E-Mail ist emotional.
An wie vielen E-Mails sitzen Sie gerade? Warten sie geduldig und liebevoll in Ihrem Posteingang auf Ihren nächsten sorgfältig geplanten Check-in? Oder rufen sie deinen Namen und erinnern dich daran, was du heute noch nicht getan hast?
Meine E-Mails neigen dazu, „meinen Namen zu rufen und mich an meine wahrgenommenen Unzulänglichkeiten zu erinnern“, aber auch die Online-Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil meines Workflows. Darüber hinaus bleibe ich mit einigen der lebendigsten Menschen in Verbindung, mit denen ich je arbeiten durfte. Ich musste also lernen, meinen Posteingang so zu verwalten, wie ich mein emotionales Selbst bei der Arbeit handhabe: sorgfältig und mit einem Fokus auf Grenzen.
Es gibt viele Bücher und Artikel über effektives Zeitmanagement bei der Arbeit, insbesondere rund um E-Mails. Einige argumentieren, dass wir so viele E-Mails wie möglich löschen, wenn nicht alle. Ich bin jedoch nicht der Meinung, dass E-Mail sinnlose, oberflächliche Arbeit ist; Einige Unternehmen basieren auf Zusammenarbeit und verlassen sich auf die E-Mail-Kommunikation, um voranzukommen. Viele Arbeiter sind mit dieser „flachen Arbeit“ beauftragt, die einen reibungslosen Ablauf ermöglicht und als unsichtbares, aber wesentliches Rückgrat dient.
Heutzutage befinde ich mich an einem neuen Abgrund: Wie kann ich effektiv kommunizieren, ohne wertvolle Zeit und Energie zu verschwenden? Und wie kann ich einige der Emotionen und den Stress in meinem Posteingang beseitigen? (Oder bin ich der einzige, der das Gefühl hat, dass E-Mails emotionales Gewicht haben?)
So verwalte ich meine E-Mails physisch und emotional, um meiner Arbeit willen – und um meines Selbst nach der Arbeit willen.
Vorgang Posteingang Null
Meine Go-to-Strategie ist Posteingang Null, aber in den letzten Wochen konnte ich die Schwelle dieser letzten 100 E-Mails nicht durchbrechen. („Heute ist der Tag!“ sage ich jeden Tag; aber ) Und angesichts dieser letzten 100 E-Mails sehe ich, wie viel E-Mails mehr als nur meine Arbeitszeit belasten; es kostet meine Energie.
Ich habe schon einmal darüber geschrieben, wie ich meine Ausrufezeichen in meiner Kommunikation reduziert, die dazu beigetragen hat, überschüssige Schichten von Anmaßung und Emotionen abzubauen. Ich fand es sogar durch direktere Kommunikation in die reale Welt übersetzt – ich hatte weniger Angst vor Ablehnung und war selbstbewusster, wenn ich nach dem fragte, was ich brauchte.
Hier sind drei Strategien, die mir geholfen haben, meine Inbox-Mustangs einzusperren:
Setzen Sie Grenzen wie ein Champion.
E-Mail ist kein Chatroom. Wenn Sie sich mit mir in Verbindung setzen, wissen Sie vielleicht bereits: Ich antworte nicht sofort, es sei denn, es ist dringend (Hallo, Eisenhower-Matrix). Ich versuche auch, mit gutem Beispiel voranzugehen und prägnante, aber gründliche E-Mails zu erstellen. Wenn an Ihrem Arbeitsplatz eine (reale oder eingebildete) Erwartung einer sofortigen Reaktion besteht, fordern Sie sie heraus, indem Sie nur antworten, wenn Sie dazu bereit sind.
Ich entschuldige mich auch nicht mehr für eine verspätete Antwort nach der Entdeckung ein paar nette Alternativen. Ich habe mehr denn je auf zusätzliche „Nettigkeiten“ reduziert, weil es viel zu tun gibt und niemand Flausch lesen muss.
Oh, und es sei denn, Sie arbeiten in einem dringenden Zyklus, empfehle ich dringend, Push-Benachrichtigungen zu entfernen, die Ihnen jede neue E-Mail in Echtzeit anzeigen. Es wird dein Leben verändern.
Etablieren Sie neue Methoden des Aufgabenmanagements.
Wer ist noch schuldig, seinen Posteingang als To-Do-Liste zu verwenden? 🙋 Es gibt zwar bestimmte Projekte, die ich möglicherweise noch aus meinem Posteingang heraus bearbeite, aber ich bewege mich in Richtung einer effektiveren (und weniger stressigen) Aufgabenverwaltung.
Zum Beispiel ziehe ich jeden Montag meine wöchentlichen Prioritäten auf einen Haftnotizzettel auf meinem Desktop. Dann überprüfe ich jeden Morgen die Projektliste und schreibe in meinen Planer meine Top-Aufgaben für den Tag. Ich schreibe auch Aufgaben aus meinem Posteingang auf – dann lege ich die E-Mail ab und lasse sie von meinem listenliebenden Selbst verwalten. (Dies hilft mir auch, den Überblick über meine Projekte für meine Arbeitstagebuch.)
