Чи є викликом для вашого малого бізнесу надсилання листів для збору? Ти не один. Багато власників бізнесу не знають, як написати ефективну збірний лист або мати зразок, який вони можуть використати як еталон.
Інкасаційні листи повинні робити дві речі: 1) підтримувати доброзичливість клієнтів і 2) допомагати вам отримувати гроші.
Інкасовий лист працює, коли він призводить до оплати або домовленостей про оплату від ваших клієнтів. Якщо ви надсилаєте колекційні листи та не отримуєте відповіді, настав час переробити шаблон вашого колекційного листа.
Щоб зрозуміти найкращі практики створення листів, нижче наведено зразок колекційного листа.
Коли використовувати інкасовий лист
Збір починається, коли ви надсилаєте рахунок-фактуру, у якому має бути вказаний термін оплати. Коли ця дата мине, настав час подумати про подальше надсилання листа для збору. Не чекайте занадто довго. Краще надіслати нагадування раніше, ніж пізніше. Пам’ятайте, це гроші, які вам винні. Чим довше ви відкладаєте його збір, тим більше це може навантажити ваш бізнес.
Якщо ви не впевнені, що писати, скористайтеся зразком шаблону нижче.
Лист колекції зразків
січня 8, 2021.
Френкс Сантехніка
123 Головна вул
Де завгодно, NH 05000.
Рахунок № або рахунок-фактура №: 123
Залишок до сплати або прострочений залишок: $100,00.
Шановний Джим!
Це нагадування, що баланс вашого рахунку в розмірі 100,00 доларів США був простроченим станом на листопад. 28, 2020.
Будь ласка, сплатіть цю суму сьогодні, для вашої зручності я додав платіжний конверт з маркою.
Дякуємо за оплату.
З повагою
Френк Сміт
Френкс Сантехніка.
Як ви можете бачити зі зразка листа для збору, наведеного вище, найефективніші листи для збору короткі, по суті та легкі для читання. Намагайтеся уникати довгих або заплутаних слів і речень. Більш прямий лист призводить до меншої кількості непорозумінь.
Колекція листів
Ваш інкасовий лист має:
- У першому реченні вкажіть причину свого листа
- Поясніть більше про перше речення у другому реченні
- Запропонуйте рішення
- Подякуйте одержувача
Ваш інкасаційний лист є віддзеркаленням вашого бізнесу, тому дотримуйтеся професійного досвіду та обов’язково підписуйте кожен лист особисто. Пам’ятайте, що ваш лист має на меті переконати когось надіслати вам гроші. Ваші формулювання та тон мають вирішальне значення, особливо якщо це клієнт, з яким ви хочете продовжувати співпрацю. Завжди припускайте, що клієнт заплатить.
Також непогано вкласти конверт для оплати. Якщо ви можете включити поштові витрати на платіжний конверт, це краще. Чим легше ви полегшите клієнту здійснення платежу, тим вищі ваші шанси отримати гроші.
