E-mail jest emocjonalny.
Z ilu e-maili teraz korzystasz? Czy czekają cierpliwie i słodko w Twojej skrzynce odbiorczej na następne starannie zaplanowane odprawę? A może wołają twoje imię, przypominając ci, czego jeszcze nie zrobiłeś?
Moje e-maile mają tendencję do „wywoływania mojego nazwiska i przypominania mi o moich dostrzeżonych niedociągnięciach”, ale komunikacja online jest również istotną częścią mojego przepływu pracy. Co więcej, w ten sposób utrzymuję kontakt z jednymi z najbardziej dynamicznych ludzi, z którymi kiedykolwiek miałem przyjemność pracować. Musiałem więc nauczyć się zarządzać swoją skrzynką odbiorczą tak, jak zarządzam swoim emocjonalnym ja w pracy: ostrożnie i z naciskiem na granice.
Istnieje wiele książek i artykułów na temat efektywnego zarządzania czasem w pracy, zwłaszcza otaczających wiadomości e-mail. Niektórzy twierdzą, że usuwamy jak najwięcej e-maili, jeśli nie wszystkie. Nie zgadzam się jednak z poglądem, że e-mail jest bezcelową, płytką pracą; niektóre firmy opierają się na współpracy i polegają na komunikacji e-mail, aby iść naprzód. Wielu pracowników ma za zadanie wykonać tę „płytką pracę”, która umożliwia płynny przepływ spraw, służąc jako niewidzialny, ale niezbędny kręgosłup.
W dzisiejszych czasach znajduję się na nowej przepaści: jak mogę skutecznie komunikować się, nie pozbawiając się cennego czasu i energii? A jak mogę usunąć niektóre emocje i stres otaczający moją skrzynkę odbiorczą? (A może tylko ja uważam, że e-maile niosą ze sobą wagę emocjonalną?)
Oto, w jaki sposób fizycznie i emocjonalnie zarządzam pocztą e-mail, ze względu na moją pracę – i ze względu na moje „ja” po pracy.
Skrzynka odbiorcza operacji Zero
Moją strategią wyboru jest skrzynka odbiorcza zero, ale przez ostatnie kilka tygodni nie byłem w stanie przebić się przez próg tych ostatnich 100 e-maili. („Dzisiaj jest ten dzień!”, mówię codziennie; ale ) A w obliczu tych ostatnich 100 e-maili widzę, jak bardzo e-maile wpływają na nie tylko mój czas w pracy; to odbija się na mojej energii.
Pisałem wcześniej o tym, jak mam zmniejszyłem liczbę wykrzykników w komunikacji, co pomogło pozbyć się nadmiaru zarozumiałości i emocji. Odkryłem nawet, że przekłada się to na rzeczywisty świat poprzez bardziej bezpośrednią komunikację – czułem się mniej przestraszony odrzuceniem i bardziej pewny siebie, prosząc o to, czego potrzebowałem.
Oto trzy strategie, które pomogły mi zebrać mustangi w skrzynce odbiorczej:
Wyznaczaj granice jak mistrz.
Poczta e-mail nie jest pokojem rozmów. Jeśli jesteś ze mną w kontakcie, być może już wiesz: nie odpowiadam szybko, chyba że coś jest pilne (cześć, Macierz Eisenhowera). Staram się też dawać przykład i tworzyć zwięzłe, ale dokładne e-maile. Jeśli w Twoim miejscu pracy oczekujesz (rzeczywistej lub wyimaginowanej) natychmiastowej odpowiedzi, rzuć temu wyzwanie, odpowiadając tylko wtedy, gdy będziesz gotowy.
Nie przepraszam już za opóźnioną odpowiedź po odkryciu kilka łaskawych alternatyw. Bardziej niż kiedykolwiek ograniczyłem dodatkowe „drobiazgi”, ponieważ jest praca do wykonania i nikt nie musi czytać flegmatu.
Aha, i jeśli nie działasz w trybie pilnym, bardzo polecam usunięcie powiadomień push, które pokazują Ci każdy nowy e-mail w czasie rzeczywistym. Zmieni twoje życie.
Ustanów nowe metody zarządzania zadaniami.
Kto jeszcze jest winny używania swojej skrzynki odbiorczej jako listy rzeczy do zrobienia? 🙋 Chociaż istnieją pewne projekty, które nadal mogę realizować poza moją skrzynką odbiorczą, zmierzam w kierunku bardziej efektywnego (i mniej stresującego) zarządzania zadaniami.
Na przykład w każdy poniedziałek przeciągam moje tygodniowe priorytety na karteczkę samoprzylepną na moim pulpicie. Następnie każdego ranka przeglądam listę projektów i zapisuję w moim planerze najważniejsze zadania na dany dzień. Zapisuję też zadania z mojej skrzynki odbiorczej - potem zapisuję e-mail i pozwalam, aby moje kochające listy ja zarządzały nim stamtąd. (Pomaga mi to również śledzić moje projekty dla mojego dziennik pracy.)
