Ваша пропозиція щодо проведення заходів – це перш за все відображення вашого клієнта. Оскільки для планування події необхідно налаштувати цю подію відповідно до потреб і бюджету вашого клієнта, ваша пропозиція має відображати подію, яка є особистою та унікальною. Ви можете використовувати шаблон як загальний посібник для того, щоб розпочати написання пропозиції про подію, але потім адаптуйте його та включите окремі послуги, що надаються для кожного клієнта.
Примітка перед початком
Перший крок - зустрітися з вашим потенційний клієнт обговорити, що вони планують для цієї події, яка мета, кількість гостей і чого вони сподіваються досягти. Окрім дати, часу та бажаного місця, запишіть будь-які ідеї щодо теми, харчування, загальної естетики, кольорів чи атмосфери, які обговорювалися під час цієї зустрічі.
Початок роботи над пропозицією про проведення заходу
Кожна пропозиція повинна бути написана з урахуванням клієнта. Планування заходів — це бізнес, що надає послуги, і цей сервіс, особистий підхід і творчий підхід — це те, що робить подію успішний і незабутній, дві характеристики, які значною мірою сприяють залученню нових клієнтів для вас бізнес. Пропозиції мають бути добре написані та ретельно досліджені, надаючи необхідні деталі, щоб клієнт міг уявити, що ви маєте на увазі.
- Представте себе та проект. Почніть із короткого ознайомлення з вами та вашим бізнесом з планування заходів. Включіть такі особливості, як довго ви працюєте в бізнесі та ваш професійний досвід. Деякі планувальники розміщують цей розділ у кінці, подібно до біографії автора книги на суперобкладинці чи задній обкладинці.
- Напишіть привабливий опис події. Підведіть підсумок фактичної події, включно з деталями, які обговорювалися під час ваших зустрічей, наприклад, мета події, загальні часові рамки, кількість гостей і можливі місця проведення. Якщо ви не вмієте писати, знайдіть або найміть когось, хто володіє словами, щоб надати цьому розділу якомога більше привабливості.
- Перелічіть усі надані послуги. Цей розділ особливо важливий. Клієнт повинен знати, які конкретно послуги ви будете надавати для цього заходу. Контрольний список із пунктами чітко показує різні включені служби. Цей підхід добре працює для менших заходів, таких як весільний вечір або святкова вечеря, і клієнту легко побачити, що ви будете робити, і будь-яких постачальників, яких ви будете використовувати. Для великих подій із кількома функціями, наприклад години коктейлю чи ланчу, ви можете створити розділи для кожного аспекту події, а потім перерахувати конкретні послуги, які надаються для кожного з них.
- Покажіть свою попередню роботу. Якщо ви планували подібні події в минулому, додайте фотографії цих подій, щоб продемонструвати свою роботу. Візуальне представлення може допомогти клієнту побачити, що ви можете зробити, і є великою впевненістю для вас, що ваш стиль відповідає його баченню. Наявність речей для порівняння дійсно може допомогти оптимізувати захід, коли прийде час розпочинати роботу.
- Включіть грошову інформацію всюди. Хоча клієнт може читати вашу пропозицію та сприймати всі деталі та образи події, яку ви передбачаєте, таке мислення зазвичай змінює передачу, коли мова йде про гроші. Ви не хочете, щоб процес раптово зупинявся, тому уникайте раптових змін у мові чи тоні всіх справ і фактів. Назвіть розділ «Запропоновані витрати» та продовжуйте направляти клієнта через аспекти цієї події, ретельно формулюючи витрати, водночас розширюючи ціни в пропозиції. Допоможіть клієнту побачити вашу пропозицію як послідовність кроків, кожен з яких передбачає різні послуги та відповідні витрати. Надайте докладний підсумок із зазначенням ціни на кожен предмет і його призначення, щоб клієнт міг уявити подію та зрозуміти пов’язану з цим вартість.
Заключне слово
Останнім пунктом вашої пропозиції є подяка за увагу. Надайте контактну інформацію, зокрема веб-сайт, адресу електронної пошти та номер телефону, щоб потенційні клієнти могли зв’язатися з вами з будь-якими запитаннями або, ще краще, найняти вас на роботу.
