Коли працівника просувають до свого перша керівна роль, імовірно, це буде перший раз, коли він чи вона керуватиме бюджетом відділу.
більшість нові керівники не отримують або не отримують офіційної підготовки щодо того, як розробляти бюджетний прогноз, відстежувати свої витрати або як робити піврічні коригування. Їм часто вручають електронну таблицю чи звіт від керівника чи фінансового відділу, і очікується, що вони знатимуть, як це зробити, або навчатимуться методом проб і помилок.
Хоча метод «проб і помилок» може бути ефективним способом освоєння нових навичок, було б краще, якби новому менеджеру не доводилося робити занадто багато болючих помилок. Ось кілька порад, якщо вас щойно підвищили в якості менеджера з відповідальністю за бюджет.
Витратьте час на навчання з самого початку
Немає кращого часу, щоб задавати «дурні» запитання, ніж коли ти в чомусь новачок і ніколи цього не робив. Краще запитайте та витратите час на навчання заздалегідь, ніж чекайте, поки хтось підкаже ваші помилки
Пройдіть курс «Фінанси та бюджетування для нефінансових менеджерів».
Зверніться до бізнес-шкіл місцевого університету в розділі «Освіта керівників». Більшість бізнес-шкіл пропонують безкредитні курси від одного до трьох днів. Під час або після курсу знайдіть час, щоб переглянути річний звіт вашої компанії та зрозуміти різні фінансові показники та звіти.
Керуйте бюджетом свого відділу, як власним бізнесом
Коли ми працюємо на великі організації, ми схильні ставитися до грошей «компанії» так, ніби вони ростуть на деревах. Це не так, і тепер ваша робота як керівника — взяти особисту власність на ресурси вашого відділу.
Будь командним гравцем
Якщо можливо, перегляньте бюджет свого менеджера. Хоча важливо контролювати свій бюджет, ваш підрозділ є частиною більшої організації. Попросіть свого керівника показати вам, де ваш бюджет відповідає загальній картині, а також взаємозалежності з вашими колегами. Можуть бути випадки, коли іншому відділу потрібні гроші для досягнення цілей, які мають вищий пріоритет, ніж ваші. Не чекайте, поки вас попросять або заберуть це — будьте проактивними та запропонуйте допомогу своєму менеджеру-рівному. Ви будете сприйматися як стратегічний і готовий до співпраці.
Не грайте в дурні ігри
Те, що «так роблять усі», не означає, що це не безглуздо і погано для компанії. Прикладом типової дурної бюджетної гри, в яку грають менеджери, є «використай або програй витрати». Це це коли ви наближаєтеся до кінця року, і ваш бюджет працює відповідно до вашого прогнозу. У попередні роки, коли ви витрачали недостатньо, ваш бюджет на наступний рік встановлювався на основі фактичного року. Отже, щоб знову не скоротити свій бюджет, ви вирушаєте на шопінг — купуєте непотрібні речі або запасаєтеся на випадок, якщо вони вам знадобляться.
Відстежуйте свої витрати щомісяця та вносьте завчасні виправлення
Не думайте, що «хтось» скаже вам, коли ви перевищите бюджет. Фактично, можливо, вам навіть доведеться запитувати щомісячні звіти або стежити за ними самостійно. Не чекайте до кінця року, коли це стане сюрпризом для вас і вашого боса. Тоді вже пізно досліджувати та вносити виправлення. Будьте відповідальними, оцінюйте себе та заздалегідь звітуйте своєму менеджеру.
Будьте прозорими та залучайте свою команду
Поділіться своїм бюджетом зі своєю командою, можливо, навіть залучивши їх до створення прогнозу. Залучення вашої команди та допомога їм у розумінні процесу бюджетування створює відчуття спільної власності та заохочує ваших співробітників знаходити креативні способи управління витратами.
Будьте стратегічними
Не просто беріть фактичні дані минулого року та додайте 10 відсотків до прогнозу на наступний рік. Почніть із розробки стратегії та цілей, а потім визначте ресурси, необхідні для досягнення цих цілей. Якщо вам потрібно більше, ніж минулого року, підготуйте бізнес-кейс, щоб обґрунтувати свій запит на додаткове фінансування.
Не перестарайтеся
У той час як управління бюджетом є важливою роллю для керівника, ніколи не втрачайте з уваги найважливіший актив: своїх людей! Переконайтеся, що ви витрачаєте принаймні в п’ять разів більше часу розвиток вашої команди ніж кричущі цифри.
