Внутрішні аудитори вивчають дії та обов’язки всіх співробітників і відділів компанії, щоб знайти шляхи покращення функціонування організації в цілому. На перший погляд це звучить так, ніби вони входять туди, де їм не місце, але насправді вони відіграють важливу роль у захисті та вдосконаленні своїх організацій.
Співробітники зіткнуться з внутрішніми перевірками
Більшість приватних і державних корпорацій проводять регулярні внутрішні аудити, щоб переконатися, що вони відповідають цілям і місіям компанії. Уряд також завершить регулярні внутрішні аудити. І, коли ви проходите через свій кар'єра державної служби, є хороший шанс, що вам доведеться відповідати на запитання внутрішніх аудиторів.
У переважній більшості випадків аудитори просто збирають інформацію. Наприклад, вони можуть намагатися зрозуміти, як функціонує ваша частина організації.
Немає необхідності напружуватися, коли внутрішній аудитор розмовляє з вами. Внутрішні аудитори — це професіонали, які просто намагаються виконувати свою щоденну роботу. Звичайно, їхня робота може викликати дискомфорт у вас та інших. Вони виявляють слабкі місця в системах і рекомендують дії для виправлення.
Але зрештою вони змушують свої організації працювати краще, і ваші відповіді на їхні запитання мають вирішальне значення для того, щоб це сталося. Отже, ось три поради, як реагувати внутрішнім аудиторам, коли вони стукають у ваші двері.
Відповідай Чесно
Внутрішні аудитори знають, коли щось йде не так. Не давайте їм приводу сумніватися у вашій довірі, будучи чимось меншим абсолютно чесно.
Якщо ви не знаєте відповіді на запитання, не намагайтеся блефувати. Ви просто видасте себе дурнем, коли вони знайдуть справжню відповідь. Набагато кращий вибір – просто сказати, що ви не знаєте відповіді. Якщо це щось, що ви можете дослідити для них, запропонуйте це зробити. Вони можуть прийняти вашу пропозицію або вже мають якісь ідеї щодо того, як отримати відповідь.
Якщо ви думаєте, що ваша відповідь може не сподобатися внутрішнім аудиторам, не соромтеся дати свою відповідь. Вони хочуть розуміти речі такими, якими вони насправді існують, тож навіть якщо ваша відповідь не є тим, що полегшить їхню роботу або те, що вони очікують почути, вони повинні знати правду.
Припустімо, що вони нічого не знають про вашу сферу знань
Внутрішні аудитори зазвичай розумні люди, але вони не можуть бути експертами в усьому. Деякі зосереджують свою професійну підготовку та працюють на окремих аспектах внутрішнього аудиту, таких як інформаційні системи чи фінанси, але не припускають, що вони знають вашу сферу знань.
Це звучить як даність, але легко зісковзнути до використання жаргону або пропуску кроків під час опису процесів. Те, що необдумана дія є для вас, ймовірно, не для внутрішнього аудитора, який прагне зрозуміти ваші бізнес-процеси. Продумуйте кожну свою дію. Те, що може здатися вам одним кроком, може бути кількома кроками, які ви об’єднали разом у своїй свідомості протягом багатьох років повторення.
Навіть коли розмова здається нудною та надто простою, пам’ятайте, що внутрішні аудитори намагаються розбити процеси на найдрібніші дії. Тільки тоді вони можуть знайти, де процеси можуть піти не так.
З’єднайте точки для них
Внутрішні аудитори не тільки розбирають процеси до найменших частин, але й шукають взаємозв’язок між людьми та процесами. Вони шукають усіх людей, залучених до процесу, щоб побачити, хто має бути залучений, хто не залучений, але повинен бути, як ці люди взаємодіють і чи існують достатні засоби контролю, щоб запобігти чи виловити шахрайство, марнотратство чи зловживання.
Відповідаючи внутрішнім аудиторам, укажіть, де ви та ваші процеси взаємодієте з іншими та їхніми процесами. Таке з’єднання крапок дає їм більш чітке уявлення про те, як працює організація в цілому. Така інформація також дає внутрішнім аудиторам підказки щодо того, з ким спілкуватися та де знайти додаткову інформацію.
