Вимірювання ефективності закупівель є важливим, оскільки відділ закупівель відіграє дедалі важливішу роль ланцюг поставок під час економічного спаду.
Зниження вартості сировини та послуг може дозволити компаніям конкурентоспроможно продавати ціни на свою готову продукцію, щоб виграти бізнес. Очевидним показником успіху будь-якого відділу закупівель є сума, збережена компанією. Однак існує низка вимірювань ефективності, які підприємства можуть використовувати, коли оцінюють ефективність закупівель.
Ефективність закупівель
Адміністративні витрати є основою для вимірювання ефективності закупівель. Це вимірювання ефективності не пов’язане з кількістю придбаних предметів, які придбав відділ. Вимірювання стосується того, наскільки добре відділ закупівель виконує ті дії, які він, як очікується, виконує в порівнянні з бюджетом, який існує для відділу.
Якщо витрати на закупівлю в межах бюджету, то ефективність відділу закупівель перевищить очікування. Якщо департамент використовує кошти понад бюджет, то функція закупівель неефективна.
Ефективність закупівель
Ціна, яку відділ закупівель заплатив за товар, не обов’язково є хорошим показником ефективності закупівлі.
Ціна товару може коливатися через ринкові умови, його доступність та інший тиск попиту. Тому відділ закупівель може не контролювати ціну. Популярним методом оцінки ефективності закупівлі є огляд коефіцієнти оборотності запасів. Коефіцієнт вимірює, скільки разів у середньому запаси використовувалися або поверталися протягом періоду.
Коефіцієнт, який використовується для вимірювання ліквідності запасів. Однак це не завжди є чудовим показником ефективності закупівель, оскільки сезонні вимоги щодо наявності товарів на складі можуть зробити це вимірювання неточним.
Функціональність покупки
Ефективність закупівель можна виміряти за функціональними вимогами функції закупівель.
Основною функцією відділу є надання потрібного товару в потрібний час за мінімально можливих витрат. Вимірювання продуктивності може враховувати ці елементи, але не враховує фактори, які можуть стосуватися стабільності постачальника, проблем із якістю матеріалів і знижок постачальника.
Вимірювання ефективності
Ефективність закупівельної функції можна виміряти за допомогою різноманітних вимірювань. Компанія може вирішити, які з цих вимірювань ефективності мають відношення до продуктивності її відділу закупівель. Вимірювання можуть включати:
Економія витрат
Якщо відділ закупівель закуповує товар за нижчою ціною, ніж раніше, це означає економію. Це може статися, коли a знайдено нового постачальника, використовується менш вартісний товар-замінник, з постачальником укладено новий договір, дешевший було знайдено спосіб транспортування, або відділ закупівель домовився з нижчою ціною існуючий постачальник.
Підвищена якість
Коли товар покращив якість через використання іншого постачальника або шляхом переговорів із існуючим постачальником, покращення відобразиться у зменшенні відходів або виробничих ресурсів.
Покращення закупівель
Ефективність методів, що використовуються у відділі закупівель, підвищить ефективність. Це може включати запровадження EDI, системи електронних закупівель, інвентаризацію, керовану постачальником, і процеси оплати при отриманні.
Покращення транспорту
Коли відділ закупівель веде переговори з перевізником або кількістю перевізників щодо зменшення вартість транспортування предметів від постачальника до виробничих потужностей, вартість одиниці товару буде знижена. Цю економію можна використовувати як міру ефективності.
Ефективність закупівель
Було проведено низку досліджень ефективності закупівель, і результати показали, що не існує єдиного методу, який охопив би кожен відділ закупівель. Однак існує низка ключових показників, які виявляються загальними для оцінки продуктивності. А саме: економія коштів, якість постачальника, показники доставки, ефективність ціни та потік запасів.
Незважаючи на те, що ці ключові показники є загальними, вага, надана цим показникам, у жодному разі не є однаковою і буде різною для різних галузей промисловості та підприємств. Крім того, важливість цих заходів для загальної ефективності відділу закупівель змінюватиметься з часом, і тому їх необхідно періодично оцінювати та змінювати.