Nauczyłem się też, że jeśli jest e-mail, który muszę wysłać, bardziej produktywne jest napisanie go jako osobnego, konkretnego zadania. Przemyślane wysyłanie e-maili może być dla mnie męczące, więc przydzielanie każdemu e-mailowi osobnego miejsca na mojej liście rzeczy do zrobienia jest praktyką szacunku dla samego siebie.
Rozważnie zarządzaj wychodzącymi wiadomościami e-mail.
Osobiście wychodzące wiadomości e-mail są bardziej onieśmielające niż niekończąca się skrzynka odbiorcza. Potencjał błędu, potencjał odrzucenia: to jest to, o czym mówię, gdy mówię, że e-mail jest emocjonalny. Oto, w którym poświęcam kilka chwil od biurka, aby zaczerpnąć słońca i świeżego powietrza, a potem zasiadam przy filiżance kawy i puszczam uspokajającą muzykę w słuchawkach.
Czasami uspokajam się, uważnie przeglądając wersje robocze, upewniając się, że każdy e-mail jest arcydziełem, zanim go wyślę. Ale innym razem ufam sobie na tyle, że nie czytam ponownie każdego szkicu milion razy przed jego wysłaniem. Czasami naciskam wyślij, zanim mój jaszczurczy mózg powie: „ale co się stanie, jeśli nie będzie idealnie?” i obserwuj, jak wiadomość znika w cyfrowym eterze.
Zarządzanie emocjami wywołanymi pocztą e-mail
Ze wszystkich artykułów samopomocy, które przeczytałem, tak niewiele oferowało pomoc w przypadku bardzo specyficznego rodzaju zmęczenia, które napotykasz, gdy musisz codziennie przedzierać się przez oceany e-maili.
Nikt nie mówi o ciężarze w jelitach po wysłaniu szczególnie odważnego e-maila lub panice, gdy myślisz, że źle przeliterowałeś imię. Albo znowu ten strach przed odrzuceniem. (Wiele z tego pochodzi z moich dni, w których wysyłałem na zimno e-maile, kiedy próbowałem promować takie rzeczy jak chmura obliczeniowa blogerom technologicznym – w tej przestrzeni jest wiele zakazów).
Tak więc, oprócz mojej metody wysyłania e-maili „otaczaj się przytulnością”, opracowałem również kilka taktyk, które pomogą mi złagodzić niepokój związany z dniami, w których e-maile są napięte.
Oddychaj głęboko przed otwarciem aplikacji e-mail.
Nie żartuję, kiedy mówię, że e-maile mnie męczą, dlatego codziennie biorę kilka głębokich oddechów przed otwieraniem skrzynki odbiorczej. W dni bez przerwy zrobię to również między wysyłkami. To pomocny sposób, aby poczuć się bardziej obecnym i wyrwać mnie z mojej głowy na milę na minutę.
Wyjdź na zewnątrz.
Jeśli możesz, wymknij się na dziesięciominutowy spacer. Zwykle daje mi to wystarczająco dużo psychicznej i fizycznej przestrzeni, aby wrócić z uczuciem odświeżenia i pewności siebie, aby zasilić resztę mojej skrzynki odbiorczej.
Używaj innej formy mediów.
W razie wątpliwości kliknij. Jeśli zacznę myśleć o e-mailach za dużo, wpadnę do mojego folderu z biuletynami i przeczytam najnowsze informacje o firmach społecznych lub wiadomościach medialnych. Odnajduję przestrzeń, która ma niewielkie oczekiwania, ale pozostaje związana z pracą, którą wykonuję. Napełniam kubek słowami liderów branży i może trochę niefrasobliwymi treściami, zanim wracam do skrzynki odbiorczej.
Usuń, plik, usuń, powtórz.
Usuń bezwzględnie. Bezwzględnie wypisz się. Jeśli nie dodaje wartości do twojej skrzynki odbiorczej (lub „rozpalania radości”, jeśli to ci bardziej odpowiada), porzuć to. Jeśli możesz wrócić po to później (nie wrócisz), umieść go w folderze. Gdyby Skrzynka odbiorcza nieskończoność to bardziej Twój styl, idź na to — po prostu znajdź to, co Ci odpowiada. Celem jest, aby nie odczuwać fal stresu lub niepokoju, gdy każdego ranka otwierasz pocztę.
Skrzynka odbiorcza skoncentrowana na samoobsłudze to taka, która nie dręczy Cię, nie zasypia w nocy ani nie odwraca uwagi od Twojej najważniejszej pracy. To skrzynka odbiorcza, która daje Ci siłę, służy Ci i popycha Cię do przodu.
Pozdrawiam, koledzy e-maile. Mamy to.
