання (або під час редагування) пам’ятайте про довжину. Ви повинні використовувати достатньо слів, щоб зрозуміти ваше значення, але не використовуйте непотрібних слів лише для того, щоб зробити його квітчастим. Ділове письмо має бути чітким і лаконічним, а не багатослівним і квітучим. Пам’ятайте, ні в кого в бізнесі немає часу на читання більше, ніж необхідно.
З іншого боку, не робіть свій виріб занадто коротким. Ви повинні написати достатньо, щоб ваше значення було зрозумілим і щоб вас не зрозуміли неправильно. Уявіть собі, якби обладнання на складі було позначено «вживаним, але хорошим». Було б незрозуміло, чи це означало обладнання використовувалося багато, або що обладнання вже не нове, але все ще функціональний. Кілька додаткових слів прояснили б значення. Також уникайте використання жаргону чи абревіатур, оскільки вони можуть означати різні речі для різних читачів.
Вичитувати та редагувати
Незалежно від вашого стилю написання, усі автори повинні вичитувати та редагувати всі письмові матеріали, навіть електронні листи. Після того, як ви закінчите писати, перевірте свою роботу. Можливо, вам знадобиться відредагувати його. Коректура — це повторне читання того, що ви написали, щоб переконатися, що всі слова у вашій голові правильно потрапили на папір. Оскільки наш мозок працює швидше, ніж наші пальці, ви можете пропускати слова, пропускати закінчення або використовувати неправильний омонім (наприклад, «там» замість «їх»). Коректура вловлює ці помилки. Очевидно, вичитувати однорядковий електронний лист легко, і може бути достатньо лише переглядати його під час введення. Однак, якщо ви пишете інструкцію з експлуатації, перевірка буде складнішою та довшою.
Після того, як ви перевірили свій матеріал, настав час редагувати. Іноді коректуру та редагування можна виконувати одночасно, але ефективніше, коли вони виконуються послідовно.
Причина, по якій ви редагуєте, полягає в тому, щоб виправити або змінити те, що ви написали, щоб матеріал звучав (і читався) краще. Під час написання для бізнесу це означає виправити помилки та зробити текст максимально чітким і лаконічним.
Ви не пишете роман
Коли ви пишете для бізнесу, ви не пишете наступний «великий американський роман». Ваш текст має бути таким описовий, якщо необхідно, але вам не потрібно малювати яскраві словесні малюнки, використовуючи багато великих слів і цифр мова. Якщо ви маєте на увазі «скляні будинки», не пишіть «склоподібні будинки», а пишіть «скляні будинки».
