Наймання зовнішнього організатора заходів не повинно бути складним завданням. Вам потрібно знайти найкращих організаторів подій, які відповідають вашим потребам, і ретельно перевірити їх, перш ніж вибрати один із них. Але спочатку ви повинні точно знати, що ви вимагаєте від організатора заходів.
Визначте свою мету
Перш ніж почати пошук, вам потрібно визначити мету заходу, бюджет, з яким ви працюєте, і причину найму зовнішнього персоналу.
Ви хочете бути в змозі передати загальний план події та її найважливіші цілі.
Коли ви визначите свої цілі, почне з’являтися кілька чітких ідей щодо теми та повідомлення, які ви хочете донести.
Тепер ви захочете визначити бюджет, який ви маєте для планувальника, і що від нього очікується робити. Планувальник подій може вибрати місце проведення, порекомендувати варіанти їжі та напоїв, вибрати ораторів і розваги, бути на місці для потреб виробництва в день і створити запрошення.
Якщо ви не можете впоратися з усім вищезазначеним самостійно, вам потрібно почати пошук організатора заходів.
Знайдіть організатора заходів
Незалежно від того, чи це світський захід, чи корпоративна зустріч, правила найму заходу планувальник чи кейтеринг залишаються незмінними: ви хочете найняти когось, хто має досвід створення вашого типу події.
З вуст в уста можна знайти організатора заходів, будь то ювілейна вечірка, ділова зустріч на сніданок, відпочинок у вихідні чи будь-який інший тип події. Але це не завжди найефективніший підхід.
Якщо ви намагаєтеся знайти найкращого організатора подій для вашої справи, шукайте компанію з досвідом і міцною репутацією в спільноті організаторів подій. Репутація колег може бути сильнішим показником, ніж відгуки друзів.
Зверніться до національного або місцевого відділення Міжнародна зустріч професіоналів, Міжнародне товариство спеціальних подій, або Національна асоціація керівників громадського харчування.
Якщо ви хочете дізнатися, хто має добру репутацію у вашому регіоні, зверніться до місцевого бюро з’їздів і відвідувачів або торгової палати. Ви також можете звернутися до відділу продажу конференцій готелю.
Співбесіда з претендентами
Більшість організаторів подій будуть раді почути про вашу подію. Надайте їм спершу короткі деталі та зосередьтеся на їх досвіді під час початкового раунду співбесід.
Скоротіть свій список кандидатів до трьох найсильніших претендентів.
Потім ви повинні запитати кожного фіналіста чи фірму про їхній бізнес, їхній досвід минулих подій і те, як вони планують непередбачені обставини. Хороший планувальник проведе вас через обговорення загальних цілей вашої події, графіку, бюджету, кількості гостей та особистих уподобань, а також поставить запитання про вашу організацію. Той, хто хоче дізнатися про ваші цілі та вашу подію, буде виділятися серед інших.
Хоча не завжди можливо зустрітися з абітурієнтом особисто під час першого туру інтерв’ю, особливо якщо ваша програма проходить за містом, це може бути критичним кроком у виборі правильний планувальник. Вам потрібен кандидат, який має з вами справжні стосунки.
Останнім кроком також є перевірка рекомендацій ваших кандидатів. Зв’яжіться з колишніми клієнтами та переконайтеся, що в його чи її минулому немає жодних невдалих подій.
Зробіть свій вибір
Тепер настав час звузити вибір до одного.
Після того, як ви наймете, організатор заходу зможе поділитися з вами детальним планом заходу. Настав час обмінюватися творчими ідеями та викидати ідеї, які не працюють.
Зробити бюджет
Багато людей, які організовують захід вперше, хочуть заходу з шампанським за пивний бюджет. Ваш організатор подій може максимально використати ваш бюджет, але, можливо, доведеться трохи знизити ваше бачення.
Вам потрібно працювати разом, щоб скласти реалістичний бюджет. І не забудьте дізнатися про гонорари, які стягуватиме організатор заходу, і про те, як вони будуть закладені в бюджет. Комісія організатора заходів і спосіб її стягнення значно відрізняються.
Вас попросять надати депозити, документи та контракти організатору заходів, а також місця проведення заходів та послуги, які вони пропонують. Як завжди, будь-які контракти перед тим, як їх підписувати, повинен перевірити юрист.
Слідувати
Більшість поганих речей, пов’язаних із плануванням подій, є наслідком відсутності подальших дій. Планування заходів вимагає ефективної координації логістики. Іншими словами, будьте в курсі проекту і не змушуйте організатора заходів приймати важливі рішення без вашої участі.
Якщо все піде за планом, процес планування подій пройде без проблем, і ви додасте до своєї мережі чудовий планувальник подій для майбутніх потреб.
Якщо процес натрапить на перешкоду перед важливим днем, втрутитесь і попрацюйте, щоб виправити це. Непорозуміння можна вирішити. Несподівані проблеми можна виправити.
Але будьте готові, якщо нічого не допоможе, звільнити свого організатора подій і перейти до резервного.