Ich habe auch gelernt, dass es produktiver ist, wenn ich eine E-Mail senden muss, sie als separate, spezifische Aufgabe zu schreiben. Nachdenkliches Versenden von E-Mails kann für mich ermüdend sein, daher ist es eine Praxis der Selbstachtung, jeder E-Mail einen eigenen Platz auf meiner To-Do-Liste zu geben.
Verwalten Sie ausgehende E-Mails mit Bedacht.
Persönlich sind ausgehende E-Mails einschüchternder als ein endloser Posteingang. Fehlerpotenzial, Ablehnungspotenzial: Das ist es, was ich meine, wenn ich sage, dass E-Mails emotional sind. Also, hier nehme ich mir ein paar Momente von meinem Schreibtisch weg, um Sonne und frische Luft zu tanken, dann mache ich es mir mit einer Tasse Kaffee gemütlich und blase beruhigende Musik aus meinen Kopfhörern.
Manchmal beruhige ich mich, indem ich Entwürfe sorgfältig überprüfe, um sicherzustellen, dass jede E-Mail ein Meisterwerk ist, bevor ich sie sende. Aber manchmal vertraue ich mir selbst genug, um nicht jeden Entwurf eine Million Mal zu lesen, bevor ich ihn abschicke. Manchmal drücke ich auf Senden, bevor mein Eidechsenhirn sagt: "Aber was passiert, wenn es nicht perfekt ist?" und sieh zu, wie die Nachricht in den digitalen Äther hineinzoomt.
Umgang mit E-Mail-induzierten Emotionen
Von all den Selbsthilfeartikeln, die ich gelesen habe, haben nur wenige Hilfe für die sehr spezifische Art von Müdigkeit angeboten, die Sie erleiden, wenn Sie täglich durch Ozeane von E-Mails waten müssen.
Niemand spricht über die Schwere in Ihrem Bauch, nachdem Sie eine besonders mutige E-Mail gesendet haben, oder die Panik, wenn Sie denken, dass Sie einen Namen falsch geschrieben haben. Oder wieder die Angst vor Zurückweisung. (Vieles davon stammt aus meinen kalten E-Mail-Tagen, in denen ich versucht habe, Tech-Bloggern Dinge wie Cloud Computing vorzustellen – es gibt viele Neins in diesem Bereich.)
Abgesehen von meiner Methode, E-Mails zu senden, „umgebe mich mit Gemütlichkeit“, habe ich auch einige Taktiken entwickelt, um meine Angst an E-Mail-lastigen Tagen zu lindern.
Atmen Sie tief durch, bevor Sie Ihre E-Mail-App öffnen.
Ich mache keine Witze, wenn ich sage, dass E-Mails mich aufregen. Deshalb atme ich jeden Tag ein paar Mal tief durch, bevor ich meinen Posteingang öffne. An Nonstop-Tagen mache ich das auch zwischen den Sendungen. Es ist ein hilfreicher Weg, um mich präsenter zu fühlen und mich aus meinem Meile-a-Minute-Kopf herauszuholen.
Geh raus.
Wenn du kannst, schleiche dich für einen zehnminütigen Spaziergang hinaus. Dies gibt mir normalerweise genügend mentalen und physischen Freiraum, um erfrischt und zuversichtlich zurückzukommen, um den Rest meines Posteingangs zu durchsuchen.
Verwenden Sie eine andere Form von Medien.
Klicken Sie im Zweifelsfall auf. Wenn mir E-Mails zu viel im Kopf haben, gehe ich in meinen Newsletter-Ordner und lese einige der neuesten Informationen zu Unternehmen mit sozialer Wirkung oder Mediennachrichten. Ich finde einen Raum, der wenig Erwartungen hat, aber dennoch relevant für meine Arbeit bleibt. Ich fülle meinen Becher mit Worten von Branchenführern und vielleicht etwas unbeschwertem Inhalt, bevor ich wieder in meinen Posteingang tauche.
Löschen, ablegen, löschen, wiederholen.
Rücksichtslos löschen. Rücksichtslos abmelden. Wenn es Ihrem Posteingang keinen Mehrwert verleiht (oder „Freude wecken“, wenn das besser zu Ihnen passt), lassen Sie es fallen. Wenn Sie später wiederkommen (das werden Sie nicht), legen Sie es in einem Ordner ab. Wenn Posteingang unendlich ist mehr Ihr Stil, machen Sie es einfach – finden Sie einfach, was für Sie funktioniert. Das Ziel ist es, keine Wellen von Stress oder Angst zu verspüren, wenn Sie Ihre E-Mail jeden Morgen öffnen.
Ein auf sich selbst ausgerichteter Posteingang ist einer, der Sie nicht nervt, Sie nachts nicht wach hält oder von Ihrer wichtigsten Arbeit ablenkt. Es ist ein Posteingang, der Sie befähigt, Ihnen dient und Sie voranbringt.
Cheers, Kolleginnen und E-Mailer. Wir haben das.
